XM乳業存貨內部控制研究

付宇鑫

[摘 要]本文通過對XM乳業存貨內部控制中存在的問題進行研究，結合國內外研究理念，提出改進方法，幫助企業更好地實現存貨內部控制，保護企業財產不受損失。

[關鍵詞]存貨;內部控制

[中圖分類號]F426.82 [文獻標識碼]A

1 研究背景

存貨是企業資產中重要的組成部分，是企業進行生產、經營活動的物質基礎。一個產品從開始生產加工到生成完成出廠要經歷許多環節，如果企業的存貨數量過多，則會占用大量的企業流動資金，可能會使企業的流動性資金鏈有斷裂的可能性。因此，作為企業來講，對存貨的內部控制研究要十分重視。但是大多數研究表明，我國的很多企業的存貨內部控制依然僅僅停留在對制度的建設上，并沒有發揮內部控制的作用，這些企業認為內部控制的建設就是一些簡單的條文而已，管理層更多的時候僅僅考慮如何讓企業的利潤變得更高，對于存貨的內部控制沒有投入很大的關注。

2 國內外研究現狀

2.1 國外研究現狀

Maley（2008）建議企業限制存貨儲存區域的訪問權利，只允許授權人員進入存儲區，盡可能降低人員因素對存貨數量的影響程度，保證存貨的安全。Hollis Ashbaugh Skaife ，Daniel W.Collins，Willam R.Kinney（2008）通過分析研究企業的財務報表，發現如果一個企業的內部控制有缺陷，那么報表中的某些項目很可能會存在異常，而且使報表發生錯誤舞弊的風險提高。

Bragg（2011）在針對存貨采購存在的風險進行分析后，幫助企業識別采購中的關鍵節點，明確改進重點，并提出200 條實務指導企業完善內部控制制度。Leavins（2013）認為企業可以利用無線射頻識別技術標記公司存貨，通過無線電波全程跟蹤倉儲過程，建立能夠有效監控的技術體系以確保存貨處理流程的規范性，為存貨安全提供保障，幫助企業實現存貨高效管理。

2.2 國內研究現狀

王紅云（2008）通過對中小企業的存貨管理進行研究分析，在存貨管理人員的控制、采購控制、領用控制、銷售控制、盤點控制五個方面提出了建議。林世權（2008）等人通過對187家制造業上市公司的年報進行了數據分析，結果表明存貨周轉率較高的企業，資產利潤率和凈資產收益率都呈現上升的趨勢，這表明存貨的管理水平與公司價值為正相關關系，并認為企業的存貨主要風險在于儲備、減值、信息、金融四個方面。

王芳（2010）以企業存貨內部控制的目標為基礎，對中小企業存貨內控存在的問題進行了研究，認為降低存貨的成本可以為企業創造新的利潤。徐軍（2011）以商業企業為研究對象，對其存貨內控存在的問題進行了研究，認為對于商業企業的存貨內控而言，最關鍵的環節在于采購環節的控制，并對完善存貨采購控制提出了整改建議。

3 XM乳業存貨內部控制流程

3.1 采購環節

由采購部門提出申請，填制采購申請單之后，交給相關部門進行審批，審批通過之后再由財務部門付款，而供應商的選擇由采購部門負責，嚴格按照企業實際的生產運營需要，選擇符合條件的供應商，簽訂采購合同由采購部門和財務部門共同審批。

3.2 入庫環節

所購的存貨運至公司后直接進入倉庫，由倉儲部門的人員核對品種、數量等基本信息，如果涉及生產消耗，還應當有生產部門負責檢驗，鑒定其是否符合使用標準，再由倉儲部門出具入庫單，放入倉庫指定位置。之后由生產車間填寫領用單領用進行生產，倉儲部門同時出具出庫單。生產結束后將產成品或半成品運至倉庫儲存，倉儲部門同時出具入庫單。

3.3 出庫環節

產成品發出時，由倉儲部門出具出庫單，清點數量之后再裝車發運，XM乳業的庫管人員出具的出庫單，除了自己留存和準備交給財務部門以外，還會多出具一張，交給貨車司機，在出廠區大門時由司機交給門衛備存。

3.4 盤點環節

XM乳業的財務人員會在每個月的月底定期與庫管人員進行盤點，且這兩個企業所生產的奶粉與酸奶由于儲存條件的不同，分別存放于不同的倉庫。

4 XM乳業的存貨內部控制問題分析

4.1 采購環節存在的問題

XM乳業在實際的采購過程中，工作人員為了減輕自身的工作量，采用集體采購，增加了采購訂單，為企業超額購進了存貨，超出了企業實際的需要。在實際的采購過程中，一些員工沒有及時地處理采購信息，不能夠及時地處理采購訂單，造成訂單發生積壓，加大了相關人員的工作量，促使其選擇跳過采購計劃的執行過程。這種做法加重了企業的倉儲部門負擔，造成存貨積壓，出現長期不使用的存貨。

4.2 入庫環節存在的問題

在XM乳業中由于驗收人員的能力不足，導致企業驗收入庫的原材料部分存在變質的情況。據媒體報道，在湖南邵陽，部分消費者反映其所購買的XM乳業生產的6罐“因愛寶貝”系列奶粉中，有3罐存在異味和無生產日期的問題。在此事之后，XM乳業在湖南負責該系列產品的代理商已經宣布終止與XM乳業的合作，且就異味和無生產日期的問題向XM乳業發送了律師函。由于驗收程序執行的不過關，在一定程度上不僅對XM乳業的利潤產生影響，還對其企業形象有一定的負面影響。

4.3 儲存環節存在的問題

XM乳業在實際盤點中發現，部分存放包裝材料的倉庫有漏水跡象，但是直到盤點時才發現，庫管人員解釋說是由于這些包裝材料，有一兩個月沒有領用生產，且存放的位置在倉庫的后排，而前面有大量的其他材料擋住了視線，沒有辦法觀察到它的存放情況。但是。這些包裝材料在賬面上的價值比較大，由于庫管人員沒有將每一種負責的存貨都檢查清楚，可能存在變質、損害質量的風險，在一定程度上造成了企業的財產損失。企業的倉庫沒有電子物流系統，這就使得庫管人員手上的存貨數據沒有辦法及時地輸入企業財務系統中，現有的存貨與財務賬面上的存貨就會存在著差異，最終導致企業存貨的數據不準確，

4.4 盤點環節存在的問題

XM乳業在實際盤點中發現它的倉庫并沒有建立電子物流系統，存貨的數據記錄比較混亂，盤點時出現很多錯誤;部分庫管人員對于倉庫內存放的物品不太熟悉，導致應該盤的存貨實際上沒有盤點到，最終和賬面記錄的產生差異;由于集團總部需要扭虧為盈，辭退了大量員工，對剩余的員工進行了崗位調整，而新到崗的負責與倉庫對接的會計對其業務不太熟悉，對盤點中存在的差異無法進行合理解釋，對倉庫的情況也不是很熟悉，庫管人員沒有注意到有存貨未被盤點的情況，而會計也同樣沒有發現;在企業自己年末盤點時會計就發現賬面與實際庫存存在差異，但是卻沒有及時地進行跟進處理，也沒有調查其差異存在的原因，直至監盤時這個差異仍然存在。

5 完善XM乳業的存貨內部控制的建議

5.1 改進存貨的采購流程

XM乳業可依據企業的自身特點采取一個定量的采購方式，它主要是對訂貨量進行一個預算，給后續的采購活動提供一個較為具體的參照數值，并且要根據供應商距離企業的遠近，結合運費，確定一個最經濟的發貨點與發貨時間，同時預估每批的訂貨數量，減少采購、運輸和存儲的成本。但是，企業用于生產乳制品的重要原料是原奶，它具有時間的局限性，建議該企業采用定期采購的方式收購。企業的采購部門應該按照年初的生產預算，編制年度采購計劃，并結合每年的淡季和旺季，將年度計劃分解為月度計劃，再根據生產部門的需要和企業存貨的存量來提出物資的采購申請，按照企業規章制度規定的程序和權限進行審批。

5.2 嚴格執行存貨驗收流程

當企業采購的物資需要入庫時，要經過嚴格的驗收：首先要確保供應商發貨的物資和企業的采購訂單上的物資是一致的，按照采購訂單來對入庫的物資數量進行清點;其次庫管人員應當對采購物資的外觀進行檢查，觀察外包裝是否完整，有無破損，標簽是否完整等，可以隨機抽幾個貨物進行拆開檢查，看其是否有變質和破損;企業在采購乳制品時，應當對貨物的質量進行仔細的檢查，特別是要檢查它們的關鍵質量指標;庫管人員在對貨物進行驗收時，最好能夠建立一個驗收資料庫，將經過庫管驗收的物資的各項基本信息都錄入，以備后續的查驗;負責驗收的工作人員應當在驗收程序結束之后，在相關單據上簽字確認，將責任落實到個人。

5.3 規范存貨倉儲流程

按要求記錄存貨數據，每個庫管人員要管好自己負責的區域，針對該區域存放的存貨建立相關的臺賬，要保證出入庫數據的完整，對本區域內存放的存貨的相關規格、品種和存放數量等信息都要進行記載，及時地更新，并及時地向相關部門上報存貨數據，絕對不能因為記載程序繁瑣而采用簡化手段，每個存貨的數據都要日清月結，企業的存貨在保管過程中如果出現問題，比如丟失、損毀等，則需要負責該存貨存放區域的庫管人員承擔相關責任。

5.4 完善盤點后續工作

（1）對盤點結果進行分析。在企業的盤點工作結束之后，參與盤點的員工應當對盤點結果進行分析。如果存貨的盤點結果和企業賬面記載的數量不一致，要對差異的產生原因進行調查，最好是要做成一個書面報告，向相關部門及領導匯報。如果存貨在盤點過程中發現其出現損毀變質的情況，要及時進行處理，可以由倉儲部門選擇銷毀或者是由銷售部門進行折價處理。

（2）做好盤點準備。企業在進行存貨盤點之前，要做好盤點的準備工作。首先，要對參與此次存貨盤點的工作人員做好分工，明確每個人需要到哪些區域盤點哪些存貨，要對參與盤點的人員進行培訓，明確解釋說明盤點過程中將要使用的方法和程序。其次，參與盤點的工作人員應當在盤點過程中端正態度，認真負責，不包庇，不隱瞞，保證存貨盤點結果的真實、準確和完整。最后，企業在確定參與盤點的人員時，最好能做到互相監督和互相制約，每次的盤點結束之后都要所有參與盤點的工作人員進行簽字，將責任落實到個人，最大程度減輕舞弊風險。

[參考文獻]

[1] Maley， Amy H.Internal Control for Inventory[J]. Newspaper Financial Executive Journal，2008（08）.

[2] Hollis Ashbaugh‐Skaife， Daniel W. Collins， William R. Kinney Jr.， and Ryan La Fond .The Effect of SOX Internal Control Deficiencies and Their Remediation on Accrual Quality[J]，2008（08）.

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