國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨勢研究

程相惠

摘 要：隨著時代的變遷，新的科技大量涌現(xiàn)，給各行各業(yè)賦予了新的動能。國有企業(yè)的檔案管理工作也有了更多的可能性，其中信息化技術(shù)成為檔案管理工作的重要推動力量，在人事檔案管理工作中發(fā)揮出不容忽視的作用。本文圍繞國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的議題進(jìn)行了探討，概述了人事檔案管理信息化的涵義，分析了當(dāng)前我國國有企業(yè)人事檔案管理的狀況，最后論述了新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展的趨勢，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案管理;人事檔案;檔案信息化;人力資源

1 引言

新時代內(nèi)，我國的檔案管理事業(yè)有了很大的發(fā)展，據(jù)檔案部門統(tǒng)計(jì)，自黨的十八大以來，我國的檔案館建筑面積已經(jīng)達(dá)到八百萬平方米，檔案館藏?cái)?shù)量也有了大幅度增加。這一成績的取得很大因素是由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理事業(yè)邁入了新的發(fā)展階段。對于國有企業(yè)來說，不僅規(guī)模大，而且工作人員少，人事檔案管理工作難度較大。借助于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人事檔案管理工作模式和工作手段有了變化，對于推動檔案管理工作，提高人力資源工作效率有十分積極的效用。

2 人事檔案管理信息化概要

如今，國家檔案管理事業(yè)進(jìn)入到快速發(fā)展階段，信息化建設(shè)進(jìn)程正在加快。對于國有企業(yè)而言，人事檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來滿足當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展和行業(yè)發(fā)展需求。檔案信息化是以提高檔案管理的便捷性和準(zhǔn)確性為主要目標(biāo)的一種管理模式升級，以技術(shù)的優(yōu)勢來消除人為管理模式的更多失誤，提高人事檔案管理的質(zhì)量。

一方面，檔案管理信息化體現(xiàn)在便利性上。信息化管理模式是基于新的技術(shù)手段，通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)隨時隨地的檔案管理工作。利用移動通信技術(shù)和設(shè)備可以在更大范圍的時間和空間來進(jìn)行人事檔案的管理工作，對于人力資源部門、對于企業(yè)員工來說都是十分便利的。同時，信息化的管理方式在人事檔案搜索和查閱的環(huán)節(jié)十分便利高效，不僅大幅度減少工作人員勞動量，而且檔案搜索的準(zhǔn)確性更高，耗時更少，在提高檔案管理效率的同時，也降低了檔案管理的成本。

另一方面，檔案管理信息化為檔案開發(fā)和利用創(chuàng)建了更有利的條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，關(guān)于檔案資源的開發(fā)和利用需要很多的工作人員、時間和精力，所以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有不易丟失，保存時間也比較久的特點(diǎn)。在保存原有紙質(zhì)檔案管理模式的同時，信息化管理模式可以減少員工數(shù)量，提高檔案管理時效性，檔案資源查閱速度更快，為檔案資源的開發(fā)和利用提供了便利條件。所以兩種模式相輔相成，相得益彰，能更全面的做好檔案管理工作。

3 目前國有企業(yè)人事檔案管理狀況分析

對于國有企業(yè)的人力資源部門來說，人事檔案管理的事項(xiàng)和內(nèi)容隨著企業(yè)業(yè)務(wù)類型的擴(kuò)大和員工數(shù)量的增加而增加，這無疑對人力資源管理部門提出了更高的要求，必須采取更加科學(xué)高效的管理方式和管理手段，才能滿足人事檔案管理的實(shí)際需求。以往的人事檔案管理工作相對粗放，在很多管理環(huán)節(jié)上存在短板，阻礙了人事檔案管理水平的大幅度提升。

一是檔案管理的技術(shù)水平不高。近年來，國有企業(yè)的人事檔案管理開始走上信息化管理的道路，但這并不能僅僅看檔案管理設(shè)備設(shè)施是否采用了信息化技術(shù)，更需要從檔案管理的軟件等軟性實(shí)力方面來進(jìn)行綜合評價。目前，國有企業(yè)的人事檔案管理基本完成了硬件設(shè)施的配備和升級，為檔案管理工作的開展創(chuàng)建了有利條件，但是在信息化技術(shù)的知識和應(yīng)用方面還相對欠缺。傳統(tǒng)的人事檔案管理人員積累的經(jīng)驗(yàn)是傳統(tǒng)管理模式下的經(jīng)驗(yàn)，與信息化管理方式有區(qū)別，如果故步自封，不加快學(xué)習(xí)的步伐，那么也難以推動人事檔案管理技術(shù)水平的提升。

二是檔案管理的精細(xì)化程度不高。人事檔案的管理內(nèi)容已經(jīng)今非昔比。傳統(tǒng)人事檔案管理流程中有些環(huán)節(jié)是不夠精細(xì)的，各部門協(xié)作鏈條不夠緊密，檔案管理效率低下，這些都制約著管理水平的較快提升。在陳舊的管理理念影響下，國有企業(yè)人力資源管理部門不能在較短的時間內(nèi)完成對員工檔案資料的收集，導(dǎo)致后續(xù)檔案的收集難度增大，人事檔案不完整的問題仍舊存在，這樣就使人事檔案內(nèi)容不能反映出員工較全面的信息。由于檔案管理的精細(xì)化程度不高，企業(yè)對于員工個人潛能的挖掘和人力資源價值的發(fā)揮是十分不利的。

三是檔案管理工作制度的實(shí)際操作性不強(qiáng)。檔案管理制度中雖然對于人力資源部門的相關(guān)工作人員進(jìn)行了職責(zé)權(quán)限的確定，但是人事檔案管理工作與企業(yè)的全體員工有直接關(guān)系，僅僅依靠有限的檔案管理人員來實(shí)現(xiàn)精細(xì)化和高效化的人事檔案管理目標(biāo)是較難的，還需要企業(yè)相關(guān)部門的協(xié)同配合。當(dāng)前，人事檔案的工作制度中缺乏對檔案提交環(huán)節(jié)的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，員工對檔案的提交流程不熟悉不了解，導(dǎo)致提交的檔案格式不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整等問題出現(xiàn)，這些問題都會降低人事檔案管理的效率，因而在人事檔案管理工作制度方面應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化和完善。

4 新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨勢

一是人事檔案信息化管理工作的階段方案明確化。對于國有企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)而言，不是一蹴而就一步到位的，而是需要長期的工作積累和總結(jié)，不斷優(yōu)化的系統(tǒng)性工作。為此，人事檔案管理人員必須結(jié)合企業(yè)人力資源的工作實(shí)況制定好人事檔案信息化管理工作的短中長期方案，分步驟有條理地實(shí)施完成。進(jìn)一步鞏固軟件和硬件設(shè)施，同時加快對原有紙質(zhì)人事檔案信息的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，在工作開展中優(yōu)化工作流程，加快構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，推動人事檔案研究和利用，為國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展提供路徑參考和方向指導(dǎo)。

二是人事檔案信息化管理制度日益完善。檔案信息化管理制度完善具體包括管理流程、崗位工作職責(zé)、檔案格式和要求、工作人員績效考核等方面進(jìn)行優(yōu)化和完善。信息化管理制度的完善不僅需要人力資源管理部門及檔案工作人員具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，不斷提高信息化知識和應(yīng)用技術(shù)水平，而且要在國有企業(yè)全體員工中加大宣傳，通過統(tǒng)一要求、制定標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和規(guī)范國有企業(yè)全體員工的檔案操作行為，發(fā)揮出人事檔案信息化管理制度的實(shí)效性。

三是人事檔案信息化管理過程中，隨著電子檔案的日益增多，對于電子檔案的風(fēng)險防控水平將逐漸提高。電子檔案管理過程面臨多種風(fēng)險，如在檔案信息的產(chǎn)生、信息的傳輸、信息的保存、信息的查閱和利用等環(huán)節(jié)均有一定的風(fēng)險，這些風(fēng)險給檔案信息化管理增加了新的挑戰(zhàn)。為了提高電子檔案的安全性，一方面可采取人事檔案安全管理制度、責(zé)任問究制度、監(jiān)督考核制度等相關(guān)條例提醒和規(guī)范相關(guān)工作人員的意識和行為。另一方面，在信息網(wǎng)絡(luò)的安全防控方面會有越來越多的安全防御技術(shù)得到應(yīng)用。在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，監(jiān)控裝置和報(bào)警裝置也會有越來越多的應(yīng)用。

四是人事檔案管理工作人員隊(duì)伍素質(zhì)，尤其是在信息化技術(shù)水平方面會有大幅度提升。隨著檔案信息化改革和建設(shè)工作的推進(jìn)，國有企業(yè)將會越來越重視相關(guān)人員的技術(shù)技能水平，企業(yè)的人力資源部門將針對檔案信息化業(yè)務(wù)操作流程等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和訓(xùn)練，幫助提升人事檔案人員的信息化技術(shù)應(yīng)用技能，推動檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語

新的時代背景下，國有企業(yè)的人事檔案管理工作也要調(diào)整好姿態(tài)，以新的理念、新的策略、新的方法、新的手段，推動企業(yè)人力資源管理工作的加快發(fā)展，為國有企業(yè)的人才管理和人才隊(duì)伍建設(shè)貢獻(xiàn)更多的積極力量。

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