大學畢業生人事檔案管理方法探析

吳姍

摘 要：大學畢業生的人事檔案是高校管理工作中不容忽視的重要部分，它承載著的人才信息價值。在目前人力市場競爭激烈的時代，檔案對于畢業生來說更為重要，完整的檔案有助于畢業生順利參加工作。而在實際工作中，往往忽視畢業生人事檔案的保管與流轉，這樣造成了很多不必要的麻煩，不利于大學畢業生的入職、升職等各方面的工作與發展。本文主要研究大學畢業生人事檔案管理方法，通過總結目前大學畢業生人事檔案管理現狀中出現的一些問題，有針對性地提出了人事檔案管理的方法，豐富了相關理論成果。

關鍵詞：大學畢業生;人事檔案;管理方法

1 前言

檔案是社會組織、機構、個人活動的真實記錄，是社會的重要組成部分。人事檔案是記錄一個人一生活動的載體，對于每一個人來說都十分重要。大學畢業生的人事檔案是學生在校期間的學習情況和品德狀況。對于學生以后的前途有很大的影響。并且，保管好學生的人事檔案，有利于畢業生人事檔案的順利流轉，做到“檔案隨人走”。因此，優化大學畢業生人事檔案管理方法有利于學生順利畢業，進入新的學習、工作平臺，施展自身才華。

2 大學畢業生人事檔案構成及流轉

1）大學畢業生人事檔案構成。大學畢業生的人事檔案主要由學生信息表、高考報名表、成績報告單、畢業登記表、學歷證明等內容構成。其能夠真實的反應學生在大學期間的學業、綜合素質、品德作風等方面的情況。人事檔案可以記錄學生從入學到畢業全面而真實的信息。正是由于檔案的原始記錄性，大學畢業生人事檔案是一個學生在校期間各方面表現的重要參考。是企業、機構和其他院校關注的重要內容。規范大學畢業生人事檔案管理，對畢業生的發展與就業有積極的意義，有利于深化教學體制改革。

2）大學畢業生人事檔案流轉過程。學生的檔案進入大學，會被保存與管理。在學生畢業后，其人事檔案會流轉到用人單位或者是人才交流中心。在學生的人事檔案轉入到新的單位后，由單位的人力部門進行管理。在檔案流轉過程中，許多大學畢業生忙于找工作，并沒有重視檔案的流轉，不及時交給用人單位，很容易導致檔案的缺失、丟失、保管不當等問題。對于大學畢業生以后的發展有不良影響。

3 大學畢業生人事檔案管理現狀

1）學生對人事檔案重視程度低。目前大學畢業生的就業問題已經從上世紀的國家分配轉變為單位與學生的雙向選擇。用人單位的聘用制度有了很大的不同。在這種背景下，大學畢業生在找工作時，需要花費更多的時間與精力，進行選擇和自薦。這使得畢業生忙于擇業，并不重視自己的檔案。同時，用人單位對于學生的檔案也不重視，不進行過多的過問，這樣更弱化了畢業生對檔案的重視程度。因此要，優化大學畢業生人事檔案管理，首先要使大學畢業生具有檔案意識。

2）大學畢業生人事檔案管理不規范。在很多高校的人事檔案管理工作中，并沒有明確規范的人事檔案管理工作制度與流程。對于人事檔案的管理寬松、不規范。專職檔案管理人員少，人事檔案管理工作人員大部分為兼職人員。兼職人員并沒有太多的時間和精力進行人事檔案的管理工作。工作人員對檔案管理工作往往流于形式，過于表面，只進行簡單的分類、保管。這樣一來，大學畢業生人事檔案管理工作不規范，降低了檔案管理工作效率，弱化了人事檔案管理的專業性。

3）企業不重視畢業生檔案。在一些國家機構或事業單位的錄取中，對于大學畢業生的檔案有較為嚴格的要求和規范的管理制度。但在一些其他的企業當中，招聘畢業生只注重其學歷、專業和知識技能，并不重視學生的檔案。還有一些學生進行自主創業或選擇自由職業，直接將自己檔案交到人才中心或由自己保管。以上種種情況，導致大學畢業生人事檔案無法做到“檔案隨人走”，產生“人檔分離”的現象。不利于檔案的管理與保存，使檔案無法反應畢業生的真實情況。

4 大學畢業生人事檔案管理方法

1）提高大學畢業生的檔案意識。大學畢業生初入社會，并沒有太多的社會經驗與實踐。因此，他們意識不到檔案的重要性。由于我國目前的聘用制度大部分為學生與用人單位進行雙向選擇，大學畢業生花費更多的時間與精力進行擇業，沒有太多的精力放到自己的檔案上。這就需要學校在學生學習期間對于學生的檔案意識進行有目的的培養。學校要使學生清楚檔案的構成，流轉過程以及重要的意義，使學生明確檔案的功能和必要性。并且學校要協助學生進行檔案流轉工作，在學生進入大學時接收好檔案，在學生畢業后協助學生進行檔案的交接。對于用人單位來說，要加強對人事檔案的重視，規范人事檔案管理，對人事檔案進行合理的調取，做到“檔案隨人走”。

2）加強對大學畢業生人事檔案的規范管理。學校，用人單位及其他相關部門要加強對大學畢業生人事檔案的規范管理。建立合理嚴格的大學畢業生人事檔案管理制度與體系。對于大學畢業生人事檔案進行分類、整理、保存，在此過程中剔除無用檔案，進行重新組卷，按照來源原則、全宗原則等對人事檔案進行整理。同時檔案管理部門還應結合實際情況進行資料收集，將學生的近期資料，例如論文發表、科研成果等及時收集進檔案中。選擇能夠反映學生情況的材料，能夠體現學生科研水平、知識水平、品德作風等方面的能力材料進行收集整理，補充進學生的人事檔案，使檔案能夠更加真實全面的反映畢業生的各種情況，提高檔案的價值。對檔案管理人員進行培訓與進修，提高檔案管理人員的專業素質和專業技能，有利于對大學畢業生人事檔案進行規范化、專業化管理。

3）進行大學畢業生人事檔案信息的開發與利用。檔案早已不是古時密不示人、束之高閣的秘密。在新時代，檔案的價值也被很好的挖掘和體現出來。對檔案信息進行開發與利用，是目前檔案學界的一個熱點。對于大學畢業生人事檔案來說，其信息的開發與利用有利于學生的就業和深造。將大學畢業生人事檔案其中的信息進行整理，了解學生的各方面情況，利用現代計算機技術，建立畢業生檔案資源庫。有利于節約時間，降低成本，提高大學生就業和深造的效率。同時，在了解畢業生的情況后，學校可以更好地向用人單位進行推薦。這樣推動學生更好的發展，也可以提高學校的知名度。因此，結合現代網絡計算機技術將畢業生人事檔案信息進行開發與利用，有利于市場，提高學生發展空間。

5 結語

本文主要研究大學畢業生人事檔案管理方法。首先介紹了大學畢業生人事檔案構成內容及流轉程序。其次，分析了大學畢業生人事檔案管理現狀：學生對人事檔案重視程度低、大學畢業生人事檔案管理不規范、企業不重視畢業生檔案。最后，從三個方面提出了大學畢業生人事檔案管理方法：提高大學畢業生的檔案意識、加強對大學畢業生人事檔案的規范管理、進行大學畢業生人事檔案信息的開發與利用。大學畢業生人事檔案具有重要的意義，對大學畢業生人事檔案進行規范化、專業化管理十分必要。希望本文能夠為相關研究提供參考。

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