關于建設項目工程檔案管理的思考

周創志

摘 要：工程檔案作為存儲建設工程項目全部建設信息的一個管理平臺。對建設項目工程的發展有著重要的聯系。因此，確保工程檔案信息的管理水平，能夠清晰地反映出建設項目工程中的所有相關信息，對整個建設項目工程的所有流程工作起到一個簡化的作用，對促進企業的可持續發展具有息息相關的聯系。本文首先探討了當前建設項目工程檔案管理過程中存在的不足，并就這些不足之處提出了相關的建議，希望能夠為相關的從業人員提供一定的參考。

關鍵詞：建設項目;工程檔案管理;措施

1 建設工程項目檔案管理過程存在的不足之處

1.1 建設工程項目檔案的完整性存在缺陷

在一般的情況下，建設項目工程的檔案收集與整理工作是整個檔案管理工作的核心部分，在目前的發展階段，在檔案的收集與管理過程中，許多施工檔案的基本信息未能被及時地收集，這對整套工程檔案的完整性產生直接的影響，令施工這一部分的檔案質量存在缺陷，最終影響了檔案的有效性。在日常的施工檔案收集整理過程中，由于存在多變的因素，尤其是部分建筑企業一味地注重經濟效益的發展，未能正確地認識到施工檔案資料收集整理對整個工程檔案管理體系的重要性。因此，工程檔案的收集與整理工作無法順利地在工程的施工階段完成，而在工程的竣工階段，施工單位的技術人團隊開始撤離施工現場，專業的施工技術檔案未能及時存檔，施工檔案存在分散的情況。另一方面，由于工程的施工技術涉及多個學科與專業層面的知識，部分工程檔案整理人員缺乏對有關施工技術的認識，無法切實有效地掌握各項技術文獻資料，嚴重影響了工程檔案的完整性。

1.2 工程施工檔案的管理難度較大

隨著科學技術的不斷發展，建筑施工技術在過去一段時間內發生了較大的變化，各種高新施工技術的創新，人們對建筑工程的建設也提出了更高的要求，施工難度的不斷增加，導致各種工程施工檔案的數量在短時間內出現激增的現象，而在工程的檔案管理方面，仍然采用過去傳統、落后的檔案管理方法，無法滿足當前工程施工檔案管理的需求。

1.3 施工檔案信息的質量存在缺陷

在現階段，建筑項目施工檔案的收集、整理和保存工作作為一項系統性的工作，需要運用大量持續性的時間，在目前的階段中，該環節往往會受到日常工作的不足而影響到檔案最終的有效性，包括施工資料的復印份數較少、保存質量低、監管意識薄弱等問題。此外，在實際的施工過程中，工程管理人員的現場在崗率較低，部分重要的現場資料存在許多代簽的情況，檔案質量存在問題。此外，部分施工檔案管理人員的專業水平較低，管理意識薄弱等問題，未能夠及時把施工檔案反饋至業主方，或者是在結束施工檔案的轉交工作后，需要對施工檔案進行重新整理，但由于工作效率低或者拖拉的情況，錯過最佳的方案整理時間，嚴重影響了建筑工程施工檔案的價值體現。

2 提升建設工程檔案管理水平的路徑

2.1 提高人員檔案管理意識

建筑項目工程檔案管理水平對一個企業的重要性，還需要相關的企業領導對其進行深刻的認識，從而發揮出應有的領導效果，摒棄落后的檔案管理手段以及重建設、輕檔案管理的落后思想，在建筑企業內部的管理中，需要從上到下，也就是從項目法人到技術人員、工程監、管理人員以及基層的檔案管理人員，都應當具備一定的檔案法律知識，企業還應當定期組織、有計劃性地展開各項專業知識的培訓， 提升全體人員對與工程檔案管理的認識與管理質量。另一方面，還要把檔案工作責任細分到個人崗位中，促進一種分工明確的檔案管理模式，真正體現出建設項目工程檔案的實際作用與最終價值。

2.2 完善檔案管理規章制度體系

首先，工程檔案管理需要專人負責。工程的施工程序在不斷變化的過程中，進行實時記錄與收集，確保施工檔案的完整性，由于工程的施工程序涉及到各種新興技術與工序，是一項龐大的系統性工作，因此，需要設置專門負責檔案管理的崗位，崗位的細分可由建設、監理與施工等不同單位的加入，成立一支檔案管理小組，將涉及到建設工程的檔案信息進行考慮和統籌規劃，然后制定出一套切實可行的檔案管理機制，并嚴格監督各項檔案管理工作的合理性。另一方面，還要重視工程建設過程中各項檔案信息的收集與保管工作。檔案管理小組還應當具備對市場發展的洞悉能力，在統籌規范工程檔案管理的過程中，靈活根據市場的實際發展需求，探索出一種開放、推廣、服務為一體的發展戰略，從而拓寬企業的服務范圍。

2.3 落實好檔案的移交、收集、整理等細節工作

建設項目工程的檔案管理工作需要得到各部門的高效配合，明確分工，才能夠確保整套工程檔案的完整性與有效性。首先，在檔案原件的收集、保存與管理等工作中，由于具備一定的操作難度，而原件檔案與整個建設工程的各方面管理存在息息相關的聯系，因此就要求檔案的原件收集、保存與管理等環節必須要根據國家出臺的有關明確規定和相關的文件要求來實現有序的開展。負責工程檔案管理的工作人員實現要確保掌握一定的法律與法規，并且還要注意在日常的工作中積極主動參與各項專業化的學習講座，以面對日新月異的技術發展過程中，確保工程檔案資料的有效性與質量。另外需要注意的是，檔案管理人員在針對一些形成周期較短、具有時間限制的相關檔案資料，可充分利用明確劃分時間段的收集手段，預防在這一個環節發生混淆與遺漏的管理問題。對于在移交工程的過程中，務必要確保移交手續的完整性與連續性。

2.4 加強檔案管理人員的專業培訓

建設項目工程檔案的管理涉及多個學科，并且管理周期較為漫長。因此，必須確保檔案管理人員的綜合素質與專業能力，建筑企業應當正確發揮領導作用，定期為檔案管理人員提供培訓的機會，通過聘請專業的機構對其進行針對性的教育，然后在實際的檔案管理過程中，運用獎罰機制，鼓勵相關的工程檔案管理人員積極參與到各項學習當中來，并嚴格遵守各項管理行為規范機制，確保工程檔案管理的萬無一失。

3 結束語

綜上所述，隨著各項建筑工程的建設技術不斷變化，而工程檔案的管理應當跟隨時代的變化而進行完善，及時引入創新型的管理措施，管并注重對專業人才的開發與利用，從而滿足新時期工程檔案管理工作的實際需求，從而進一步提升工程檔案管理的水平與質量。

參考文獻

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