事業單位應用電子檔案存在的風險與控制

趙鳳雷

摘 要：信息技術的快速發展，檔案管理信息化時代的來臨，事業單位檔案管理必須有效應對來自互聯網的風險。當前事業檔案管理信息化主要集中于進行管理系統的建設和數據庫的開發，沒能基于復雜的網絡環境建立完善的檔案風險控制機制，導致檔案運行中存在潛在的風險。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;風險控制

本文從事業單位檔案管理的現狀出發，分析風險管理手段對提高檔案管理工作有效性的重要價值，著力構建完善的檔案管理工作體系，達到提高檔案管理質量，消除檔案管理風險隱患的目標。

1 電子檔案安全管理的重要價值

1）提升了檔案應用效率。加強電子檔案的管理工作，有助于構建專業的檔案管理體系，可以消除檔案運轉使用中的各種潛在隱患。完善檔案管理風險控制體系，有助于糾正檔案管理中的不當行為，可以極大地提高檔案管理工作的效率，消除檔案管理的風險因素。首先，消除檔案管理系統中的潛在風險因素，消除病毒、木馬或錯誤數據，可以更好的發揮檔案管理系統的數據信息傳遞與數據檢索的作用，有助于發揮電子信息系統的運算速度優勢，提高了檔案數據信息的存儲效率與工作質量。優化電子檔案管理系統，可以更好的查詢檔案數據信息的記錄，可以全面了解檔案的訪問使用情況，進一步消除了可能存在的信息的遺失、缺漏等問題。信息化的檔案管理風險控制可以最大限度的保證檔案的安全性，有效的消除了檔案使用隱患，提高了檔案管理整體質量。

2）保證檔案傳輸安全。加強電子檔案的安全管理與風險控制，可以解決人工操作方面的隱患，減少因為隨意操作導致的檔案管理風險隱患問題。以往檔案的傳輸對人工操作依賴較大，現代檔案管理可以優化檔案管理體系，實現檔案數據信息的有效優質傳輸，達到了最大限度的防止檔案破損毀壞的目標。加大檔案管理風險控制的力度，有助于最大限度的防止各種數據信息資料的丟失問題，可以降低檔案破損等風險概率。建立良好的檔案安全運轉防護體系，能夠在網絡出現故障時實現數據信息的有效恢復，從而幾乎避免了檔案丟失的現象，抵消了檔案使用方面的問題。

3）最大限度實現信息共享。電子檔案風險控制可以解決信息共享時的風險，為信息的傳遞搭建良好的保護屏障，更好的防止了信息在傳遞時出發的丟失、惡意篡改等問題。運用電子化的數據管理控制，可以最大限度的實現信息數據的共享，有助于運用互聯網實現檔案的及時更新，進一步為經過系統驗證身份的用戶提供更必要的信息支持。加大風險防控工作的力度有助于更好的保證檔案信息的公開性，實現了公益檔案向社會的廣泛公開，優化了檔案服務共享秩序，更好的滿足社會使用檔案需求。共享已經成為新時代對事業單位檔案管理的要求，建立風險控制機制可以消除檔案共享時的隱患，提高檔案數據共享的質量，滿足不同層次用戶使用各類數據信息的需要。

4）方便用戶進行信息存儲。相對傳統的紙質檔案管理，電子檔案可以存儲在硬盤當中，云存儲空間更加擴大了信息存儲的量，有助于在分布式存儲體系下更好發揮所有終端計算機存儲檔案的價值。建立良好的風險控制機制，可以消除檔案存儲方面的風險，有助于應對來自外部的入侵，保證檔案數據信息的存儲安全。加強檔案存儲風險控制力度，不僅可以優化存儲空間，還可以實現對各種來源的檔案進行有效存儲，保證檔案存儲的穩定性與持久性，有助于節約檔案管理資源，推動事業單位檔案數據信息進行全面存儲，解決了信息來源多樣、信息質量不同、信息存儲形式復雜的需要。

2 電子信息檔案管理風險控制的措施

1）引進先進管理技術。事業單位檔案管理應當具有與時俱進與轉型發展的理念。當前事業單位檔案管理應當樹立大檔案觀，不僅做到為國守史，還要進一步向社會體現檔案的應用價值，著力在先進技術的輔助下提高事業單位檔案的公益開放屬性，真正的滿足全社會使用檔案的需求。首先，應當引進先進的檔案存儲與管理系統設備，加大數據庫的開發力度，在大數據理念下實現有關事業單位數據信息的全存儲。其次，在檔案安全管理控制方面引進必要的設備，保證檔案數據信息在安全的環境下進行，防止檔案受到外來入侵，基于先進的計算機設備保證檔案在安全環境下運行。 第三，加大檔案加密技術的引進，根據互聯網傳遞檔案的現實，提高檔案的加密工作水平，防止檔案信息在互聯網泄密。第四，引進智能化的檔案管理系統，有效劃分檔案管理人員與訪客的作用權限，根據不同用戶的級別賦予檔案的使用權，從而達到檔案資源的有效開放的目標。

2）完善相應規章制度。為了提高事業單位檔案管理有效性，還要構建專業的檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的重點，著力構建優質的檔案管理工作體系，基于制度化的方式對檔案管理工作進行全面有效的監督管理。首先，在電子信息技術的理念下不斷更新檔案管理方法，有效壓縮檔案管理工作成本，基于政府對檔案數據全開放的要求，進一步更新檔案運轉方式，滿足上下級機構的檔案使用需要。其次，提高檔案管理的精細化、專業化與全面化水平，圍繞著國家有關專業檔案管理標準，加大事業單位重點檔案信息的梳理工作，在電子化的理念下提高數據的存儲水平，不僅推動數據類型的多元化，還要達到存儲數據標準化目標。第三，形成良好的責任分工體系，盡量的彌補檔案管理技術人員不足的問題，切實調動檔案管理骨干積極的遵守相關工作規章制度，發揮基層檔案員的重要作用，形成檔案管理合力，達到提高檔案工作水平目標。第四，形成風險應急響應機制，編制檔案管理風險應對預案，在出現檔案管理問題時可以有效應對。

3）優化檔案管理體系。事業單位檔案管理是政府檔案體系的重要組成部分，只有形成良好的檔案工作的運轉體系，才能發揮事業單位檔案對社會建設的支持作用。首先，形成必要的分工機制，明確事業單位檔案管理部門的職能，確定檔案管理的重點，根據國家有關部門下發的要求積極的落實好檔案管理任務。其次，組織專業的檔案管理團隊，在信息化的理念下提高檔案管理人員風險控制與應對的水平，促進檔案管理人員積極的梳理檔案日常運轉風險，基于強有力的風險排查、分析、調控工作達到處置潛在風險的目標。第三，形成完善的檔案管理預案，發揮各級人員在應對檔案管理系統風險方面的作用，在第三方輔助機構的指導與技術支持下能夠及時的消除檔案管理的隱患。形成快速響應體系，在日常做好實時監控基礎上，還要提高檔案的備份工作質量，做到可以有效彌補檔案管理系統的損失，盡可能的消除檔案管理工作中的各種隱患。

4）提高管理人員安全意識。事業單位應當大力提高檔案管理人員的安全意識，強調檔案管理人員履行安全防控工作的職責，基于良好的安全風險意識達到消除風險隱患的目標。首先，事業單位檔案管理人員應當明確檔案理的重點，優化檔案管理的工作措施，著力以科學化、系統化和全面化的措施進行檔案風險控制。其次，還要加強檔案管理風險控制技術的培養，基于信息化的實時網絡監控設備分析風險源，制定具體的防控風險預案，達到提高風險控制有效性，降低檔案管理工作損失的目標。

3 小結

事業單位電子檔案管理工作對于構建公益性的政策綜合檔案管理體系至關重要。加強事業單位電子檔案的應用是社會的廣泛需要。在事業單位檔案日漸公開的背景下，事業單位必須提高檔案管理風險的控制能力。重點重視檔案管理系統的建設，提升檔案管理工作的時效性與針對性，著力建立完善的檔案管理工作體系，從而滿足全社會對檔案管理工作需要，達到強化檔案管理質量目標。

參考文獻

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