關(guān)于建設(shè)項目工程檔案管理的思考

周創(chuàng)志

摘 要：工程檔案作為存儲建設(shè)工程項目全部建設(shè)信息的一個管理平臺。對建設(shè)項目工程的發(fā)展有著重要的聯(lián)系。因此，確保工程檔案信息的管理水平，能夠清晰地反映出建設(shè)項目工程中的所有相關(guān)信息，對整個建設(shè)項目工程的所有流程工作起到一個簡化的作用，對促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有息息相關(guān)的聯(lián)系。本文首先探討了當(dāng)前建設(shè)項目工程檔案管理過程中存在的不足，并就這些不足之處提出了相關(guān)的建議，希望能夠為相關(guān)的從業(yè)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目;工程檔案管理;措施

1 建設(shè)工程項目檔案管理過程存在的不足之處

1.1 建設(shè)工程項目檔案的完整性存在缺陷

在一般的情況下，建設(shè)項目工程的檔案收集與整理工作是整個檔案管理工作的核心部分，在目前的發(fā)展階段，在檔案的收集與管理過程中，許多施工檔案的基本信息未能被及時地收集，這對整套工程檔案的完整性產(chǎn)生直接的影響，令施工這一部分的檔案質(zhì)量存在缺陷，最終影響了檔案的有效性。在日常的施工檔案收集整理過程中，由于存在多變的因素，尤其是部分建筑企業(yè)一味地注重經(jīng)濟效益的發(fā)展，未能正確地認識到施工檔案資料收集整理對整個工程檔案管理體系的重要性。因此，工程檔案的收集與整理工作無法順利地在工程的施工階段完成，而在工程的竣工階段，施工單位的技術(shù)人團隊開始撤離施工現(xiàn)場，專業(yè)的施工技術(shù)檔案未能及時存檔，施工檔案存在分散的情況。另一方面，由于工程的施工技術(shù)涉及多個學(xué)科與專業(yè)層面的知識，部分工程檔案整理人員缺乏對有關(guān)施工技術(shù)的認識，無法切實有效地掌握各項技術(shù)文獻資料，嚴重影響了工程檔案的完整性。

1.2 工程施工檔案的管理難度較大

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，建筑施工技術(shù)在過去一段時間內(nèi)發(fā)生了較大的變化，各種高新施工技術(shù)的創(chuàng)新，人們對建筑工程的建設(shè)也提出了更高的要求，施工難度的不斷增加，導(dǎo)致各種工程施工檔案的數(shù)量在短時間內(nèi)出現(xiàn)激增的現(xiàn)象，而在工程的檔案管理方面，仍然采用過去傳統(tǒng)、落后的檔案管理方法，無法滿足當(dāng)前工程施工檔案管理的需求。

1.3 施工檔案信息的質(zhì)量存在缺陷

在現(xiàn)階段，建筑項目施工檔案的收集、整理和保存工作作為一項系統(tǒng)性的工作，需要運用大量持續(xù)性的時間，在目前的階段中，該環(huán)節(jié)往往會受到日常工作的不足而影響到檔案最終的有效性，包括施工資料的復(fù)印份數(shù)較少、保存質(zhì)量低、監(jiān)管意識薄弱等問題。此外，在實際的施工過程中，工程管理人員的現(xiàn)場在崗率較低，部分重要的現(xiàn)場資料存在許多代簽的情況，檔案質(zhì)量存在問題。此外，部分施工檔案管理人員的專業(yè)水平較低，管理意識薄弱等問題，未能夠及時把施工檔案反饋至業(yè)主方，或者是在結(jié)束施工檔案的轉(zhuǎn)交工作后，需要對施工檔案進行重新整理，但由于工作效率低或者拖拉的情況，錯過最佳的方案整理時間，嚴重影響了建筑工程施工檔案的價值體現(xiàn)。

2 提升建設(shè)工程檔案管理水平的路徑

2.1 提高人員檔案管理意識

建筑項目工程檔案管理水平對一個企業(yè)的重要性，還需要相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對其進行深刻的認識，從而發(fā)揮出應(yīng)有的領(lǐng)導(dǎo)效果，摒棄落后的檔案管理手段以及重建設(shè)、輕檔案管理的落后思想，在建筑企業(yè)內(nèi)部的管理中，需要從上到下，也就是從項目法人到技術(shù)人員、工程監(jiān)、管理人員以及基層的檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)具備一定的檔案法律知識，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期組織、有計劃性地展開各項專業(yè)知識的培訓(xùn)， 提升全體人員對與工程檔案管理的認識與管理質(zhì)量。另一方面，還要把檔案工作責(zé)任細分到個人崗位中，促進一種分工明確的檔案管理模式，真正體現(xiàn)出建設(shè)項目工程檔案的實際作用與最終價值。

2.2 完善檔案管理規(guī)章制度體系

首先，工程檔案管理需要專人負責(zé)。工程的施工程序在不斷變化的過程中，進行實時記錄與收集，確保施工檔案的完整性，由于工程的施工程序涉及到各種新興技術(shù)與工序，是一項龐大的系統(tǒng)性工作，因此，需要設(shè)置專門負責(zé)檔案管理的崗位，崗位的細分可由建設(shè)、監(jiān)理與施工等不同單位的加入，成立一支檔案管理小組，將涉及到建設(shè)工程的檔案信息進行考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，然后制定出一套切實可行的檔案管理機制，并嚴格監(jiān)督各項檔案管理工作的合理性。另一方面，還要重視工程建設(shè)過程中各項檔案信息的收集與保管工作。檔案管理小組還應(yīng)當(dāng)具備對市場發(fā)展的洞悉能力，在統(tǒng)籌規(guī)范工程檔案管理的過程中，靈活根據(jù)市場的實際發(fā)展需求，探索出一種開放、推廣、服務(wù)為一體的發(fā)展戰(zhàn)略，從而拓寬企業(yè)的服務(wù)范圍。

2.3 落實好檔案的移交、收集、整理等細節(jié)工作

建設(shè)項目工程的檔案管理工作需要得到各部門的高效配合，明確分工，才能夠確保整套工程檔案的完整性與有效性。首先，在檔案原件的收集、保存與管理等工作中，由于具備一定的操作難度，而原件檔案與整個建設(shè)工程的各方面管理存在息息相關(guān)的聯(lián)系，因此就要求檔案的原件收集、保存與管理等環(huán)節(jié)必須要根據(jù)國家出臺的有關(guān)明確規(guī)定和相關(guān)的文件要求來實現(xiàn)有序的開展。負責(zé)工程檔案管理的工作人員實現(xiàn)要確保掌握一定的法律與法規(guī)，并且還要注意在日常的工作中積極主動參與各項專業(yè)化的學(xué)習(xí)講座，以面對日新月異的技術(shù)發(fā)展過程中，確保工程檔案資料的有效性與質(zhì)量。另外需要注意的是，檔案管理人員在針對一些形成周期較短、具有時間限制的相關(guān)檔案資料，可充分利用明確劃分時間段的收集手段，預(yù)防在這一個環(huán)節(jié)發(fā)生混淆與遺漏的管理問題。對于在移交工程的過程中，務(wù)必要確保移交手續(xù)的完整性與連續(xù)性。

2.4 加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

建設(shè)項目工程檔案的管理涉及多個學(xué)科，并且管理周期較為漫長。因此，必須確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機會，通過聘請專業(yè)的機構(gòu)對其進行針對性的教育，然后在實際的檔案管理過程中，運用獎罰機制，鼓勵相關(guān)的工程檔案管理人員積極參與到各項學(xué)習(xí)當(dāng)中來，并嚴格遵守各項管理行為規(guī)范機制，確保工程檔案管理的萬無一失。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著各項建筑工程的建設(shè)技術(shù)不斷變化，而工程檔案的管理應(yīng)當(dāng)跟隨時代的變化而進行完善，及時引入創(chuàng)新型的管理措施，管并注重對專業(yè)人才的開發(fā)與利用，從而滿足新時期工程檔案管理工作的實際需求，從而進一步提升工程檔案管理的水平與質(zhì)量。

參考文獻

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