事業單位辦公室行政檔案管理工作的優化措施

張麗

摘 要：事業單位應當提高行政檔案的管理水平，注重發揮行政檔案在輔助事業單位發展中的重要作用。在信息化、標準化、科學化和系統化的檔案管理理念下，事業單位應當提高行政檔案管理的總體質量，著力構建專業的行政檔案管理體系，切實提高行政人員的檔案管理技術能力。事業單位只有強化分析檔案管理機制，才能提高行政工作的效率，解決行政工作存在的主要問題。

關鍵詞：事業單位;行政檔案;管理機制

行政檔案是重要的工作信息載體，事業單位的行政檔案在很大程度上記錄了事業單位的日常運轉情況，上級交辦的各項工作任務，事業單位的規范化、制度化、標準化管理等信息均記錄在行政檔案管理工作當中。事業單位改革的深入進行需要行政檔案的大力支持。提高行政檔案管理工作的水平，可以梳理事業單位管理中的問題隱患，從而提高事業單位管理工作的整體效率。事業單位行政檔案記錄了事業單位發生的重大事件，具有憑證與歷史參考價值。行政檔案記錄了事業單位參與社會活動的信息，對于保護事業單位的合法權益，促進事業單位發展意義重大。

1 當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度不健全。檔案管理工作需要形成科學化、有序化、系統化的管理機制。當前事業單位的行政檔案管理主要依靠辦公室進行，各業務部門未能配合行政檔案管理工作的深度開展。由于缺乏科學化的行政檔案管理工作制度，沒能基于行政檔案的運轉機制完善管理標準，因此影響行政檔案管理的工作水平。例如，當前事業單位行政辦公室未能執行有序科學的收集、整理、分類、共享管理機制，不能根據信息化的檔案管理運轉體系建立有效的行政檔案的分類存儲與收集整理規范機制，導致行政檔案管理的效率低，行政檔案管理任務不落實，行政檔案沒能按照上級要求有效歸檔，因此行政檔案的科學化水平低，行政檔案管理工作的整體質量水平有待提高。

2）專業素質有待提高。事業單位行政檔案管理不足的主要問題在于現有的人員不熟悉現代化的行政檔案管理工作方式方法，有限的檔案管理制度設備，傳統的檔案管理人員，缺乏先進理念的檔案管理工作方法嚴重的制約了行政檔案管理工作的效率。有些事業單位的從事行政檔案管理的人員不掌握先進的工作方式，存在著工作理念落后，工作技術手段不足，不熟悉信息化環境下的檔案運轉機制的問題。事業單位還要構建優質的行政檔案管理體系，有效的消除行政檔案管理的認知偏差，提高行政檔案管理的整體工作效率。事業單位還要消除行政檔案管理存在的榮譽感與責任感不足的問題，形成綜合性的行政檔案管理工作體系，達到提高行政檔案管理工作效率的目標。

3）管理手段比較落后。在信息化的大背景下行政檔案管理工作的信息技術手段相對落后，檔案管理的方式方法較為陳舊，行政檔案管理工作技能還有待加強。行政檔案管理應當有效消除傳統檔案管理方式帶來的弊端，著力解決行政檔案管理易發生錯誤的問題。行政檔案管理還要秉持高效和系統的基本原理，著力分析找準行政檔案管理的實際情況，切實運用信息化的技術設備解決行政檔案管理低效的問題。首先，有效的防止人工檔案管理方式還來的行政檔案錯誤率高和收集歸檔不及時的問題，進一步解決檔案數據傳遞不到位的問題，著力形成綜合化行政檔案管理工作體系。其次，有效防止因為行政檔案管理缺乏有效的系統備份造成的檔案數據信息丟失的問題。第三，開發專業的檔案管理系統，有效解決以往存在的檔案數據信息收集不及時的問題。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

1）在思想上高度重視。高度重視行政檔案管理對于提高檔案工作的效率，發揮行政檔案的應用價值有重要的意義，事業單位領導應當在檔案分類管理改革的大背景下充分的重視行政檔案管理，形成專業的行政檔案管理與監督機制。首先，切實加強行政部門對行政對檔案管理的重視程度，著力普及檔案管理的相關法規。其次，事業單位分管行政部門的領導應當加大對行政檔案的監督管理工作力度。第三，定期分析總結行政檔案管理的問題，根據行政檔案管理的現狀提出有必要的改進建議，著力構建完善的行政檔案管理機制，達到提高行政檔案工作效率，創新行政檔案管理體系的目標。第四，加強行政檔案的業務考核，形成全面科學化的審核管理工作機制，找出行政檔案管理的問題，達到提高行政檔案管理的主動性、積極性、創造性和科學化的目標。

2）強化檔案技能培訓。專業的行政檔案管理人員對于發揮行政檔案的價值有重要的意義。事業單位應當重視兼職行政檔案管理人員的工作能力培養。首先，加強行政人員的檔案管理技能培訓，促進兼職行政檔案管理人員掌握先進的檔案管理工作方法，在應付常規檔案管理工作基礎上掌握信息化的檔案管理工作方式。其次，還要對現有的行政檔案管理工作現狀進行分析，總結行政檔案管理工作的問題，針對事業單位行政檔案管理的問題開展針對性的業務培訓，促進行政檔案管理人員掌握正確的操作方式，注意檔案管理工作易出現的問題。第三，挖掘現有檔案管理人員的工作潛力，基于行政檔案管理工作的需要，提高行政檔案管理的效率，挖掘行政檔案資源的價值，開展專門的業務技能培訓活動。

3）完善檔案管理制度。事業單位必須不斷完善檔案管理工作制度，創新行政檔案管理方法，圍繞著行政檔案與上級主管機關的有效對接需要，著力提高行政文件、數據、密件的管理水平。首先，應當以集思廣益的態度積極征求相關各部門的檔案管理工作意見，形成良好的行政公文的傳閱與歸檔收集工作制度。加強對錯誤信息的判斷力，尤其以科學化的措施防止行政檔案出現收集與傳遞使用的風險。其次，采用科學化的制度對行政檔案姝漏洞及時彌補，做到及時的匯總整理檔案，實現檔案資源的全面匯編，找出解決檔案管理漏洞的措施，定期實現全面的檔案收集與整改。根據事業單位的業務工作需要完善行政檔案的共享制度，加強行政數據信息的整理工作，圍繞著重大工作事項、主要工作信息、業務部門的需要及時的將行政檔案資源傳遞給相關部門和人員。

4）引進先進管理技術。技術升級對事業單位辦公室檔案管理有重要意義。由于行政檔案的使用率較高，部分事業單位行政檔案主要由行政辦公室獨立管理，因此檔案管理技術的科學性、有效性和專業性方面還待完善提升。事業單位在采用雙軌制是管理行政檔案時，應當把大數據、云技術與行政檔案的開發利用聯系起來。根據行政檔案管理信息化的發展趨勢，不斷引進先進的行政檔案管理設備，制定行政檔案管理設施設備的發展計劃，逐步的對各種檔案資源進行深度有序的開發，提高行政檔案的匯編水平，從而提高檔案管理的科學性，解決行政事業單位檔案管理工作的問題。事業單位應當開發先進的行政檔案管理系統，加強對辦公自動化系統中行政檔案的收集工作力度，在全面有效的數據收集機制下提高檔案管理工作效率，解決行政檔案管理的現實問題。

3 結論

檔案管理是事業單位行政工作的重要內容，行政檔案管理與事業單位各項業務工作的有序進行密切相關，檔案管理人員只有重視行政檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效率和質量，切實在技術上、制度上、培訓上不斷強化升級，才能推動檔案管理工作順利發展，促進事業單位快速發展。

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