企業退休人員人事檔案管理探索實踐

蒲雪梅

摘 要：新時期，為了不斷提高企業退休人員人事檔案管理水平，要重視結合實際，有針對性對相關的管理措施進行實踐與研究，從而才能不斷提高管理效率，本文分析了加強企業退休人員檔案管理的重要意義，總結了管理過程存在的不足，通過進一步研究，提出了具體的管理策略，希望能夠為相關工作人員提供有效參考。

關鍵詞：企業退休人員;檔案管理;研究

在分析企業退休人員人事檔案管理工作過程，作為工作人員，要重視加強實踐能力，通過有效的探索，不斷提高檔案管理質量，從而有效的為退休人員提供更加科學可靠的服務，下面通過實踐研究，進行具體闡述。

1 加強企業退休人員檔案管理的重要意義

檔案是一名企業職工個人從上學開始的學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據，解決勞動糾紛的依據。它關系到職工的切身利益，是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據，是企業在人力資源工作中不可或缺的重要組成部分。目前中國人口正面臨老年化危機，延遲退休年齡是當下熱議的話題，目前退休年齡一般在50-60之間，這個時間段的人群有著豐富的人生閱歷，熟練的技能，做好退休人員檔案管理工作，建立健全退休人員信息庫，在他們身體條件允許并自愿的情況下，是可以回歸社會，發光發熱。不僅有助于人才資源的充分利用，還有有效的應對人口的老齡化。根據目前的實際情況來看，絕大多數的中國社會企業，忽略了對退休人員的人事檔案管理工作，使得其人事檔案流散于人才市場、當地社區，部分留存人事檔案的企業，使退休人員檔案資料，出現不完整的情況，如果沒有妥善加以處理，還會帶來隱患和風險。伴隨我國社會經濟的持續發展與社會企業的良性進步，企業退休人員的人事檔案必須得到更好的重視與關注。從實際情況來看，盡管企業的員工已經退休，但為了長期保障退休員工的基本權益，確保人事檔案發揮應有的價值與作用，企業方面必須重視好退休從業人員的實際業務工作，通過良好的檔案管理，提供最為切實可靠的證據。

2 企業退休人員檔案管理存在的問題

2.1 企業退休人員檔案管理制度并不完善

由于缺乏經驗與制度，目前我國絕大部分區域缺乏結合本地實際情況而推進的完善企業退休人員人事檔案管理的制度，存在諸多的不足。例如，部分企業針對退休人員的檔案標號工作，出現混亂、不完整的切實問題;許多退休人員在行政記錄上缺乏明顯的資料收集，使得關鍵材料出現缺失。此外，針對退休人員的檔案保密工作嚴重缺失，使得企業員工盡管不再服役，但其機密資料被查看，影響退休人員的正常生活。

2.2 企業退休人員檔案檢索效率低下

為了保證企業退休人員的個性化檔案管理，要提高對于檢索效能的認識，但從實際分析，企業退休人員檔案集中管理數量大，在檢索過程沒有采取現代化檔案檢索工具來進行檢索管理，特別是一些國有大型企業，管理模式還是采用人工檢索，查找工作量大，方法落后，這必然會導致工作效率低下等問題出現。

2.3 檔案管理人員數量少，專業技能有待提高

造成目前企業退休人員人事檔案管理工作不足的重要原因在于，領導層的重視程度不夠，檔案管理人員配備不到位。針對企業尤其是大型企業而言，檔案管理人員每天除了要應對日常檔案管理任務以外，還需要面對諸多退休人員查閱檔案的工作，工作量大且繁瑣。因此不可避免地會出現一些退休人員檔案資料沒有按規范進檔、檔案資料張冠李戴、檔案資料丟失等現象。所以，企業需要加強對從事退休人員人事檔案管理工作人員的培訓，同時進一步加強相關管理人員的專業技能能力。

2.4 檔案管理人員流動頻繁

檔案管理人員的頻繁流動時，存在工作交接不清、檔案資料沒有及時進檔、借出檔案沒有及時歸還等情況，嚴重影響后期的檔案管理工作。同時因檔案管理工作的任務繁重，隨著檔案管理人員的流動變化，在管理過程會存在很大差異，導致無法進行有效銜接，這非常不利于提高檔案管理效率，給檔案管理工作帶來更大壓力。

2.5 紙質檔案管理難度大

傳統的紙質檔案年代久遠，存在紙張霉爛、腐朽、折損等現象。已不利于后期檔案管理中的收集、整理、查閱等工作。雖然隨著技術不斷發展，檔案管理工作水平不斷提高，但在對傳統紙質檔案的管理工作難度相對較大，由于檔案管理人員的短缺，造成了工作任務量大，無法有效的對傳統檔案進行科學管理，以導致傳統檔案資料無法快速查找，對檔案工作造成一定影響。

3 加強企業退休人員檔案管理的相應措施

3.1 建立健全企業退休人員檔案管理制度

為了保證有效制度的建立與完善，要迎合相關規定，不斷提高檔案管理人員管理水平，要積極組織檔案管理人員參與學習《檔案法》、《保密法》等相關法律、法規。同時，企業退休人員的檔案管理在企業專門設立的檔案管理部位，以確保提高退休人員檔案管理效率。從而進一步實現全方位落實退休員工檔案的正確管理與整章建制任務，把退休員工檔案管理任務加入體制化、標準化層面。此外，企業還需要針對自身退休人員的人事檔案使用設立專門的使用規章制度。針對人員的退休檔案記錄方法，要有明確的指示與方法，切忌隨意讓任何人接觸到退休人員的人事檔案，需要保證每一次的借閱或使用，都經由專業的管理人員的核定。要不定期展開對退休人員人事檔案的檢查工作，進一步規范相關工作的價值與意義，在保護退休人員的根本利益同時，發揮檔案價值。

3.2 強化企業退休人員檔案規范化管理建設

企業每個月或每個季度都會產生專職的退休人員，針對退休人員的人事檔案，需要第一時間進行清理、裝訂和歸類，切忌拖沓處理。相關的企業職能人員，要根據自身企業的實際情況，整理出專門的退休人員的檔案數據庫，確保每一位退休人員的檔案都能夠得到妥善的處理。除了專門的紙質化檔案以外，還需要進行良好的電子掃描處理，使得檔案能夠實現電子化歸檔的效果。要以專門的規范、制度要求和約束企業退休人員的檔案管理，實現大數據與電子化檔案的有機融合，進一步驅動電子檔案的長期使用。

需要做好專門的退休人員人事檔案的安全、管理的制度。首先，退休人員的人事檔案應當盡量單獨存放，同時根據國家統一規范的《檔案館設計規范》進行設計，做好相應的安全設施搭建工作，包括防火、防塵、防潮系統的鋪設，做到定期檢查審核，保證安全。在條件允許的情況下還可以設置專門的除濕機等現代化設備。鑒于人事檔案的價值與重要性，企業需要為檔案室配備相應的防盜措施，做到全方位地對退休人員的人事檔案管理工作保駕護航，根本上保障退休人員與企業的相關切身利益。

3.3 加強檔案管理人員的激勵和考核

3.3.1 積極爭取各級政府的支持

在對檔案管理人員進行激勵與考核過程，要提高考核效率，要重視獎勵機制的完善，同時也要加強對于懲罰措施的制定，對于檔案管理人員，要重視做好定期檢查工作，對于責任心不強、缺乏職業道德的工作人員要進行嚴肅處理，可進行調離崗位或辭退，從而進一步加強監督，提高獎懲管理效率，為了進一步保證獎懲工作開展質量，要積極爭取各級政府支持，要做好宣傳工作，以提高政府相關部門認識，從而加大政府對于檔案管理工作的支持力度。

3.3.2 積極提高基層檔案管理人員的個人素質能力

首先，各個企業與基層需要明確營造良好的檔案管理人員的管理氛圍，驅動在崗的相關工作人員得以更好專注于自身的工作，最大程度上發揮自己的作用與價值，引導其正確成長。企業需要創建良好的工作環境，同時引入專業的檔案管理人才，針對管理崗位也要有長期經驗的人才進行運作，提升管理成效。企業必須具備良好的長期戰略目光，為專門做好退休人員的人事檔案管理工作，而培養一批專業的優秀人才，用以更好推動政策的實施與完善，同時也能以此吸收更多的其他外來人才入駐企業，共同推動企業在退休人員人事檔案管理工作上的成效。針對已有的企業管理人員，企業也需要不定期對其展開培訓工作，做好如電子檔案管理等專業知識的學習，強化工作的效果。與此同時，還需要搭建好完善的激勵機制，通過良好的機制最大程度上激發檔案管理人員的工作熱情與積極性，助推退休人員的人事檔案工作以良好的姿態運作。通過這樣的方法還能夠在潛移默化間更好培養員工良好的工作態度與綜合品質，秉持著認真、負責、踏實的態度完成相關的作業，達到可持續化良性循環。

3.4 檔案管理電子化

面對檔案中紙張陳舊、破損現象，我們可將退休人員檔案中常用的、重要的信息進行電子掃描，建立電子信息檔案。采取電子化檔案和紙質檔案共同管理的模式，即可減少檔案的破損現象，也可大大地提高工作的效率。

目前企業的退休人員人事檔案之中，檔案管理的手段仍然相對較為陳舊、落后，因此要加強現代化的計算機管理控制技術，做到推動檔案管理工作的每一個細節完善。在具體實施的過程之中，要形成傳統手工記錄向電子化信息錄入的轉變，有效加強檔案目錄的控制有效性，完善管理人員對計算機軟件的開發、運用，只有這樣才能在后續產生退休人員的人事檔案的時候，做到第一時間錄入、管理。還要建設專門的目錄系統與檢索系統，只需要輸入如退休人員的年限、姓名、崗位等關鍵字詞，即可在最短時間內將相應檔案內容進行調取，達到最快速率、最短時間的使用，提升檔案管理價值。

同時要，改變觀念，強化管理措施。在企業退休人員的管理中，要完善綜合管理的措施，就要積極轉變觀念。有些人認為企業退休人員檔案管理可有可無，這種想法就是錯誤的。有些人忽略對退休人員的檔案管理，認為他們的檔案沒有價值，也沒有采用合理的措施進行管理，因此，造成退休人員檔案管理的誤區，作為企業的人事部門、檔案管理部門，必須充分根據自身的實際情況出發，通過完善相關的技術要求以及確立專門制度，用以進一步深化檔案管理的有效性。與此同時，企業進步也需要加強對退休檔案管理人員的教育工作，體現退休人員檔案管理工作的價值與作用，鼓勵退休人員以積極主動的姿態，參與到退休人員的檔案記錄的工作中來，助力企業完善相關的工作，形成良性的工作循環機制。

此外，鑒于檔案信息中留存企業退休人員的信息價值極高，因此需求進一步做好監督的體系工作，強化安全管理作業。在信息化時代下，檔案的使用、檢查越發方便，為了實現更好的信息管理效果，也需要保證檔案的安全性。企業需要建設專門的監督、管理機制，確保企業檔案的使用安全，任何調取、使用、查看退休人員的人事檔案，都需要經由專門的領導批復與肯定，嚴禁任何擅自的檔案使用情況的出現，全方位保證信息安全。

3.5 以人為本，提升人員素質

從本質上來看，人事檔案管理的工作是一項相對較為復雜且周期性較長的工作，需要工作人員具有較強的責任心及較強業務能力。首先，企業需要做好人員的把控工作，明確選擇合適的人才進行相應的管理工作，尤其是在道德品質方面，需要具備有良好的德才觀念的人才展開管理行政的工作。其次，要有目的性地加強相關職能人員的專業水平，通過積極組織培訓的相關事宜，推動專門的人事部門和專家學者，就退休人員的人事檔案管理工作展開專題的培訓與授課，促使相關的管理人員掌握最新的方法與知識條件，獲得最高的工作效率。與此同時，企業的領導人員必須要意識到退休人員的人事檔案的價值，不定期委派管理人員外出交流，吸取其他企業的經驗教訓，為后續的深化工作奠定基礎。最后，還要加強對工作人員的技術培訓。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國大部分企業的人事檔案管理人員的素質并不高，且在進入企業后也很少進行繼續學習，這在一定程度上降低了我國人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進一步發展。

4 結束語

退休人員檔案管理要堅持與時倶進，積極應對新形勢下的各種挑戰，才能適應新形式所需。科學規范的退休人員檔案管理可以提升企業整體的管理水平。總之，在有效的分析企業退休人員檔案管理工作過程中，要深入工作實際，不斷分析管理過程存在的不足因素，從而積極有效的制定更加高效的管理模式，以不斷提高檔案管理效率，希望結合以上闡述，能夠為企業退休人員人事檔案管理工作開展奠定良好基礎。

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