做好財務檔案管理的幾點思考

周海燕

摘 要：新時期應嚴格把握財務檔案的真實性、完整性、規范性和真實性，提升財務檔案管理水平，更好地為單位可持續發展提供可靠保障。本文在分析了財務檔案管理主要內容、現實意義的基礎上，針對當前財務檔案管理面臨的現實問題，有針對性地提出了解決對策，對做好新時期單位財務檔案管理具有積極的現實意義。

關鍵詞：財務檔案;財務管理;規范化

事業單位承擔著公共服務職能，其財務活動呈現出多元化特點，隨著財務活動交流頻繁，每年都會產生大量會計檔案信息，作為記載著單位重要經濟信息的財務檔案，對單位的發展和規劃發揮著重要參考作用。尤其是在會計電算化、計算機信息技術的應用，使財務檔案管理模式、管理方法和管理要求都產生了顯著變化。因此，新時期應嚴格把握財務檔案的真實性、完整性、規范性和真實性，提升財務檔案管理水平，從而更好地滿足單位的可持續發展。

1 財務檔案管理主要內容

住房保障財務檔案管理的內容包括直管公房和保障房、物業維修資金財務管理，以及單位在日常財務活動過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。具體來說，主要包括：1）會計匯總憑證等單位資金使用過程中產生的各種憑證;2）年度財務報表;3）含有固定資產內容的會計賬目等;4）電子財務會計檔案記錄等;5）年度銀行存款對賬單及會計檔案等;6）財務中相關數據的維護記錄本等;7）財務電子檔案數據升級中的相關數據存檔及備份;8）審核后的會計檔案;9）與單位相關的財務管理相關的各種數據及資料。可見，單位財務檔案管理就是對這些財務檔案管理資料內容及相關的財務設備進行收集、整理、保管、維護、查詢和利用等各項活動。

2 財務檔案管理現實意義

單位財務檔案管理作為單位經濟活動的重要組成部分，也是單位日常管理的重要內容，做好新時期單位財務檔案管理具有積極的現實意義：1）掌握經濟狀況。通過單位財務檔案中的數據信息分析，強化對單位內部經濟情況的掌握。2）利于糾紛解決。財務檔案中包含了物業管理部門與業主單位，及其他企事業、個體間的經濟往來記錄，合作雙方一旦發生糾紛時可作為憑證，利于糾紛解決。3）優化資金配比。單位報表、賬目等所承載著的信息具有較強的科學性、準確性，在單位后期資金的投向或使用等提供參考，有利于單位資金的投入配比，提高單位的資金利用效率。4）實現可持續發展。財務檔案反映了單位在發展過程中的經濟活動狀況，以及未來一段時期的發展趨勢，通過財務檔案中的數據信息分析，制定單位未來的發展策略，適應經濟社會發展的現實需要。

3 財務檔案管理現狀分析

1）管理意識淡薄。財務檔案管理是單位日常運行的重要組成部分，也是一項基礎性工作。但在現實中，重業務輕檔案管理的現象較為突出，受到人員編制、崗位設置、管理理念等因素的影響，單位財務檔案管理的重要性認識不足，相關部門人員給予財務檔案管理工作的支持力度不夠，存在一定排斥心理。

2）制度不夠完善。目前，單位財務檔案管理主要依托《檔案法》《保密法》《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關規定，一些具體的財務檔案管理實施細則缺失，缺乏統一的財務檔案管理標準化，導致財務檔案管理立卷、分類、歸檔、保管、銷毀等不夠規范，阻礙了單位財務檔案規范化管理目標的實現。

3）專業力量薄弱。目前，單位財務檔案管理主要由從事財務工作的人員兼任，擁有豐富的財務工作經驗，但檔案專業知識普遍不足，不能嚴格按照檔案實施分類進行整理，影響了財務檔案管理的質量和效果。此外，單位財務檔案管理崗位設置存在一定問題，多與財務崗位合署辦公，未建立專門的財務檔案管理崗位及相應的制度規范，導致從事財務檔案人員的要求較低，使得年齡結構、知識儲備難以滿足新時期單位財務檔案管理的現實需要。

4）技術應用落后。隨著信息技術的應用和普及，會計電算化、檔案數字化、信息化得到了普及，但由于財務檔案管理受重視程度不夠，相應的軟硬件條件配備不足，未及時更新或升級相應的財務管理軟件，導致財務檔案管理安全性得不到有效保障，制約了單位財務檔案管理的信息化進程。

4 財務檔案管理對策建議

財務檔案作為單位財務工作的重要組成部分，在單位發展過程中發揮著重要作用，但也存在著這樣或那樣的問題，需要結合當前財務檔案管理存在的不足或薄弱環節，有針對性地加強財務檔案管理工作。

1）思想上，強化財務檔案管理重要性認識。無論是單位領導，還是普通職工，都應在思想上高度重視財務檔案管理工作。一方面，加強財務檔案管理工作重要性、必要性的宣傳、引導，在單位內部營造人人重視、支持財務檔案管理工作的濃厚氛圍。如，每年組織一次財務檔案管理方面的學術研討或者其他學習活動，就如何做好新時期單位財務檔案工作進行廣泛而深入的分析討論，形成思想共識。另一方面，要給予財務檔案管理支持，在黨組會、辦公會等，將財務檔案管理與其他財務業務同部署、同落實、同考核，在單位內部建立信息資源共享機制，在單位內部營造出高度重視財務檔案管理的濃厚氛圍。

2）機制上，完善財務檔案管理制度性規定。完善的財務檔案管理體制機制是提升財務檔案管理效率、增強財務檔案管理規范化的重要保障。當前，要理順單位財務檔案管理體制機制，首先，要成立財務檔案管理領導小組。由分管財務的單位領導擔任組長，各部門負責人為成員，領導小組下設辦公室于財務部門;其次，要建立健全財務檔案管理崗位職責。針對不同人員及崗位，確立相應的管理職責內容，明確責任。再次，要建立健全財務檔案獎懲機制。要做到賞罰分明，建立鮮明的價值導向，對于嚴格執行財務檔案管理規章制度，作出突出貢獻的要及時給予相應的物質或精神獎勵，反之，對違反財務檔案管理規定的，應作出相應的懲處，確保以嚴格的規章制度管事管人管權。

3）專業上，強化財務檔案管理專業化素能。一方面，要在現有人員編制基礎上，適當給予財務檔案工作崗位以傾斜，增加崗位人員數量，以滿足日益增長的財務檔案管理的現實需要;另一方面，要加強在崗人員財務檔案管理專業素能培訓。既可以通過邀請財務檔案管理領域的專家來單位講座，或者組織財務檔案管理業務知識競賽，以賽代訓等方式，不斷提升財務檔案管理人員的專業素能。還可以選派單位從事財務檔案管理崗位人員赴先進地區學習、取經，開拓視野。此外，還應加強檔案學、會計學、計算機信息技術等學科的理論知識的培訓，切實提升單位財務檔案從業者的綜合業務素能。

4）管理上，提升財務檔案管理信息化水平。會計電算化、檔案信息化、數字化是財務檔案管理的發展趨勢，大力提升財務檔案管理信息化水平也是單位財務檔案管理適應新時期財務管理工作的現實需要。為此，一方面，要積極改善單位財務檔案管理信息化所需的外在條件，購買正版財務管理應用軟件，添置計算機、掃描儀等，夯實財務檔案信息化管理的軟硬件基礎。另一方面，要注重信息化管理系統的應用，對已有貫徹財務檔案進行數字化，做好新收錄檔案的信息化工作，建立檔案管理數據庫，并做好財務檔案信息安全，通過訪問控制、身份識別、存取控制、密鑰等等技術，筑牢財務檔案管理安全“堤壩”。

參考文獻

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