論如何加強醫院突發公共衛生事件檔案管理

郝麗麗

摘 要：在醫院的檔案管理工作中，由前些年的不重視、不規范的管理模式逐步改進，通過對檔案不斷的目標性管理促使醫院的檔案管理工作走向完善的規范、制度化。在這其中，公共事件檔案作為醫院檔案中重要的組成部分，應引起我們的關注和探究。加強對突發公共衛生事件的管理有助于促進醫院的建設與發展。本文將針對突發性公共衛生事件的檔案管理進行探討分析。

關鍵詞：醫院;公共衛生;突發事件;檔案管理

由組織、機構、個人在面對突發公共衛生事件時，產生的應對決策、防御和處置方式形成的一套極具保存意義的形式記錄稱為突發公共衛生事件檔案。通過對歷史突發事件的記錄和整理，能夠使醫院及時分析掌握公共衛生事件的具體性質、特點，從而對突發事件前后的檔案進行分析利用來在公共衛生事件上獲得更多的經驗教訓。這有助于醫院在將來遇見的突發性公共衛生事件中有更加完善的應對措施，保障醫院的客觀性、實證性。

1 突發性公共衛生事件的實質特性

1.1 收集整理的突發性

顧名思義，突發性公共衛生事件的最大特點即是突發性。在遇到這樣的突發事件時，醫院的檔案管理工作者同當事人一樣，都沒有足夠的心理準備來面對。在這樣的情況下，從前的檔案管理工作流程已經不能完全適用。對于檔案管理工作者而言，收集整理、管理統計等等工作需要重新進行，故而使得工作性質過于被動。另一方面，出于對檔案的安全性考慮，以往的檔案管理模式也不會完全使用，這需要管理者的新的思考探究、創新嘗試來保障管理工作安全有效的進行。

1.2 內容的專業性

根據記錄能夠分別出不同的公共衛生事件的類型，這些類型更有專業性的分類。檔案管理工作者應從專業的視角來分析其主要內容與具體處理措施方案，并對事件的預防、應對、后期處理等做出記錄。這樣的方式能使得突發的公共衛生事件能從專業角度的以區分，利于檔案管理者的分類、整理、系統的管理。

1.3 記錄的復雜性

對于突發的公共衛生事件，其內容的記載往往有多種多樣的方式。通過媒體發布的期刊材料、相關部門發布的文件等等。而其中又包含了媒體材料如影音資料、數據統計等，專業文件包括監測文件、處理決策等等。故而說明突發性的公共衛生事件的記錄是全方位、多角度的。這樣就構成了突發公共衛生事件的復雜性，但正是由于此才更加全面的對事件進行了記錄[1]。

1.4 利用的規定性

利用突發公共管理事件檔案來對未來事件進行預測分析處理是有利的。依照國家規定，突發公共管理事件的信息應具有公開性、社會民眾具有一定的知情權。然而，在檔案中仍然包括一些機密性的處理措施與安全技術使得無法全然向社會說明。故而，在突發公共管理事件檔案管理中，應當依據事件的實際性、依據國家規定進行合法有效的利用。

2 對突發公共管理事件檔案管理建議

2.1 加強對突發公共管理事件檔案內容的收集

前文提到，由于事件的突發性使得檔案管理工作者的工作過于被動性。要改善這問題，工作人員應具有主動性來避免過于被動。主動同步性的跟進事件、深入了解事件本質、對全過程進行參與紀錄從而來保證事件記錄的真實性。另外，對于突發公共管理事件檔案的諸多內容，無論是媒體的影音資料還是新聞記錄稿件與相關部門發布的文件資料，甚至不起眼的一般記錄都應該進行整理收藏。通過這樣的方式能夠避免對重點的疏忽遺漏。而對于相對更加重要的檔案，管理者應對資料及時收存從而避免因拖延致使得檔案殘缺損壞。

2.2 加強對突發公共管理事件檔案的整理保存工作

在突發公共管理事件檔案管理工作中，應注重加強防范意識，首先管理工作者應當在思想上首先樹立起檔案管理安全意識，時刻將檔案的安全放在工作第一位。其次在實際上，應當運用合理設備來保證的檔案安全，加強對重點檔案的監視以保障其安全性。對于電子信息化的突發公共管理事件檔案應當注意備份。

一般情況下，突發功能公共衛生事件的檔案信息應根據國家檔案局的具體規定有著一定的保存期限，然而由于作為突發事件具有一定的特殊性，故而可在規定基礎上適當延長。這樣利于對檔案的研究利用，從而對工作內容進行不斷的改進創新。

2.3 加強突發公共管理事件檔案管理工作者的隊伍發展

發公共管理事件檔案管理工作者的隊伍應從整體上就開始注重素質培養，優秀的應用計算機的能力以及一定的檔案知識等技術性知識是作為基礎應當掌握的。除此之外，管理工作者應當有強烈的責任心、敏銳的捕捉能力、積極熱情的工作態度。另外，管理工作者應當熟練掌握工作流程使得對檔案的管理更加安全有序，從而維護檔案的合理有效利用，為突發性的公衛事件工作進行不斷的推動完善，為公共管理事件檔案管理工作的發展創新打好基礎[2]。

2.4 合理有效運用好公共管理事件檔案

檔案管理工作者在保證檔案的豐富性以及安全性的前提下，應當跟進時代信息的發展，對信息資源加以利用開發，對于突發公共管理事件檔案的利用渠道應盡力擴展，并運用合理的現代科技信息技術進行充分、有效、合理的運用。在社會需求的前提下，以服務人民群眾為工作理念，及時做好檔案的信息化并將之原本展現給群眾。保證檔案的充分利用與透明性。

3 結束語

檔案管理工作是醫院管理在不斷創新改進的一項工作就目前，檔案的管理制度也逐漸走向科學、規范、制度性。加強突發性公共事件檔案管理能通過對事件的分析了解從而不斷總結經驗教訓，進而不斷創新發展為醫院的整體建設做出貢獻，其意義重大，還需要檔案管理工作者的不斷探究思考。

參考文獻

[1]舒勤芬.應加強突發公共衛生事件檔案的管理[J].浙江檔案，2010（10）：34-34.

[2]李江濤，魯朝霞.甘肅省白銀市突發公共衛生事件監測分析[J].疾病預防控制通報，2017（6）：64-66.