高校電子檔案的智慧建設

李瑩 朱梅

摘 要：高校檔案工作具有歷史悠久、檔案門類多、立檔單位信息系統復雜、檔案管理業務全面（館室合一）、利用服務精細化、人員編制少等特點。為了提高檔案管理工作的水平，電子信息化發展是高效管理檔案文件的必由之路，“智慧檔案館”為高校“數字化校園”建設的重要組成部分。本文分析高校電子檔案現存問題和數字化建設的意義，提出解決高校檔案數字化建設的方法策略，促進高校檔案數字化快速有效地穩步向好發展，做好電子檔案的智慧建設。

關鍵詞：高校檔案;數字化;智慧建設

基金項目：徐州工業職業技術學院院級課題“信息協同視角下區塊鏈在高校電子文件管理中的應用”（項目編號：XGY2019B006）。

科技的進步加快促進了國家和社會的信息化發展，檔案數字化建設也順應社會信息化趨勢加快了腳步，因為數字化是在當今形勢下創新與提高檔案服務工作的必經之路。2019年，李克強總理簽署的國務院令第716號《國務院關于在線政府服務的若干規定》第十條：電子文件（證照）與紙質證照具有同等法律效力第十二條：除法律、行政另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。國家和各企事業單位在開啟檔案數字化的同時更注重工作質量和規范，電子檔案管理是一項技術含量高、規范程度嚴的工作，要做好錄入、查閱與保護等方面的系統性管理維護。

1 高校電子檔案建設的現存問題

高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理、財會等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、實物、聲像等記錄。高校一直處在教育與科研相結合的前沿，一流的學校建設離不開科技的有力支撐，高校檔案管理作為學校發展歷史和功績的見證，越來越被國家和教育部門重視，不斷出臺完善相關制度規范，最新修訂的《高等學校檔案管理辦法》（2019年10月8日修改稿）第六章第三十九條規定：高校應當加強檔案信息化建設，將其納入“數字校園”或“智慧校園”建設總體規劃。但是，當前部分高校的檔案數字化工作卻遠遠跟不上國家規定，一方面由于檔案管理一直處在高校的邊緣地位，不用檔案的時候不被注重;另一方面是相關人員的信息化意識與操作能力較弱。

由于紙質檔案在收集和移交過程存在流程的復雜性和材料的唯一性，有的檔案難免會出現缺失或丟失的結果。如高校的學生檔案，資料多且持續時間久，頻繁辦理且容易出問題的也是學生檔案這一塊。一方面學生因工作、考證、晉升等需要核實一些出生年月、專業名稱登記錯誤，與畢業證書信息不一致等問題，因檔案的特殊性要求學生必須本人查詢或者書面委托別人代辦，需要從所在地回母校查詢錄取名冊和畢業登記表證實個人信息與檔案記錄否匹配;另外一方面是畢業生的檔案未及時調走保留在學校，在由二級學院轉交學工處再移交到檔案室的過程中，容易產生一些不確定因素導致個別學生的檔案丟失，若干年后學生來查詢卻找不到的尷尬情況。電子檔案不完善，智能設備不健全，是阻礙高校檔案數字化進程的關鍵因素，是困擾智慧校園建設的環節。

2 檔案數字化建設的內容和意義

2.1 檔案數字化建設的內容

1）館藏紙質檔案的數字化。檔案數字化就是將館藏的紙質檔案進行掃描、拍照等信息化手段，進行檔案的紙質版和電子版同步保存，加強保護力度，加快查詢時間。高校檔案的數字化掃描主要有兩種方式，一是購買掃描儀設備，由校內檔案工作人員自行掃描保存;另外一種方式是業務外包，由外包公司的專業人員利用專用設備，承包檔案數字化掃描工作，但外包公司收費較高，不熟悉學校檔案歸類特點，且不能保證檔案的嚴密性。因此，建議購買專用設備自行掃描，可以請專業人士進行業務培訓，可加強檔案保密性工作。其基本環節主要包括：檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。2）在收集過程中加強以電子文件為主檔案材料的比重。隨著辦公自動化的普及，高校各部門產生了大量的電子文件，因此，檔案的收集要由以往的注重紙質版歸檔工作，轉為重視電子文件的形成、修改、定稿的過程記錄，通過專業的軟件或平臺，以保證電子文件錄入的便捷性與保存的安全性。然后由各部門形成的電子文件通過網絡移交給檔案館（室），網絡信息化歸檔成為必然趨勢。

2.2 檔案數字化建設的意義

在網絡快速發展的今天，檔案數字化建設帶來的意義大家應該深有體會，一方面，網絡的共享性決定了各部門可以在不同地點同時瀏覽同一份電子檔案，通過電子信息網絡的通道有效提升辦公效率;另一方面，電子檔案可以有效降低打印和人工管理成本，節約檔案建設使用空間，在取代紙質檔案后，不僅可以方便管理人員的查閱，并有效節約由于復印等原因，造成人力投入與紙張的浪費，直接的降低了高校檔案管理的成本。此外，高校電子檔案的智慧建設，可以使存檔、查檔、利用都變得更加智能、更加全面、更加生動，便于檔案管理的同時提升了查閱效率。

3 高校智慧檔案館的建設策略

檔案管理從電子文件，發展為數字檔案館（收、管、存、用業務系統，三庫分離，精細化管理）與智慧檔案館（全面檔案管理系統、智能管控、過程管控、智慧檔案人），數字化經歷了互聯網+、區塊鏈技術，各行各業從傳統模式升級為新型平臺。高校的發展離不開檔案，檔案的管理離不開數字化，數字化的升級離不開技術的更新，高校電子檔案在數字化校園建設方面將發揮重要作用。高校的智慧檔案建設主要檔案管理和技術支撐兩個層面開展建設。

3.1 智能“物”、智慧“人”和“智慧系統”協同管理

從智能“物”、智慧“人”和“智慧系統”三個方面協同展開，突出安全的全面智能化。智能“物”，應用物聯網技術將智能化傳感設備植入到檔案館（室）的物質設施;智慧“人”，檔案人員在體驗、感悟、反思、經驗和知識積累中提高悟性和創新能力;“智慧系統”就是采用最先進的計算機設施、技術和應用程序建立以檔案信息、檔案業務活動信息和檔案服務信息為管理對象的計算機信息系統，使得檔案館（室）的智慧“人”與智能“物”能夠通過“智慧系統”實現聯動，從而使得檔案業務呈現出全面“智慧”的特征。

3.2 保障智能設備采購和技術培訓

做好智慧檔案建設首先要有基礎的數字化設備，高校領導層應予足夠重視，把檔案數字化列入工作計劃，加大人力、物力和財力的投入，滿足檔案數字化建設經費需要，加強信息化硬件及軟件設施建設，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校電子檔案智慧建設的開展。同時，設備買回來師生不會用，智慧建設工作也無法繼續展開，因此，需要依靠新的信息技術、網絡技術和新媒體技術，主動可以通過開展繼續教育、專業講座等形式向師生培訓檔案數字化利用知識，提高專職檔案人員和兼職檔案人員的信息技術水平，滿足檔案數字化建設的需要。

4 結論

高校電子檔案的智慧建設需整體規劃，逐步推進。要建立檔案數字化建設的長久機制，館藏檔案數字化過程要和電子檔案的收集工作同步跟進，避免重復建設。高校檔案數字化建設應該通過政策規定和調研報告提高校領導的重視，根據學校辦學規模與特色，因校制宜地科學規劃檔案數字化建設。因為，智慧檔案建設絕不是只把紙質檔案轉化為電子文件這么簡單，它是融合新技術、新媒體以及創新人才的系統工程，應該將數字化普及到每一個校園、每一位師生。

參考文獻

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