淺析高校學生檔案管理弊端

摘 要：學生檔案是學校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人經歷、品德、才能、學習和工作表現的、以個人為單位保存以備查考的文字、表格等歷史記錄。本研究以學生檔案為切入點，探索高校學生檔案管理弊端，體現為：對學生檔案不重視、內容不全面、整理不規范、傳遞與服務不科學不先進。

關鍵詞：高校 學生檔案管理 弊端

一、學生檔案的概念

學生檔案是學校在學生管理活動中形成的，記錄和反映學生個人才能、經歷、品德、學習和工作表現，并以學生個人為單位保存，供查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案是高校學生管理的重要體現，一份簡單的學生檔案，不僅能體現高校教育教學改革與發展的水平和社會聲譽，還能反映學生的個人能力，更是單位選拔人才的重要根據。

二、學生檔案的重要性

2008年9月1日起實施的《高等學校檔案管理辦法》明確規定了學生檔案作為高校檔案管理單獨一類，體現了國家教委和檔案行政部門對學生檔案的高度重視。學生檔案大致包括：高中檔案、學生的入學登記表、體檢表、成績表、各種獎懲記錄、黨團關系、學籍檔案、畢業生登記表等，能從各個角度折射出學校的管理水平與學生的能力。各高校只有切實做好學生檔案的管理，才能實現系統規范化管理學生的目標[1]。

1.從教學改革與發展的角度看

學生檔案既是人才培養工程的核心材料，也是獨顯人才素質的重要信息載體。一份獨具特色、內容豐富、材料真實、準確無誤的學生檔案能折射出教育教學的全過程及其辦學成效，同時也是學校教學質量與學生素質的真實寫照。

2.從高校的角度看

如果要說學生是高校的產品，那么學生檔案就是高校最好的“產品說明書”，它不僅展示了校風、學風、辦學特色以及綜合實力的重要窗口，更是反映學校嚴謹的工作作風與創新的教學理念，同時還能為高校贏得良好的社會聲譽。

3.從學生的角度看

學生檔案是學生未來人生的起點，畢業以后只要學校與社會保障局協調，取得報到證后，學生檔案轉入就業單位或社會保障機構，學生檔案就轉變為人事檔案。所以學生檔案是學生人生道路上永久的“身份證”，具有原始性、唯一性等特點。

4.從社會的角度看

學生檔案是學生走入社會的唯一“通行證”，為不同性質的用人單位提供考查人才的重要渠道，能節約成本和時間，并能高效率地選拔合適的人才。

二、高校學生檔案管理弊端

現就本人多年的人事檔案管理經驗從以下四個方面談談高校學生檔案管理弊端。

1.不重視學生檔案

（1）用人單位不重視。一些用人單位對學生檔案是否與錄用人學生同行沒有做出明確規定，工作了十多年的職工竟然不需要調檔案。例如：我校庫存學生檔案上萬冊，部分檔案是十多年前的，按理這些學生大都已就業，只因用人單位不重視檔案而導致學生檔案滯留學校十多年，甚至幾十年。

（2）學生本人不重視。近年來，我們檔案館要接待不少因晉升職稱或因升職來校提檔案的一些“老學生”，以及受訪不少因幾十年不知自己檔案去向的“老學生”。

2.學生檔案材料收集沒有統一標準

（1）黨、團關系沒有明確規定是否放入學生檔案材料中。今年一部分用人單位調檔，強調學生的黨員檔案必須與學生檔案同行，就我校情況來說，學生檔案材料不包括學生黨、團關系，用人單位的要求不僅給學生帶來麻煩，給檔案館也添了任務。

（2）學生檔案內容單一。今年我館接待了不少學生因考上公務員或找到工作單位后，用人單位來校政審的利用者。學生檔案材料是用人單位考查人才的重要渠道，檔案內容單一，用人單位無法全面了解。

3.學生檔案的整理不規范

（1）沒有實行部門立卷。以我校為例，學生檔案材料的收集和整理、傳遞都是檔案館負責，這樣大大增加檔案館的工作量，更可怕的是出差錯。學生的檔案材料大都是院里產生的，院里最了解學生情況，如果學生檔案能部門立卷后再移交檔案館，不僅內容豐富，獨具特色，而且還能提高正確率和工作效率，同時，可節約成本。單就學生成績來說，一部分學生因掛科要補考，這些學生的名冊檔案館不知道，缺成績單或是成績單不合格，整理人員要經過再三的審查甚至要多次電話聯系院里才能確認。

（2）相關部門沒有積極配合。學生檔案材料是由多個部門產生的，就我校而言，體檢表是學校醫務室提供的，成績單、畢業生登記表、學生實習手冊等由院里提供，而中學檔案和報到證又是由學生本人和招生就業處提供。如果這些部門不積極配合，檔案館在有限的人力條件下是很難在很短的時間內去滿足用人單位的要求。

4.學生檔案傳遞方面

（1）采用什么樣的傳遞方式沒用完全統一。一部分用人單位，特別是部分人才中心要求走機要件，2015年4月，人社部聯合中國郵政集團公司發布文件，學生檔案寄送方式由機要通信改為EMS郵政快遞。也會增加了檔案館的工作量[2]。

（2）沒有解決學生檔案的遠程服務問題。學生檔案是民生檔案，民生檔案是信息時代的焦點問題，其檔案信息應實現遠程服務。我校學生檔案去向大致為本省學生檔案寄回生源地市教育局，外省的保存學校檔案館，就我校學生檔案去向問題學生可在網站查到，學生提取檔案只需把身份證、畢業證以及郵寄地址傳真檔案館或把信息發郵箱，就可通過EMS傳遞到學生指定目的地。但如果是用人單位要政審或考查學生就必須親自來學校，遠程服務異地調檔問題未能解決。

綜上所述，學生檔案的管理確實存在不少問題，特別是信息化時代，學生檔案的管理依然停留在紙質檔案管理層面上，如果高校對學生檔案的管理能提高到信息化管理層面上，那上述問題就可迎刃而解了。

參考文獻

[1]李煒.淺談高校學生檔案管理主要問題與對策[J].蘭臺內外，2019（10）：19-20.

[2]余子丹.畢業季學生檔案轉遞問題分析[J].辦公室業務，2019（9）：146.

作者簡介

周劍輝（1975—），女，漢族，湖南婁底人，館員，本科，湖南人文科技學院檔案館，研究方向：人事檔案管理。