機關事業單位文書檔案管理強化途徑研究

石林玉

摘 要：文書檔案是機關事業單位開展工作的重要載體，它主要記錄事業單位發展歷史、人事變動及業務開展情況等方面的信息。但是現階段的機關事業單位文書檔案管理工作仍然存在些問題亟待解決，如缺乏管理經驗、文書檔案管理意識薄弱及管理工作缺乏科學性等，這些都會對文書檔案管理工作產生負面影響。對于任何機關事業單位而言，需要高度重視文書檔案管理工作，制定科學合理的管理策略提高文書檔案管理水平。

關鍵詞：機關事業單位;文書檔案;管理途徑

1 引言

目前，我國機關事業單位正在積極進行改革，各機關事業單位逐漸重視文書檔案管理工作，對文書檔案管理人員也提出了更高的要求。文書檔案管理作為機關事業單位管理工作中的重要組成部分，它可以為機關事業單位的發展提供重要的依據。隨著科學技術的發展，機關事業單位文書檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向發展，管理模式也發生了巨大的改變，不僅提高了文書檔案的利用率，節省大量的人力與財力，還可以提高文書檔案管理效率。

2 機關事業單位文書檔案管理工作中所存在的問題

現階段，雖然全國機關事業單位都加強了對文書檔案的管理工作，但是仍然存在許多共性問題亟待解決，這些問題嚴重影響了文書檔案管理工作的發展，主要有以下幾點：

2.1 思想認知問題

許多機關事業單位只重視對實際工作的管理，而忽視對文書檔案工作的管理，進而存在文書檔案管理工作不積極的現象。文書檔案管理工作人員的錯誤認知也會影響管理工作的有效性，如他們覺得文書檔案管理只需要進行簡單的記錄與保存即可，這些資料存放后對于機關事業單位的發展沒有任何價值，很少有人會進行使用。這種錯誤的認知很容易出現資料遺漏現象，當機關事業單位需要文書檔案時卻無法找到有效的資料。除此之外，許多機關事業單位在進行文書檔案管理工作時，只針對資料的收集與分類對工作人員進行安排，有些工作人員無法協同配合完成收集分類工作，造成文書檔案出現缺失現象，進而影響文書檔案資料的完整性。

2.2 管理制度問題

雖然許多機關事業單位制定了文書檔案管理制度，但是制度存在漏洞或者不完善的地方。如文書檔案制度未能對各項內容進行分類，對不同性質的文書檔案材料無法進行規范化管理。部分機關事業單位的文書檔案甚至沒有明確的目錄，通過堆積的方式進行陳列，這樣對于后續文書檔案資料的查找非常不利。除此之外，管理制度強度較低，缺乏明確的細則，未能責任到人，這些都會影響機關事業單位文書檔案管理人員的工作積極性。

2.3 管理技術問題

隨著科學技術的發展，對機關事業單位文書檔案管理水平有著重要的影響。文書檔案信息化已經成為發展的必然趨勢，但仍有部分機關事業單位文書檔案管理人員缺乏相應的技術能力，進而導致無法將文書檔案進行信息化處理，這樣不僅會影響文書檔案管理工作的效率，同時也無法達到文書檔案信息化管理的要求。

3 機關事業單位文書檔案管理工作強化途徑分析

3.1 加強文書檔案管理工作宣傳

若想有效提高機關事業單位文書檔案管理效率，首先需要提高管理人員的責任意識及重視程度，改變原有的工作態度及觀念，只有這樣才能夠保障文書檔案管理工作質量。機關事業單位負責領導應加強文書檔案管理工作的宣傳，讓各部門意識到文書檔案對于機關事業單位發展的意義，加強對文書檔案管理工作的監督，提高實際執行工作人員的重視程度，對不按規定要求操作的人員需給予相應的處罰及批評教育，對表現優秀處理得當的操作人員需要給予獎勵，以此形成良好的文書檔案管理工作氛圍。其次通過宣傳提高各部門對文書檔案的重視程度，確保各部門能夠積極配合文書檔案管理部門收集整理材料，應根據文書檔案整理要求進行對已有文件進行處理后再上交至文書檔案管理部門。只有全員動員，才能夠形成良性的檔案管理工作循環模式，才可以確保機關事業單位文書檔案管理工作的有效性。

3.2 提高文書檔案管理工作人員綜合素養

各個機關事業單位在配備文書檔案管理人員時，需要進行綜合素養評定，確保文書檔案管理人員的綜合素養能夠滿足工作的要求。機關事業單位還應定期開展文書檔案管理工作培訓，積極學習先進機關事業單位文書檔案管理模式，并結合自身單位實際情況制定科學的管理策略。文書檔案管理人員還應定期對執行人員進行考核，如文書檔案目錄及分類、文書檔案信息化操作技術等，同時加強對執行工作的指導，盡可能減低文書檔案管理工作中的問題及困難。若存在管理問題需及時交流解決，共同商討出科學合理的方案，確保各項文書檔案管理工作能夠順利開展。除了常規培訓交流外，文書檔案管理人員還應定期開展抽查工作，檢查文書檔案資料收集整理狀況，并對問題進行及時指出，避免出現文書檔案資料遺漏現象。通過這樣的方式，機關事業單位文書檔案管理及執行人員的綜合素養也會得到逐漸的提升，當整體業務操作熟悉后，可以為后期文書檔案管理創新奠定基礎。

3.3 加大信息化建設工作

在信息時代背景下，文書檔案管理工作的方式及技術得到了顯著的提升。在保存文書檔案資料時可以利用計算機技術，確保文書檔案資料的安全性，同時也可以讓文書檔案資料收集與整理工作變得更加高效。在實際的操作過程中，需要注意文書檔案資料的嚴密性，通過細致分類對各項文書檔案資料進行區分。在電子文書檔案保存時，均需要打印紙質材料進行備份保存，避免出現資文書檔案資料遺失而無法彌補的現象。在技術建設方面，可以聘請先進的專業人員進行管理，加強對文書檔案信息管理軟件的維護工作，避免出現軟件故障而產生資料遺失現象。

3.4 建立完善的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是確保各項工作開展的關鍵因素，同時也是提高文書檔案管理工作有效性的主要途徑。首先需要通過管理制度對文書檔案管理人員作出規定，提高他們的工作責任意識及態度，進行定期考核測試綜合素養。其次需要對各項文書檔案管理工作進行明確規定，為文書檔案的各項操作提供制度依據。如文書檔案的內容歸類、目錄及標題的設置要求等細節，這樣不僅有利于文書檔案管理工作信息化建設，還可以方便后續查詢。除此之外，還應當通過文書檔案管理制度對資料的收集與整理提出要求，如檔案存放要求，對待一些價值較高的檔案時需要進行特殊存放或者轉存操作，確保文書檔案管理工作的規范性。除此之外，文書檔案管理部門需要認真學習并落實各項管理制度，通過制度嚴格要求自己的行為，努力提高文書檔案管理工作的實效性。

4 結束語

綜上所述，現階段機關事業單位文書檔案管理工作仍然存在許多不足亟待改進，因此需要加強對機關事業單位文書檔案的管理工作，結合企業所存在的問題采取科學合理的策略加以解決，加強對文書檔案管理工作的重視，不斷提高管理工作人員的綜合素養，積極推進文書檔案管理信息化建設，健全與文書檔案管理工作有關的制度，通過這些來提高機關事業單位文書檔案管理工作水平。

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