信息化時代檔案管理人員應具備的素質

宋喜山

摘 要：信息時代的到來，使檔案信息管理也從紙質的檔案悄然轉變到電子檔案，實現了檔案管理的現代化。檔案是真實記錄過去發生的事件，是社會的重要資源。提高效率和保護檔案成為檔案管理的重要內容，也對檔案管理人員有了更高的要求。筆者將從以上幾點分析，檔案管理人員應具備什么樣的綜合素質。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；人員素質

信息化時代的到來，改變了檔案的存儲和管理方式。檔案不再局限于紙質檔案，電子檔案已經進入人們的生活工作中。檔案管理方式應時代要求，也變得越來越科學性，安全性和準確性。檔案管理人員的工作水平也需相應提升，工作人員的素質要求也會更高。這就需要檔案管理人員積極學習現代化的檔案管理方式，提升自身專業素質，適應社會的發展。

1 當前時期電子檔案的應用特征

檔案是記載發生過的事件的載體，分電子檔案和紙質檔案。兩者是有本質區別的，其依托的載體也有所不同。前者是依靠電子信息技術的數據存儲功能，而后者是依靠紙張書寫保存。因此兩者的應用特點以及應用方式存在明顯差異。利用現代信息技術收集整理檔案信息，其效率和準確性要高得多。對于電子檔案的管理過程中，利用電子信息技術管理檔案更具系統性。對不同類型的檔案進行分類，查閱人員只要輸入關鍵詞就能快速找到自己所需要的檔案，方便快捷。除此之外，電子檔案也更具安全性。只需要儲存卡就能永久保存，而紙質檔案還會有損壞情況發生。龐大的紙質檔案存放空間是一個問題，如何對紙質檔案進行無損的保存更是一個難以解決的問題。

2 信息化時代檔案管理人員應具備的素質

2.1 思想政治素質和職業道德素養

良好的思想政治素養和職業道德素質，是每一個檔案管理人員應具備的基本素質。通常來說，檔案管理人員管理的檔案都是一些機要文件，這些文件對單位有著重要的影響。檔案信息的泄露需要從檔案管理人員做起，這就需要檔案管理人員具備一定的政治素養、道德素養，嚴格遵守各項規章制度，也是檔案信息安全的重要保障。當檔案管理人員面對社會的誘惑時，能時刻謹記自己的職責，拒絕誘惑。

2.2 專業的素質

每一行業都需要管理人員具備專業的行業素質，檔案管理也不例外。專業的檔案信息管理素養，是使檔案管理有序性的保證，是檔案信息管理工作高效率的前提，從而達到查閱人員快速查閱檔案的最終目的。檔案管理本身就是一件復雜、綜合性強的工作，檔案管理人員不僅僅是簡單的保管檔案，幫助查閱人員查找檔案資料，檔案的收集管理分門別類等也是重要的工作內容。這些工作內容也都需要檔案管理人員具備相應的工作技能、管理辦法，如檔案目錄的制作，關鍵詞快速搜索，電子檔案的科學性整理以及安全保管等等。尤其是電子檔案，還需要檔案管理人員具備一定的計算機知識，實踐操作技能，及時發現和修復檔案管理系統的漏洞，保證檔案管理工作的安全性。

2.3 創新

時代在發展，創新意識必不可少。現代化的檔案管理工作，不僅與傳統上有著本質的區別，在信息化時代，檔案管理還具有時效性。電子檔案是以計算機的存儲為載體，會隨著時代的發展而不斷變化、前進。如果要保持電子檔案的完整性，檔案管理信息系統也需隨著時代的發展而創新，停滯不前只會不利于檔案管理。相對應的，檔案管理人員創新意識不能殞沒，有創新才能有發展，如果失去的創新，檔案管理只會越來越滯后，難以滿足當今社會的需要。除此之外還需有敏銳的創新嗅覺，及時發現在檔案管理制度中的問題，解決問題，完善制度。檔案管理工作想要取得快速發展，是需要檔案管理人員不斷創新提供新方法新思路的。

2.4 法律意識

我國是法制國家，任何行業任何人都需遵紀守法。檔案管理人員也需具備一定的法律意識，保證檔案管理工作不會觸碰法律紅線。我國有專門的檔案管理法律法規，檔案管理人員也是需要熟知的。并根據法律法規來管理檔案，杜絕私自銷毀、造假、泄露檔案信息。對于傳統的檔案管理人員，法律意識仍需加強學習，新時期的檔案管理人員更是需要熟讀檔案管理法。

3 檔案管理現代化的發展現狀

3.1 檔案管理效率低

目前來說，許多檔案管理人員還是傳統人員，對于計算機還不是非常熟悉。很多單位的檔案管理人員還不具備計算機技能，對檔案難以進行有效管理以及應用。造成檔案收集上傳電子檔案效率低，準確度也不高。電子檔案收集人員與管理人員，普遍存在一個信息不對稱的問題，兩者之間沒有進行有效對接。這也造成電子檔案收集難度加大，管理不善。

3.2 專業素質人才空缺

目前電子檔案管理還是一個比較新的范疇，學校里對這方面的人才培養并不是非常完善，對于市場上這方面人才的空缺不能及時補足。高校學生們對于檔案管理方面沒有興趣，所以檔案管理專業的學生少之又少，畢業后能真正到檔案管理工作崗位上工作的畢業生更是寥寥無幾。另外，由于之前傳統檔案管理人員也是非專業人員，因為傳統檔案管理對工作人員的要求不高，以至于都是非專業人員去從事這方面的工作。她們在一定程度上缺乏專業系統的檔案管理意識，對于新時期的電子檔案管理，也無法提出專業的指導或幫助。對電子信息化的檔案管理工作也不能完全勝任，還需要重新培養人才，檔案管理實現電子信息化的難度又增加不少。

3.3 信息化檔案管理系統不完善

電子檔案管理實現有序化除了對檔案管理人員進行素質提成，還需要一個穩定的電子管理系統和基本的硬件設置。但就目前來看，許多單位都沒有一個完善可靠的信息系統，大家的檔案管理也是簡單存儲在計算機中，檔案管理的硬件設置也比較滯后。缺乏相應的檔案管理機構和人員配備，大大降低了檔案管理的效率以及質量。同時在信息安全上也存在一定的安全隱患，容易造成檔案信息丟失和泄露。

4 結語

現代化科學技術水平的提高，互聯網的普及應用，檔案信息管理也進入了電子信息化時代。傳統的檔案信息方式需要及時創新改革，檔案管理人員的綜合素質也需要一個質的提升。新時期的檔案管理人員，應積極跟上時代的發展，積極學習新事物新技術新理念，不斷提高自身能力，不斷學習電子化檔案管理方法。提升法律素養，創新意識，為更好的進行檔案管理工作努力。

參考文獻

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