電子檔案管理模式在檔案管理中的作用

王煜

摘? ?要：隨著信息時代的來臨，整個世界發生了巨大的變化，人們的生活、工作和思維方式也得到了很大的改變。大數據時代的到來對檔案管理工作產生的沖擊和影響也是顯而易見的。本文從電子檔案管理模式的發展背景進行分析，針對電子檔案管理區別于傳統檔案管理的特點予以闡述，指出在大數據時代，電子檔案管理模式更有利于檔案數據的存取和使用。最后，詳細分析了電子檔案管理模式在檔案管理中發揮的積極作用。

關鍵詞：電子檔案? 檔案管理模式? 大數據時代

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）09（c）-0186-02

科技在發展，社會在不斷進步，人們的生產和生活也日益豐富，隨之產生的和需求的信息量也在不斷增加，大量的信息需要整理和保存，這就對檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰。檔案管理部門積極創新檔案管理方法，開拓檔案管理的各項功能已迫在眉睫。大數據時代的到來，為檔案管理的信息化處理提供了可能。新時代要求我們用發展的眼光去認識檔案的價值，用創新的思維方式來拓展檔案的功能領域，使用先進的科學技術來提升對檔案的管理能力，使檔案的價值得以充分發揮。

1? 電子檔案管理模式的發展背景

第一，大數據時代的到來帶來了巨量的數據資源。大到國家治理、社會生產，小到個人生活，無時無處不和大數據有著種種聯系。隨著新技術和新應用的不斷推陳出新，國家、社會、企業、個人每天都在產生著大量的數據，大量的信息需要存儲和處理，這給傳統的檔案管理模式帶來巨大的壓力。

第二，大數據時代的到來改變了人們的生活和工作方式，也大大影響了檔案的服務功能。巨量的信息充斥著人們的工作和生活，必須對這些復雜而繁多的數據信息進行高效的管理才能保障人們正常生活秩序的井然有序。人們已開始認識到對這些與自身休戚相關的大量數據進行有效管理和使用的必要性和重要性。傳統的紙質檔案存儲量小，傳遞和查找速度慢且易出錯性已經不能滿足人們日益快節奏的生活和工作需求。檔案作為信息的承載者，有著傳承古老文明和智慧的雙重使命，做好檔案的收集和管理意義重大。檔案管理隨著科技時代的演變也發生了很大的變化，已不單單只是對紙質文字的收集歸檔和查閱，檔案管理肩負的使命在不斷變化著，它需要滿足不同地域人們的個性化、多樣化和高效化需求，這就要求檔案管理從實體管理過渡到虛擬管理，從紙質管理步入電子管理。在此背景下，電子檔案管理模式應運而生。它不但方便人們快速準確查閱信息，而且滿足異地人們的檔案信息共享，越來越成為輔助或替代紙質檔案管理的有效管理模式。

2? 電子檔案管理模式的特點分析

與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理模式主要是對電子化文件進行管理，這些電子文件不具備紙質文件的直接可讀性，而是將實體檔案信息以字節、比特的方式存儲在介質如磁盤、磁帶或光盤上，借助計算機等現代辦公設備來閱讀利用。其主要特點為：信息的查詢和檢索可以脫離人工操作，可以用更小的空間存儲更大量的信息，信息內容可以與承載體進行分離，信息內容可以同時在不同媒體共享查閱，必須依靠系統來實現管理。這些特點決定了電子檔案存儲模式相比于傳統檔案存儲方式具有更加節約存儲空間，存儲量更大，處理與傳遞信息的效率更快以及更加節省人力的優勢，但由于其材質的限制，電子文件存檔對于環境溫濕度和電磁干擾等要求很高。在當前的云計算時代，電子檔案大部分采用的是云存儲方式，這樣，電子檔案文件除了存儲在磁盤、光盤等介質中之外，還可以存儲在云端的網絡空間，不僅大大拓展了存儲空間而且使得數據更加方便存儲和隨時讀取。

傳統的檔案管理，主要是對檔案進行分門別類，由各個部門分別對本部門的檔案進行管理，這種管理相對封閉，雖然一定程度上保護了檔案的機密和安全性，但是卻限制了檔案信息的即時傳遞和共享，無法良好地發揮檔案在生產管理過程中的積極作用，因而，無法滿足現代管理的要求。傳統的紙質檔案存儲，由于內容多，信息量大，翻閱查找信息難度很大，浪費時間和人力，而使用電子存檔可以快速對有價值的信息進行檢索，節約了時間，提高了工作效率。

3? 電子檔案管理模式在檔案管理中發揮的作用

利用計算機的數字編碼技術將傳統記錄模式的文字、聲像等信息形成數字記錄的電子文件，存儲起來更加方便和快捷。電子文件的管理依靠計算機網絡很好地實現了信息的傳遞和共享，因此，電子檔案管理模式在檔案管理中越來越發揮著主導作用。

第一，檔案文化資源的收集范圍被擴大了，使得更多文化資源被保存，確保了資料的完整性。檔案資源承載著人類的智慧和文明，記錄著社會變遷與繁榮，完整地收集和保護檔案資源對國家和社會組織的發展以及個人的成長都具有重要意義。在以前科技不發達，技術處理落后的年代，檔案資源的收集和分類都受到了很大的限制，致使許多有價值的資料無法收集或存檔而流失，造成巨大的損失。大數據時代的到來給人們帶來了新的希望，它的“全數據”概念一下子刷新了人們的思維方式，信息來源渠道更加廣泛，一切信息都可以收集起來進行存儲，人們不再困惑于信息無處可放，無法查找和使用，各種類型的信息都可歸檔查詢，完整的數據檔案信息大大方便了人們的工作和學習。

第二，優化檔案業務流程，提升檔案業務管理能力。傳統的檔案管理工作各環節中主要靠人工來完成，檔案的收集主要靠“索要”;檔案的存儲和檢索靠人工整理和查找，不僅效率很低，而且查詢誤差率很高，費時費力不出結果;檔案的利用服務也是被動型的，有需要時才去查找檔案。大數據時代，云計算、云存儲、微服務、遠程服務、大數據采集和分析等技術，以及檔案網絡管理系統和應用平臺的出現，實現了檔案數據的全流程自動采集、存儲控制、查找和傳遞全智能服務等，有效降低了檔案工作者的工作負擔，計算機在快速完成加工工作的同時，使檔案的時效性得以保障，從而提高了檔案管理工作的效率。

第三，挖掘檔案增值服務功能，創造社會、經濟雙重效益。檔案的存儲是為了再利用，檔案的價值在于其服務社會，服務人類發展。但是在當前大量的檔案資源中，處于使用和再利用的僅僅很少，大部分的檔案資源都躺在檔案室里，處于閑置狀態，等待我們去發掘它們的價值。利用大數據技術和網絡共享功能有助于檔案信息在廣泛傳播的同時，讓更多的人們挖掘分析檔案的民族價值、文化價值、民生價值、社會價值以及經濟價值，以供全社會共同享用，造福人類。

第四，檔案管理機構的職能更加豐富，檔案管理體系變得更加科學。信息時代的到來，大量數據的產生，人們工作節奏的加快等等都沖擊著傳統的檔案管理模式，電子檔案存儲管理模式大大增加了檔案信息資源的存量和人們查閱獲得信息的時效及準確率，更加有助于檔案部門與其他部門之間的協作關系融洽，更有利于實現檔案管理與辦公自動化系統的資源共享，同時使人力、物力和財力都得到縮減，為構建科學的現代化檔案管理模式創造了可能。

4? 結語

隨著大數據時代的來臨，科學技術的進步以及檔案信息需求的多樣性，電子檔案管理模式逐漸進入人們的視野，并以其獨特的優勢迅速得以普及應用。電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力，擴大檔案資源的收集范圍和存儲空間，方便檔案的動態存儲和全面快速服務功能地實現，很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求以及社會發展的需求，已經成為檔案數據存儲管理的主要方式，在檔案的存儲管理中發揮著重要作用。

參考文獻

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