淺析實物檔案的管理

高繼蓮

摘 要：實物檔案是檔案體系中的重要組成部分。它具有生動的直觀性和形意聯(lián)想性的特征，從中可以了解到時代的變遷、單位走過的歷程和取得的輝煌成就。它所發(fā)揮的宣傳、教育、紀念、憑據(jù)等作用，是其他檔案所無法替代的，因而越來越被人們所重視。然而，如何妥善做好實物檔案的管理工作，是我們當前面臨的一個重要課題。

關(guān)鍵詞：實物檔案;檔案管理;檔案特點

1 實物檔案的特點

實物檔案主要包括來源于上級頒發(fā)的獎品，上級領(lǐng)導(dǎo)的題詞，社會各界、兄弟單位、知名人士饋贈的贈品，從有關(guān)部門認證領(lǐng)取的證件和本單位制作的徽章等物品。它具有種類多樣性、載體廣泛性、形狀復(fù)雜性、存放分散性等特點。

1）實物檔案種類的多樣性。實物檔案種類多形式多，主要有：獎杯、獎牌、牌匾、錦旗、獎?wù)隆⒆C書等。還有水晶工藝品、玻璃雕刻工藝品、名人字畫等。

2）實物檔案載體的廣泛性。實物檔案的載體很多，有紙質(zhì)的、布質(zhì)的、木質(zhì)的、鋁質(zhì)的、銅質(zhì)的、瓷器等等。

3）實物檔案形狀的復(fù)雜性。實物檔案形狀很多，尺寸不一、形體不一、大小不一。

4）實物檔案存放的分散性。實物檔案保管比較普遍的是分散保存，因為一是大件實物檔案，在卷盒或檔案箱內(nèi)無法存放，只能在陳列室、會議室、會客室等地方存放。二是為了宣傳工作成果，各單位特地將一些榮譽類實物懸掛在大門口、傳達室、辦公大樓墻上的顯眼位置或布置在陳列室、接待室、會議室等場所。三是為了營造良好氛圍，陶冶情操，給人以藝術(shù)的享受，有的單位故意將一些領(lǐng)導(dǎo)題詞、名人書畫作品布置在陳列室、接待室、會議室、會客室、大廳里、樓梯口或走廊上。

2 實物檔案管理現(xiàn)狀

1）實物檔案收集工作——收集過程比較規(guī)范，但是檔案收集仍存在遺漏或者缺失。實物類檔案作為一種檔案門類的特殊載體，他的獨特性使此類檔案在收集的過程無法保證齊全和完整，往往因為各種各樣的原因有一些缺失和遺漏。特別是實物檔案基本以外來的材料為主，收集材料的不特定、不可預(yù)見性，更使收集過程中實物檔案的齊全與完整性難以保障。有些人想經(jīng)常把實物檔案放在眼前，以為只有這樣才放心，所以很多時候不主動向機關(guān)檔案管理部門移交，并處處防止檔案部門登記入檔，結(jié)果有的檔案因為存放環(huán)境差損壞了，有的檔案因為時間久遠變質(zhì)了，有的檔案因為地址搬遷遺失了。因此，一個單位一個部門很難保證實物類檔案收集齊全與保存完整。

2）實物檔案的保管條件——各單位的檔案保存條件普遍好轉(zhuǎn)，但是仍然無法滿足高質(zhì)量保存。實物檔案的保存載體，由紙質(zhì)、銅質(zhì)、鐵質(zhì)、鉛質(zhì)、木質(zhì)、布類、漆類、塑膠、玻璃、水晶等材質(zhì)。這些載體的特性，決定了實物檔案保管上要求形式多樣與管理嚴格。 近年來，隨著社會發(fā)展，各單位辦公條件的改善，存檔意識的增強，許多單位雖然有了專門的檔案室、有了專門的檔案管理員，有了檔案管理制度，檔案保管的條件越來越好，文書、科技等門類檔案的保管要求基本得到滿足。但是，實物檔案按照紙質(zhì)檔案標準收藏管理的條件依然不足。所以，實物類檔案的妥善保管依然是檔案管理中的難點。

3）實物檔案的應(yīng)用工作——實物檔案應(yīng)用基本在參觀范圍，實際使用價值沒有體現(xiàn)出來。檔案的管理包括收集、管理、利用，做好檔案管理的前題和基礎(chǔ)是收集;保管檔案使其安全、完整的關(guān)鍵是管理; 檔案價值所在和根本目的是應(yīng)用。但是，現(xiàn)實工作中檔案的收集、管理、利用都沒有能充分體現(xiàn)出來。每一個實物檔案都是本單位、本部門全體人員的辛勤勞動，凝結(jié)著本單位、本部門全體人員的心血和汗水，因此榮譽實物檔案獲得后，當然應(yīng)該妥善、精心、安全保管。但是，由于榮譽的載體各不相同，獎品的形狀不同，規(guī)格不一樣，加之這些檔案實體沒有充裕的空間來存放，往往在經(jīng)過登記、匯報、展示后，便存放在單位檔案室，很長的時間里成為檔案室里的藏品，應(yīng)用價值得不到體現(xiàn)。

3 實物檔案規(guī)范化管理的方法

1）加強檔案工作的宣傳，提高大家的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，是檔案管理成為單位和部門的重要工作之一給與高度重視，在財力物力上給與充分的投入和保障。做好實物檔案的宣傳，要從檔案法規(guī)的普及做起，利用專題講座宣講檔案法規(guī)，讓大家了解法規(guī)，認識檔案管理的重要意義和義務(wù)。利用專項匯報，使領(lǐng)導(dǎo)層把檔案管理納入單位工作的重要議事日程。通過檔案應(yīng)用的例子，喚起全體同志對檔案管理的情感認同，積極參與到檔案收集保存管理中來。與此同時，要切實制定實物檔案管理制度，使實物檔案管理走向制度化、科學化、規(guī)范化。

2）加強實物檔案管理必須提高實物檔案管理人員的職業(yè)道德，形成高度負責、嚴謹細致、一絲不茍的工作作風。必須加強檔案業(yè)務(wù)學習，提升適應(yīng)檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)。做合格的實物檔案管理者，首先要有堅定的政治理論素養(yǎng)，要講政治講規(guī)矩講紀律。要有保密意識，保證檔案管理中涉密的檔案限定在一定的區(qū)域和規(guī)定的時限里不違規(guī)。要有業(yè)務(wù)知識，熟悉了解檔案室存放的各門類檔案內(nèi)容。要熟悉了解單位工作重心，根據(jù)中心工作，有的放矢地提供檔案服務(wù)。要發(fā)揮檔案的重要作用，主動做好各類檔案的收集工作，使各類檔案及時進入檔案室，并分門別類登記造冊，方便未來查找與提取使用。要根據(jù)時代發(fā)展，及時更新檔案保管設(shè)施，及時檢測檔案保管的條件，保證實物檔案保存的良好環(huán)境。

當今時代，信息技術(shù)發(fā)展十分迅捷，大數(shù)據(jù)在社會各領(lǐng)域正在得到推廣應(yīng)用。不論是工作、學習還是生活的方方面面，也不論是辦公用品還是生活用品，信息網(wǎng)絡(luò)已全面覆蓋。人們通常所說的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)展覽室，就是利用已有的網(wǎng)絡(luò)平臺、瀏覽器等，制作成一個自己所需要的場景、窗口或平臺，與相應(yīng)的單位或部門協(xié)同合作，形成了虛擬社會中的“榮譽類實物展覽廳”等專業(yè)類展覽。像這樣的展覽具有非常大的優(yōu)勢，能夠充分地提高宣傳力度和擴大影響力。其次，這種虛擬展覽可以突破許多因素的制約，如人員、地域、空間、時間等。同時還具有隨時隨地可以更新和替換的優(yōu)勢。所以，為了從根本上解決實物檔案的工作現(xiàn)狀，利用現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立必要的數(shù)字化展覽廳（室），是當前應(yīng)當采取的措施。

由于在屬性及特點上的諸多特殊性，實物檔案在檔案工作中的具體保管、管理及利用，以及實物檔案與文物之間的關(guān)系等命題仍然在學術(shù)界有著許多爭論。隨著社會的進步，生產(chǎn)力發(fā)展水平的不斷提高，人們對生活需求的不斷增長，相應(yīng)地對精神文化認識和需求也在提高，當然對檔案學術(shù)領(lǐng)域的研究也逐步深入，相信對于實物檔案的認識也會步入新的階段，從而更好地指導(dǎo)實物檔案的實際工作。

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