淺談如何建立和完善檔案檢索體系

蔡宏炳

摘 要：現(xiàn)今，檔案文件數(shù)量越來(lái)越多，人們想要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端迅速尋找到檔案文件也是一件比較困難的事情。因此，加強(qiáng)建立完善的檔案檢索體系是非常有必要的，其不僅能夠有效提高檔案管理工作效率，還可以幫助使用者及時(shí)搜索到相關(guān)檔案，充分保障了檔案資源的有效利用。對(duì)此，具體對(duì)如何建立和完善檔案檢索體系進(jìn)行了研究論述，并提出建議措施。

關(guān)鍵詞：檔案檢索體系;檢索工具;檢索對(duì)象

目前，我國(guó)檔案事業(yè)取得了跨越式的發(fā)展，人們也逐漸開(kāi)始認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業(yè)還加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)檔案檢索體系進(jìn)行完善，以此來(lái)滿足使用者對(duì)檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動(dòng)了我國(guó)檔案業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，本文重點(diǎn)對(duì)如何建立和完善檔案檢索體系進(jìn)行了探討分析。

1 什么是檔案檢索

實(shí)際上，所謂的檔案檢索主要是指通過(guò)使用相關(guān)的檔案檢索工具，對(duì)需要的檔案文件進(jìn)行查找。這樣一來(lái)，使用者可以更加全面了解到檔案的檔案號(hào)、時(shí)間、準(zhǔn)確提名等相關(guān)信息內(nèi)容，并以此為根據(jù)，確認(rèn)自己是否應(yīng)調(diào)動(dòng)檔案。而檔案檢索任務(wù)則是為了讓使用者更加準(zhǔn)確、快速的尋找大檔案實(shí)體。

2 檢索體系中檢索工具在檔案管理中的作用

1）檔案檢索的管理作用。檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式，集中、濃縮地揭示了館（室）藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具來(lái)了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量，為檔案管理工作提供一定的依據(jù)。尤其是館（室）藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段

2）檔案檢索的橋梁作用。隨著時(shí)間的長(zhǎng)久推移，檔案數(shù)量將會(huì)變得越來(lái)越龐大，再加之內(nèi)容復(fù)雜、涉及的層面范圍越來(lái)越廣泛，勢(shì)必會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)巨大的困難。而對(duì)于檔案使用者來(lái)說(shuō)，如果不采用相關(guān)有效的技術(shù)手段，很難在短時(shí)內(nèi)查找到自己所需的檔案資源。因此，檔案檢索體系的重要性日益凸顯，并與使用者之間構(gòu)架了一座橋梁，使用者通過(guò)利用檢索工具輸入準(zhǔn)確的查找信息，從而迅速準(zhǔn)確的查詢到檔案存址，最后進(jìn)行調(diào)取使用。

3 進(jìn)行檔案檢索的必要條件

1）要有用于檢索的檔案檢索工具。通常情況下，檔案檢索工具形成是經(jīng)過(guò)檔案信息的選擇與壓縮過(guò)程，使用者可以通過(guò)利用檔案檢索工具進(jìn)行查找，同時(shí)還可以具體掌握到檔案館館藏室的特點(diǎn)，根據(jù)檢索工具所提供的相關(guān)線索信息，調(diào)閱到自己需要的檔案文件。

2）有明確的檢索對(duì)象。在實(shí)際的檢索過(guò)程中，檢索對(duì)象是非常關(guān)鍵的一個(gè)因素，同時(shí)也是確保檢索工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)條件。特別是當(dāng)檔案使用者委托檔案管理人員進(jìn)行檢索時(shí)，應(yīng)該將檔案詳細(xì)的信息內(nèi)容告知給檔案工作人員，促使檔案檢索工作的正常進(jìn)行。

4 檔案檢索工具

實(shí)質(zhì)上是一種查找、調(diào)閱、保存為一體的檔案信息，更是對(duì)檔案資源合理開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)鍵工具。以下本文具體對(duì)檔案檢索工具的職能與特點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹與描述。

1）檔案檢索工具的基本職能。一般檔案檢索工具主要存在兩個(gè)方面的職能作用，一方面是檢索職能，另一方面則是存貯職能。其實(shí)，所謂的存貯過(guò)程就是檔案檢索工具的編制過(guò)程，其能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息統(tǒng)一集中在一起，形成系列化的排列方式。而檢索則是通過(guò)利用相關(guān)的檢索方法，在存貯過(guò)程中留下的線索里查找到檔案存儲(chǔ)的地址標(biāo)示，以便使用者調(diào)取出自己所需的檔案。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，檢索和貯存之間是相互影響、相互制約的關(guān)系，二者缺一不可。

2）按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。由于檢索工具具備了多樣的種類(lèi)形式，其在編制方法劃分方面也存在著較大的差異。如果是按照檢索手段進(jìn)行劃分時(shí)，可以具體分為機(jī)檢工具和手檢工具兩種。若是根據(jù)檢索對(duì)象進(jìn)行劃分，則是分為開(kāi)放性和公務(wù)性的檢索工具。另外，按照檢索功能可以將其劃分為報(bào)道性和查找性。由此我們可以看出，在對(duì)檢索工具進(jìn)行編制時(shí)，需要按照不同標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的劃分。

5 檔案檢索體系的建設(shè)

檔案檢索體系主要是根據(jù)不同角度來(lái)對(duì)館藏室的內(nèi)同、特點(diǎn)進(jìn)行揭示，其根本目的就是為了滿足使用者對(duì)檔案的檢索需求，其自身具備了獨(dú)特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協(xié)議使用，而通過(guò)加強(qiáng)建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及檔案資源利用率。

1）檢索體系的必備條件。一般來(lái)說(shuō)，建設(shè)完善的檔案檢索體系的必備條件是必須由兩種，或是兩種以上的檢索工具共同組成。并且，每一種檢索工具有著自己明確的分工范圍，這樣使用者就可以通過(guò)不同的角度而進(jìn)一步了解館、室藏檔案的外形特征，能夠掌握到更多有價(jià)值的查找線索，從而大大提高了檢索效率。

2）建立檔案體系的要求。檔案檢索體系必須是一個(gè)有效的系統(tǒng)，同時(shí)要使手檢與機(jī)檢銜接起來(lái)。所以，要掌握好建立檔案檢索體系的條件性、實(shí)用性和專(zhuān)一性要求。首先，建立檔案檢索體系，必須依據(jù)一定的條件，一切從實(shí)際出發(fā)。檔案館、室應(yīng)經(jīng)類(lèi)型、規(guī)模、任務(wù)、收藏檔案的特點(diǎn)、利用對(duì)象和利用需要為依據(jù)，以人力、物力為條件，建立適合本館、實(shí)用的檢索體系。一般來(lái)說(shuō)，規(guī)模較大、館藏豐富、門(mén)類(lèi)繁多的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較多，而規(guī)模小、檔案數(shù)量少的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較少。其次，建立檔案檢索體系，必須以效率為先，講求方便實(shí)用。檔案檢索體系應(yīng)是一個(gè)多種形式、多種層次、多種結(jié)構(gòu)、相互間既有明確分工又有緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，必須注重實(shí)用性。同時(shí)，還要注意手檢與機(jī)檢的銜接，在著錄時(shí)，應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定進(jìn)行。

6 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)建立完善的檔案檢索體系是非常至關(guān)重要的，不僅能夠充分滿足于使用者對(duì)檔案多方面的需求，同時(shí)還可以從多個(gè)角度清晰反映出館、藏室的內(nèi)容、特征，有利于推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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