淺析高職院校檔案管理信息化建設

摘 要：檔案管理工作是各個單位不可缺少的工作之一，而對于高職院校來說檔案管理這一步驟對于在單位中的運轉起著至關重要的作用，但是由于目前在高職院校中對于檔案管理方面仍然存在很多的問題，本文將討論如何在實際生活中做好檔案方面的工作，糾正管理人員在進行檔案工作時的陳舊思想與觀念，使其發揮應有的價值。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化

現如今信息全球化的程度越來越深，而在學校中諸多措施與其教育發展不匹配，其中就包括高職院校對檔案管理這一塊的工作內容。結合信息化建設技術建立相關的檔案管理需要做到了解其內容，在總結出經驗的基礎上進行改進，這也是高職院校檔案管理工作中至關重要的一點，它能夠為后續的工作做好鋪墊，同時也保留了學生從渺小到壯大的發展歷程。

1 檔案管理觀念調整

1.1 檔案管理觀念不符合現代發展要求

在社會飛速發展的現今，高職教育所得到的教學成就已經越來越顯著，由在上世紀常常被教育界忽略的情況轉變為被教育者高度關注的現今，學生的就業率得到提高，而高中學生的輟學率下降，在校生的人數呈直線上升，可見在二十一世紀的現今我們已經深刻認識到“三百六十行，行行出狀元”的真諦，高職教學的發展規模十分的迅速，但是在高職教育得到重視的今天，實際的措施卻沒有隨之得到改善，負責保管檔案或與檔案工作的相關人員總是認為自己的工作并不重要，對于自身工作態度不認真，更不要說主動投入時間和精力參與到檔案管理信息化的建設工作中。

1.2 檔案管理觀念調整方法

高職院校的檔案資料一般都會記載著該學校的教學歷史、學校的發展歷程、學校歷史工作如何開展、學生們的個人資料、教師的入職信息，各種合同等等。對于高職教學而言，檔案管理觀念的有效調整是當下的主要任務。在全球信息化不斷深入的今天，網絡信息已經普及到千家萬戶中，教師通過信息更好地對學生進行教育，同樣的檔案管理工作也應該做到與時俱進，找到正確的工作方式，在管理檔案中提升工作效率，使之得到創新，幫助檔案能夠在更長的時間內完整的保存，這將直接有利于提升工作成果，達到提高檔案管理工作效率的目標。

例如，高職院校的領導根據校內情況引進一些檔案管理方面的書籍供給員工閱讀學習并在一定的時段后邀請檔案管理工作優秀的員工做分享會議。另外，為了有效提高員工的檔案管理工作意識，可以在工作中根據學校需求制定一些測試方案，保證員工時時掌握最新的檔案管理方面的信息，在測試后需要建立一系列的評價機制，可以對檔案管理測試中有進步的同事予以一定的獎勵，反之退步的同事給與一些處罰，以此激勵員工提升自身工作能力和職業素養。

2 注重檔案管理信息化的人才質量

2.1 檔案管理人員存在的問題

檔案管理方面的工作需要有專業知識技能的人員來擔當，具有專業知識的人才能夠直接幫助高職院校的檔案管理一系列工作得到有效開展實施，由于當下對檔案管理工作信息化建設這一要求的提出，對相關人才的信息技術能力也有了新的標準，因此，學校應有意識地提升檔案管理人員的信息技術水平，為檔案管理信息化建設提供基礎保障。

之前檔案工作開展過程中，有關檔案工作領導都是自由分配，諸多工作人員的知識水平不夠，專業素質低導致檔案管理不當，諸多的資料素材已經丟失或者不完整，而對于檔案管理人員的計算機水平更是沒有什么要求，所以出現上崗的檔案管理工作人員都是不專業的情況，這就限制了檔案管理信息化建設的有效性。

2.2 電子檔案管理人才質量提升方法

解決檔案管理人員工作效率不佳的方法是讓檔案管理人員形成工作成就感，只有這樣檔案管理人員在工作中得到成就感后就更愿意將自己的精力投入到自身工作中去，這將對檔案管理工作的開展有著正面積極的影響及作用，他們也會積極主動地參與到信息技術的探究中，提高檔案管理信息化建設效率。檔案信息化首先需要根據實際的工作需要，以科學有效的發展為目標，在有經驗的檔案管理領導人的相關指導下，結合正確的工作方式方法，謹遵國家的法律法規，使用信息化技術手段幫助提升檔案管理工作，提升高職院校整體工作人員的工作成果。

作為育人為本的學校應該做到秉持為本校的教師和學生著想的原則，建立一套系統完整的檔案管理機制。從當下做起首先就需要改變之前的員工管理方式，而引導員工所進行的檔案管理工作也相應的做些變化，現今安全有效的檔案管理工作首先應該脫離過去的工作方法，將檔案的不同信息根據種類具體分為幾大類，再細致的分為幾小類別，檔案方面的數字化工作更應該認真對待，進行多次重復的確認，將檔案的接受形式，存儲形式，傳遞方式等都改為數字接受，促進檔案管理信息化的建設。對檔案管理人才專業素質的要求更應該包括學會數據庫管理技巧，能熟練使用文件壓縮的技能，能夠獨立掃描一些相關文件后并進行保存等等，除此之外，能將一些重要的需要長期保存的紙質文件或是一些其他傳統方式的文件獨立保存，單獨記錄，最后整理成冊。而由于各個學校設施的不同，工作人員可以依據實際情況結合手中掌握的技能保存管理檔案，逐步掌握信息技術的使用方法，為檔案管理信息化建設添磚加瓦，幫助學校朝好的方向努力發展。

例如，高職院校的管理層可以組織檔案管理工作人員學習，而新招錄的工作人員需要經過一系列專業的考試、面試方可通過，在之后的實習工作中選取優秀的人員留任，并且每個階段都要全面開展信息技術學習探討會，讓這部分人員跟上現代社會發展的步伐，及時掌握新型信息技術手段，保證檔案管理信息化建設效率。經過學校多年的人才篩選，最后將幫助學生方面的管理工作最終達到專業的管理水平，使管理工作人才的專業素質得到真正提高。

3 提升檔案管理信息化的工作質量

在高職院校中所談到的檔案管理所包含的內容繁多，而其中最多的是資源建設的檔案管理，在檔案設立的開始，到中間階段的保存，到最后檔案的銷毀都應在信息化建設中進行，這樣做將會幫助檔案管理的工作人員提升工作效率，在保證業務量的基礎上同時也有效提升了工作質量。檔案方面的工作做得好不僅需要有專業能力的人員加入，同時也需要在檔案管理建設中投入更多的資源，在檔案相關的工作中這兩個要素都十分重要，人才是檔案管理的核心要素，而檔案管理建設則是基礎要素。在高職院校中檔案管理的準確性也十分關鍵，這就需要工作人員在檔案工作始終秉持著認真負責的態度，保證他們能積極主動地投入時間和精力參與到信息技術使用技巧的探究中，逐步分析如何有效完成檔案管理信息化建設的預期目標。

例如，在檔案管理部門領導應該設置相關工作的專門人員，在工作中發現檔案管理存在的問題后及時上報，最快速的解決問題，如遇到當檔案部門設備需要新增或者工作人員的薪酬需要調整的情況及時的與上層領導溝通解決，使得檔案管理建設的能夠及時投入，檔案管理工作順利開展。除此之外，領導還應建立完整的獎勵機制，鼓勵檔案管理工作人員學習信息技術，更好地完成檔案管理信息化建設。

4 結語

隨著世界全球信息化，高職院校的檔案管理工作應與時俱進，及時對工作中的問題做到查漏補缺將會對后續的工作產生正面影響，檔案管理信息化需要不斷突破傳統工作的框架，引導專業素質人員形成正確的觀念，隨時根據改革要求引進新的管理措施，加強有關檔案工作的設施基礎，將目光放在未來，促使檔案管理跟上學校發展的節奏。

參考文獻

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[2]王厚兵，崔芳芳.高職院校檔案管理信息化建設——以基建檔案建設為例[J].連云港職業技術學院學報，2015（10）.

作者簡介

王瑞利（1982-），女，河南人，本科，河南醫學高等專科學校，助理館員，研究方向：檔案管理。