企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)中的問(wèn)題與對(duì)策

郭曉霞

摘 要：根據(jù)我國(guó)2017年檔案局發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)是現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化建設(shè)中最關(guān)鍵的工作。此文詳細(xì)分析了現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案室具有的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的處理措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策

近幾年，伴隨電子信息系統(tǒng)的廣泛利用與數(shù)字檔案館創(chuàng)建的繁榮發(fā)展，創(chuàng)建數(shù)字檔案室這一問(wèn)題已引入組織的議事日程。創(chuàng)建數(shù)字檔案室主要指機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)與社會(huì)組織整體應(yīng)用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等科技，對(duì)室藏檔案展開(kāi)數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的工作項(xiàng)目。檔案屬于同級(jí)國(guó)家檔案館的基礎(chǔ)，檔案的信息化還是同級(jí)國(guó)家檔案館信息化的前提。基于創(chuàng)建數(shù)字檔案室實(shí)踐顯示，該項(xiàng)工作不僅可以有效維護(hù)紙質(zhì)檔案資料，還可以為用戶帶來(lái)迅速、精準(zhǔn)、方便的查找服務(wù)，充分使用檔案資源。

1 創(chuàng)建數(shù)字檔案室常見(jiàn)的不足

1）缺少專業(yè)化人才。在檔案中心，對(duì)于比較有限的室藏資料、比較固定的服務(wù)主體，以往的管理方式依舊管用、好用，這種根深蒂固的思想方式，導(dǎo)致諸多檔案服務(wù)人員不想放棄以往的操作模式去探究信息化操作形式，知識(shí)結(jié)構(gòu)創(chuàng)新緩慢。已實(shí)行信息化的檔案室中檔案業(yè)務(wù)依舊停留于摸索過(guò)程，采用的僅僅是單一的查詢、記錄、統(tǒng)計(jì)的方法，信息化的功能還未充分體現(xiàn)出來(lái)。

2）安全質(zhì)量存在隱患。當(dāng)前，創(chuàng)建企業(yè)數(shù)字檔案室大都采取業(yè)務(wù)委托外包，該種形式簡(jiǎn)單、省事。但在具體操作中，卻存在嚴(yán)重的安全及質(zhì)量隱患，特別是安全隱患，要引起組織的關(guān)注[1]。就外包而言，組織采取購(gòu)買招標(biāo)模式與信息化加工單位簽署檔案數(shù)字化生產(chǎn)合同，盡管在委托生產(chǎn)階段會(huì)簽署完整的安全、保密、質(zhì)量合同，但在具體工作中，隱患并沒(méi)有從此消失，具體表現(xiàn)為：（1）數(shù)字化加工單位從業(yè)者素質(zhì)高低差異、流動(dòng)性大引起的隱憂;（2）組織對(duì)數(shù)字化生產(chǎn)監(jiān)管不全面的隱憂;（3）數(shù)字化服務(wù)單位與從業(yè)者首先考慮的是經(jīng)濟(jì)效益，具有只重?cái)?shù)量，數(shù)字化性能偏低的隱患。

3）軟件配套不齊全。當(dāng)前，在數(shù)字化加工階段，覺(jué)得較為困惑的是沒(méi)有一套集中的軟件，具有選擇性矛盾，擔(dān)心今后數(shù)字化成果不能與同級(jí)檔案館相銜接的情況，以期檔案行政控制中心可以及時(shí)提供集中有效的軟件。

2 創(chuàng)建數(shù)字檔案室的有效策略

1）設(shè)置專業(yè)的管理部門。領(lǐng)導(dǎo)高度注重檔案數(shù)字化發(fā)展，確定了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的整體目標(biāo)與規(guī)劃，組建了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的管理領(lǐng)導(dǎo)班組，產(chǎn)生了通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)主管、辦公室主任、專兼職檔案者齊心協(xié)力發(fā)展的局面[2]。

2）制定整體規(guī)劃與分步實(shí)行計(jì)劃。檔案數(shù)字化屬于系統(tǒng)項(xiàng)目，要求在實(shí)施以前制定出明確的整體規(guī)劃與分步實(shí)行計(jì)劃。首先，要在檔案管理領(lǐng)導(dǎo)班組的帶領(lǐng)下，制定出可行性、實(shí)事求是的文檔數(shù)字化創(chuàng)建指導(dǎo)計(jì)劃。其次，應(yīng)在現(xiàn)有的檔案目錄前提下，逐漸進(jìn)行檔案目錄信息庫(kù)與檔案全文信息庫(kù)創(chuàng)建。最后，將檔案數(shù)字化發(fā)展引入服務(wù)計(jì)劃與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的項(xiàng)目中。檔案數(shù)字化發(fā)展對(duì)檔案管理不僅是發(fā)展機(jī)遇還是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，需要成為檔案行業(yè)發(fā)展的基本工作，以檔案信息化發(fā)展為立足點(diǎn)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為當(dāng)前服務(wù)，替今后著想。

3）增加檔案數(shù)字化創(chuàng)建軟硬件投資。投資經(jīng)費(fèi)優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，購(gòu)入檔案管理系統(tǒng)，檔案服務(wù)設(shè)備、專業(yè)掃描機(jī)、移動(dòng)硬盤等產(chǎn)品。檔案信息化是將紙質(zhì)文檔經(jīng)過(guò)掃描、錄入等形式，把數(shù)據(jù)保存于計(jì)算機(jī)信息庫(kù)內(nèi)，以得到檢索便捷、備份迅速簡(jiǎn)單、保存空間小、維護(hù)簡(jiǎn)單安全等作用[3]。檔案管理信息化是信息背景下的重要需求，創(chuàng)建信息化檔案管理要科學(xué)選取檔案管理系統(tǒng)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)，通常對(duì)檔案管理服務(wù)者做好各項(xiàng)管理任務(wù)有事半功倍的成效，其既能夠增加經(jīng)濟(jì)效益，還能夠大幅度提升工作效率。

4）做好檔案數(shù)字化收集。檔案數(shù)字化創(chuàng)建主要指經(jīng)過(guò)各項(xiàng)掃描、錄入方法與技術(shù)，把多種檔案數(shù)字錄入電子計(jì)算機(jī)，且整合與加工檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)建專業(yè)的檔案信息庫(kù)。由檔案實(shí)體系統(tǒng)提卷后，先是拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)碼，再進(jìn)行信息收集。檔案收集同步校對(duì)檔案目錄、審核電子材料，做好初步審查。再由專業(yè)的人員審查檔案原件與信息，確定無(wú)錯(cuò)后，進(jìn)行檔案裝訂復(fù)原，對(duì)電子信息進(jìn)行入檔。這一過(guò)程，每個(gè)環(huán)節(jié)有效配合，協(xié)同處理，以流水線形式完成數(shù)據(jù)收集、審查工作。為加快信息錄入、掃描速度，全面做好基礎(chǔ)任務(wù)，檔案室專職員工和全局兼職檔案員工一道，由此付出了非常艱辛的努力，促使檔案業(yè)務(wù)邁入一個(gè)嶄新的階段[4]。

5）強(qiáng)化檔案數(shù)字化生產(chǎn)安全與質(zhì)量監(jiān)管。首先，加強(qiáng)卷宗質(zhì)量檢測(cè)，如卷宗題名的編輯是否標(biāo)準(zhǔn)，記載卷宗詳細(xì)資料的單號(hào)、起止時(shí)間，頁(yè)碼、卷中信息的件數(shù)是否真實(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)調(diào)整，為后續(xù)的錄入奠定周密詳細(xì)的準(zhǔn)備基礎(chǔ)。其次，嚴(yán)格把關(guān)檔案數(shù)據(jù)錄入的效果。第一，保障規(guī)范化作業(yè)，防止進(jìn)入的隨意性;第二，要執(zhí)行專人對(duì)比原始文件對(duì)記錄的檔案目錄信息展開(kāi)核查與不定期抽檢，確保錄入信息和原始檔案的統(tǒng)一性與真實(shí)性。

6）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享。檔案數(shù)字化發(fā)展是歷史的重要選擇，但信息化的主要目的是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。所以，唯有為利用者帶來(lái)簡(jiǎn)便、靈活的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，方可達(dá)到檔案數(shù)字化發(fā)展目的。唯有基于數(shù)字化，創(chuàng)建出檔案數(shù)據(jù)資源備份系統(tǒng)，方可保證在任何環(huán)境及條件下，檔案數(shù)據(jù)的安全性，充分突出檔案數(shù)據(jù)資源的儲(chǔ)備功能，方可真正完成檔案資源的數(shù)據(jù)共享[5]。

7）建立滿足數(shù)字檔案室需求的數(shù)字檔案控制體系。在單位創(chuàng)建信息化過(guò)程，數(shù)字檔案室創(chuàng)建是關(guān)鍵內(nèi)容。為此，在創(chuàng)建數(shù)字檔案室時(shí)，需要強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案室創(chuàng)建的組織領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將數(shù)字檔案室創(chuàng)建引入數(shù)字化建設(shè)整體規(guī)劃當(dāng)中，總體規(guī)劃與統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，采用“先易再難、分步實(shí)行”的形式，全面推動(dòng)數(shù)字檔案室。另外，應(yīng)為數(shù)字檔案室選擇科學(xué)的員工編制，在確定崗位職責(zé)的前提下，配備與數(shù)字檔案室創(chuàng)建相符合的，具備大數(shù)據(jù)思想、把握大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、具備檔案管理水平的復(fù)合型人才。再者，應(yīng)建立與健全數(shù)字檔案室創(chuàng)建的各項(xiàng)規(guī)章制度，結(jié)合數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作需求，根據(jù)上級(jí)部門的制度需要，建立完善的數(shù)字檔案室有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)及制度。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源之一的檔案，遇到了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的較大沖擊。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，提升檔案數(shù)字化發(fā)展管理水平，是組織的核心工作與各單位、部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，也是屬于時(shí)代及社會(huì)發(fā)展的需要，更是檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的重要趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)得到實(shí)質(zhì)性推進(jìn)，檔案數(shù)據(jù)服務(wù)功能不斷提高。在實(shí)施階段重視歸納經(jīng)驗(yàn)，探究新情況新局勢(shì)，全局與局部均把檔案數(shù)字化發(fā)展引入本單位數(shù)字化建設(shè)綜合規(guī)劃之中并實(shí)行，采用正版的計(jì)算機(jī)檔案控制平臺(tái)，而且與辦公智能化系統(tǒng)相銜接，結(jié)合存量紙質(zhì)檔案信息化、增量檔案電子化需求，加速檔案數(shù)字化創(chuàng)建進(jìn)程。當(dāng)前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文書紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的組織，電子文檔歸檔途徑順暢，電子文檔滿足國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，電子檔案定時(shí)備份控制，實(shí)現(xiàn)在線提供檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用。檔案信息化發(fā)展促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化管理，由此推進(jìn)檔案管理邁向全新的階段。

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