信息時代下檔案管理工作的創新研究

摘 要：信息技術的快速發展，為各個行業都帶來了很大的便利，檔案管理工作在這樣的情況下也有所變化，在信息化的環境下，檔案管理工作要進行創新，就要有效的結合信息技術進行管理工作的相應改革，使檔案管理工作能夠實現信息化。鑒于此，本文對信息化檔案管理的創新進行了研究，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息時代;創新

計算機信息技術的發展使人們的生產和生活都發生了較大的變化，在檔案管理工作中，需要有效的結合信息技術，使工作能夠得到創新，這樣對于管理工作高效的進行有很好的幫助。

1 信息化檔案管理的重要作用

以往的檔案管理工作都是紙質化辦公形式，在信息技術快速發展的過程中，檔案管理工作的方式發生了變化，檔案管理能夠以電子文件的形式進行收集、整理、存檔、服務等。這就打破了傳統檔案管理工作的方式，結合計算機信息技術來進行檔案管理，需要相應的電子管理系統進行參與，檔案的一系列管理工作都能夠更加高效的進行，檔案管理人員的工作量也可以有所減輕。所以說，信息技術在檔案管理工作中的使用，能夠推動檔案管理工作得到較好的提升，對檔案管理進行創新就是做好與信息技術的結合，強化信息化檔案管理。對以往的工作方式進行改革，建立起信息化檔案管理的思想觀念，能夠通過數據庫的建立，使電子檔案管理工作的效率更高。因此，在信息技術快速發展的時代，檔案管理與信息技術的結合，是推動檔案管理效率提升的一種重要手段。

2 信息化檔案管理的內容

檔案管理其管理的對象主要是檔案資料，而服務的對象就是檔案資料使用者，計算機信息技術的使用，使檔案管理工作發生了一定的變化，工作方式的改變使其效率得到較大的提高。信息化檔案管理的內容需要按照有關管理規范進行，使用信息技術時要進行統一的規劃，檔案管理從實物管理向虛擬管理方向轉變，管理的理念、管理方式以及服務方式都相應的發生變化。

3 信息化檔案管理工作的創新

3.1 創新信息化檔案管理理念

信息技術的不斷發展使檔案的管理工作方式也有所改變，在信息時代，對檔案管理工作進行創新首先就要建立信息化檔案管理的理念，做好創新的第一步[1]。意識到信息技術使用的好處，不斷的增強信息化在檔案管理中的應用，才能夠使檔案管理工作的現代化水平得到有效的提高。從思想上認識到檔案管理所面臨的環境形勢，要想有效的提高檔案管理信息化質量，對檔案管理人員就要有全面的管理和正確的思想指導，具體工作的展開要有機的結合國家有關政策思想指引，正確的引導檔案管理人員開展信息化的管理工作。再者，有關工作人員要有創新工作的思想認識，對工作進行改進完善，管理好檔案，服務好檔案利用者。

3.2 優化信息化檔案管理模式

在信息化的環境下，檔案管理工作的模式要進行優化創新，信息技術的應用，使得管理工作在進行不斷的改革，以往檔案管理的方式是依據紙質化辦公的形式建立的，而將信息技術使用到其中，電子檔案管理工作的方式就要進行相應的改革。以往的檔案管理由于是紙質化辦公，需要分級管理，相對來說信息是分散的，在進行檔案服務時就不能夠全面的滿足各項需求，所以將信息技術使用到管理工作中，可以進行集中式的管理，對有關的檔案信息進行備份處理，實行模塊化管理，將不同類別的檔案分別設置到相應的目錄下，通過系統進行統一的管理[2]。另外，在實行電子檔案管理時，仍然還要有紙質化的原始檔案作為參考依據，對檔案管理工作進一步規范，使用信息技術的相關軟件以及硬件設施都要進行安全處理，對各項工作的實施細節進行完善，使信息環境下的檔案管理工作方式能夠對管理水平提高起到很好的推動作用。

3.3 建立信息化檔案管理平臺

要實現檔案管理工作的信息化，可以建立相關的平臺，使有關的信息數據可以得到集中的收集和整理，這樣檔案管理工作的信息化才能夠更好的實現。在建立信息技術管理平臺時，要結合目前檔案管理工作的實際情況，從傳統工作方式向信息化工作方式轉變的過程中，要做好協調處理，使工作一步步進行推進，分綜合和分級進行平臺建設，對有關信息進行數據庫建立，并形成完善的體系[3]。通過平臺的建立，使內部實現信息的共享，檔案管理工作的效率就可以得到較大的提高。信息化平臺的建立，同時還實現了檔案管理工作的數字化，使用數字化信息技術可以實現數據信息的網絡連接，檔案信息能夠在平臺中進行綜合的管理。另外，在管理平臺中還要構建相應的信息反饋機制，對工作過程中的問題要及時的解決，并進行不斷的完善，使信息化檔案管理的質量可以得到優化。

3.4 加強工作人員信息化檔案管理的能力

信息環境下對管理工作進行創新，還要加強工作人員信息化檔案管理的能力，讓工作人員有發展的態度。將信息技術引入到檔案管理工作中，相關的工作人員不只是要具備專業的檔案管理能力，還要對計算機信息技術進行掌握，這樣才能夠更好的推動檔案管理信息化的建設。因此，檔案管理工作人員要加強對信息技術的學習，有關部門也要進行統一的宣傳學習，讓工作人員在進行具體工作時可以更好的使用信息技術，這樣就可以提高信息化檔案管理的效率和質量。

3.5 服務方式的創新

對檔案進行管理還需要讓有關人員方便進行使用，所以在信息環境下，管理工作的信息化建設還要對服務進行創新。針對以往檔案管理服務的實際情況，對存在的問題進行科學的解決。使用信息技術可以為檔案資料使用者提供在線平臺服務，這樣就減少了檔案信息取得的空間限制，有關人員使用也能夠更加便捷，只要通過合理的方式取得就可以進行使用。

4 結束語

總而言之，在信息技術使用下，檔案管理工作要實現信息化，就要進行創新，通過建立信息化的理念、信息化的檔案管理方式、信息化管理平臺、加強工作人員信息技術使用、創新檔案管理服務這幾方面對管理工作進行改革，使信息技術與檔案管理工作更好的融合，對提高管理工作的水平有很好的幫助。

參考文獻

[1]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].科學技術創新，2015（34）：129-129.

[2]宋珊珊，王慧.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].卷宗，2014（07）：73-74.

[3]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2016（18）：126-126.

作者簡介

馮立明，男，山西省臨縣，大專，中級工程師，研究方向：檔案管理。