大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

張鑫

摘 要：大數據背景下，人們的生活方式、工作方式也發生了翻天覆地的變化，與此同時電子信息檔案管理工作也迎來了諸多的挑戰，同時也存在很多的發展機遇，這需要電子信息檔案管理部門結合大數據時代的發展特色，不斷對管理模式進行創新，將大數據技術的優勢充分發揮出來，與時俱進，才能不斷提升電子信息檔案管理水平。

關鍵詞：大數據背景；電子信息檔案管理；創新

一直以來，電子信息檔案管理工作都被各行業乃至國家所重視，在科學技術飛速發展中，檔案管理也在進行不斷的創新，尤其是信息化、數字化時代的發展，也推動了檔案管理逐漸向著電子信息檔案管理方向發展，特別是在大數據背景下，電子信息檔案管理工作也得到了一定的改革和創新。在本文的研究中，筆者主要對大數據背景下電子信息檔案管理工作中的不足之處以及幾方面創新策略展開研究，具體研究如下。

1 大數據背景下電子信息檔案管理工作的不足之處

1.1 設備投入的不足

在大數據技術飛速發展下，也為各行業的發展提供可靠的幫助。例如，電子信息檔案管理可以通過運用先進的大數據技術提升自身管理水平[1]。然而，從實際調查研究中卻發現，由于受到多種因素的影響，導致電子信息檔案管理所需要的設備投入不足，例如，資金的不足、缺乏對設備引入的重視等，沒有將大數據技術的優勢充分發揮出來，同時也影響到電子信息檔案管理工作質量。

1.2 人員綜合素質水平有待提升

在大數據背景下，要保證電子檔案管理工作的質量，則需要有著高水平、高素質的檔案管理人員，才能確保工作的順利實施[2]。然而，在現階段電子信息檔案管理工作中，由于受到傳統觀念的影響，再加上大數據背景的沖擊，很多工作人員感到茫然，并不知道該如何提升自身的綜合素質水平，導致自身素質止步于此，而這遠遠趕不上時代的步伐，從而影響到電子信息檔案管理工作效率。另外，受到傳統觀念的影響，一些工作人員也會保守的按照傳統的檔案管理方式進行，而這也滿足不了大數據背景下電子信息檔案管理工作的發展需求。尤其是一些年齡較大的老員工，可能對計算機技術、操作、使用等并不熟練，不能將大數據技術的優勢充分發揮出來。

1.3 檔案管理模式創新遲緩

在新時期發展中，大數據技術的普及，雖然推動了電子信息檔案管理模式的創新。但筆者在實際調查研究中卻發現，由于受到多種因素的影響，如，人為因素、技術因素、設備因素、觀念因素等，使得電子信息檔案管理模式的創新較為遲緩，影響到電子信息檔案管理工作效率。

2 大數據背景下電子信息檔案管理創新策略研究

2.1 加大設備投入

在大數據背景下，電子信息檔案管理也應進行不斷的創新，而通過以上的研究中不難發現，如果是在設備投入方面匱乏的話，勢必會影響到電子信息檔案管理工作效率。對此，應加大對設備的投入，通過硬件設備的支持，能夠確保大數據背景下電子信息檔案管理工作的有效性[3]。首先，應重視計算機、數據存儲設備、數字化掃描輸入輸出等相關硬件設備的投入，大數據技術的實施需要有著硬件設備的保障，而這些硬件設備則是關鍵。當然，在硬件設備引入中，應以市場中較為先進的設備為主，通過可靠的硬件支持，才能為電子信息檔案管理工作提供可靠的保障。其次，應加強軟件的投入，電子信息檔案管理工作創新不僅需要硬件設備的支撐，更需要相關軟件設備的投入，具體應根據電子信息檔案管理需求合理選用軟件技術，將其作用充分發揮出來。

2.2 提升人員的綜合素質

通過上述分析了解到，由于受到人員因素的影響，使得電子信息檔案管理工作在開展的過程中，不能將大數據技術的優勢充分凸顯出來，從而影響到檔案管理工作效率。在面對這種現狀下，筆者認為應全面提升人員的綜合素質水平，人員是工作的核心，只有保證人員的水平達標，才能在很大程度上保證電子信息檔案管理工作的有效性[4]。首先，在人員綜合素質提升方面應全面結合大數據背景的發展趨勢，尤其是對已有崗位人員展開綜合素質培訓的過程中，應將大數據有關技術滲透到其中。例如，計算機技術、信息技術、數據庫控制技術等，同時應具備這些人員具備一定的實踐操作能力，可以通過定期開展實踐培訓的方式，豐富崗位人員的實踐經驗，也為大數據背景下電子信息管理工作的創新提供一定的幫助。其次，在大數據背景下，數據信息也極為龐大，因此，應提升崗位人員對各項檔案信息的分析能力、處理能力等，進而保證電子信息檔案管理工作質量。此外，在科學技術不斷發展的環境下，大數據技術也會進行不斷的創新，因此，電子信息檔案管理工作所使用的技術也不能止步于此，應結合大數據的發展環境，不斷對自身的檔案管理工作進行不斷改進和完善，這則需要工作人員具備一定的創新能力。總的來說，大數據背景下作為一名合格的電子信息檔案管理工作人員，應不斷進取、與時俱進，不斷提升自身的綜合素質水平，為提升電子信息檔案管理工作效率付出自身的努力。

2.3 管理模式的創新

大數據背景下，電子信息檔案管理工作模式也得到不斷的創新，當然，在具體創新中也需要結合自身的發展需求進行不斷的改進和完善，才能將其作用充分發揮出來。首先，應結合大數據技術的優勢不斷優化檔案管理制度，如，在檔案的收集、整理和提取檔案信息過程中，應結合具體需求，采取一體化形式給予科學控制，在具體落實中，實施相應考核機制。而且這種考核機制的實施，也能夠起到督促的作用，使得工作人員認識到自身工作的重要性，并與時俱進的不斷提升自身的綜合素質，進而提升電子信息檔案管理質量。此外，在具體的管理制度落實中，也應充分體現出其合理性、激勵性，在督促員工的同時，也能夠調動整體電子信息檔案管理工作人員的積極性。其次，應由傳統的分散管理模式轉變為集中統一管理的模式。大數據背景下，大數據技術、信息技術等先進技術給予電子信息檔案莫大的支撐，可以實現將以往多項管理系統進行整合，實現對電子信息檔案的統籌管理。這種統一集中的管理模式不僅可以提升電子信息檔案管理工作效率，同時也能夠最大程度的保證電子信息檔案信息的完整性，避免出現檔案丟失的現象。再次，應充分發揮出大數據技術的優勢，將傳統的紙質檔案管理模式向著電子化、數據化、信息化管理模式發展。傳統紙質檔案管理中，可能受到外物等因素的影響，會使得紙質檔案出現脫色、丟失、損壞等問題，尤其是一些重要的檔案信息丟失或損壞將會帶來較為嚴重的后果。而通過向電子化管理模式的轉變，不僅規避了紙質檔案管理的丟失、破損等問題，同時也能夠快捷地查詢、刪除、增加、修改檔案信息，提升電子信息檔案管理的有效性。

3 總結

綜上所述，在大數據背景下，各項信息技術、數據技術、數字技術、計算機技術等先進技術的發展也極為迅速，與此同時也推動了各行業的飛速發展。也就是在這樣的一個發展背景下，電子信息檔案管理工作也在進行不斷的改進和創新，尤其是管理模式的創新，不僅打破了傳統管理模式的限制，同時也消除以往管理模式所存在的隱患，使得電子信息檔案管理工作水平不斷在提升。

參考文獻

[1]陳文強.試論大數據背景下的電子信息檔案管理[J].青少年日記（教育教學研究），2018（08）：116.

[2]陳文強.試論大數據背景下的電子信息檔案管理[J].青少年日記（教育教學研究），2018（S1）：258.

[3]顧鳳來.淺談大數據背景下的電子信息檔案管理[J].信息記錄材料，2018，19（05）：128-129.

[4]胡選江.大數據背景下電子信息檔案管理的創新對策[J].科技創新導報，2018，15（08）：185+187.