探討電子信息技術在檔案管理中的應用

摘 要：隨著時代的發展，互聯網進一步普及，電子信息技術趨于多樣化，為滿足人們的工作、學習、生活等各個方面發揮著重要作用。檔案管理工作已經從手寫記錄逐漸向運用計算機系統及信息技術的轉變，能極大提高工作效率，也符合現代檔案管理工作的發展趨勢。本文首先概述基于信息技術背景檔案管理工作的特點，其次分析檔案管理工作中運用電子信息技術的重要作用，最后深入闡釋電子信息技術在檔案管理中的具體應用，以期對相關工作者有所裨益。

關鍵詞：電子信息技術；檔案管理；應用

當今時代是信息時代，電子信息技術已經滲透到各個領域之中，也成為現代企業管理中不可或缺的一部分。檔案管理工作看似是枯燥，將征集到的檔案資源有效的歸類、整理，并完整保存下來，實則是十分有意義的工作。信息技術的不斷革新，為檔案管理工作提出新的機遇與挑戰，只有不斷與時俱進，大膽創新，利用電子信息技術，推動無紙化辦公提升檔案管理質量及效率，才能更好為檔案管理工作提供有利保障。

1 基于信息技術背景檔案管理工作的特點

1.1 電子信息技術優化檔案管理的分類

檔案主要是指在人們日常的生活、學習、工作所形成的各種文件、圖像、錄像等多種載體形式，對社會生產和發展起到舉足輕重的作用[1]。

眾所周知，檔案信息是種類繁多，五花八門的，如果人工進行分類、整理，工作量較大，耗費時間長，也不可避免的會出現一些錯誤。借助電子信息技術，可以使得檔案管理工作的分工、職責更為明確合理，告別傳統的繁瑣，尤其借助信息系統和計算機軟件幫助下，輸入相關指令，可以快速對檔案類目做出調整和整合，大大提高工作效率[2]。

1.2 電子信息技術改變檔案管理的存儲載體

通常建立檔案信息的時候，都是需要紙質形式為主，并填寫相關內容，而計算機技術普及之后，可以隨時隨地的實現數據信息的傳遞與更新，紙質文件也大大減少，通過計算機建立電子檔案，使得修改、查詢更為便捷。

1.3 電子信息技術優化檔案管理的保存

在傳統的檔案管理工作中，管理工作人員日常的工作內容主要是負責檔案信息的接收、整理、保管[3]。紙質檔案資料尤其是年限較久的很容易出現破損的情況。在檔案信息多的時候，檔案管理人員的工作量會大大增加，而利用電子信息技術，可以使得管理人員工作效率大大提高，檔案的接收與保存更加方便。

2 檔案管理工作中運用電子信息技術的重要作用

2.1 促進檔案資源管理系統化發展

隨著時代的發展，電子信息技術也被廣泛在各個企業中得以推廣應用。檔案管理工作中通過運用計算機信息化模式，在資源數據保障性、資源數據容量等方面都進一步拓展，檔案管理也逐步向系統化發展。計算機信息化時代，檔案管理也隨之不斷升級，資源共享實現智能化，資源管理范圍也更為廣泛，也促進檔案資源的統一性和完整性[4]。

2.2 實現檔案管理資源共享

傳統的檔案管理中，檔案種類繁多，很難實現資源共享，而且有些檔案管理有一定的局限性，檔案資源通常單位內部開發使用多，檔案資源管理的范圍較小。借助電子信息技術之后，可以更便捷的提供多方面的檔案服務，實現科學管理現階段內部檔案系統，也使得資源得以共享，使得檔案管理更便捷，并使得檔案管理體系更為系統化[5]。

2.3 進一步提升檔案的精細化管理

檔案管理工作中借助電子信息技術，可以進一步提升檔案的精細化管理。檔案管理工作需要有科學的標準和規范為指導，在借助電子信息技術，才能實現管理工作人員的優化配置，能更好的實現電子信息技術對大量的檔案信息資料數據的收集、維護、保存、共享等，規范檔案管理工作的每個環節，有據可依，提升檔案管理工作整體水平也實現檔案的精細化管理。

3 電子信息技術在檔案管理中的應用

3.1 檔案信息征集中的應用

在檔案電子信息管理系統之中，加入了信息收集模塊，會使得檔案信息的收集更加便捷。通常檔案管理中心通過掃描檔案，將收集到的檔案信息通過圖像形式在計算機系統中存儲起來。各種紙質檔案在掃描之后，會轉化為電子圖片，并掃描成所需要的頁數。還可以將檔案資料在數據庫中存儲下來，能夠節省檔案實體空間，在電腦硬盤上存儲下來，并得以長久保存[6]。

3.2 檔案資料分類整理中的應用

檔案管理工作中每天接觸到的檔案資料是繁多的，海量的，檔案管理人員需要將收集到的檔案資料及時進行分類整理，以便歸檔保存，也為后期的檔案查詢及管理提供便利。檔案分類中可以依據不同的方式加以分類整理，比如檔案的收集時間、檔案內容等。電子信息在實際的檔案管理中可以準確、快速的進行檔案的分類整理，極大提高工作效率。

3.3 檔案編輯與調取的應用

檔案種類較多，在進行檔案收集之后，可以直接保存到信息管理系統的數據庫之中，有些檔案不能直接存儲需要進行一定的編輯修改后，才能進行輸入。在傳統的檔案管理中，需要進行編輯的時候，要在眾多的紙質檔案中找到所需的檔案，在進行修改，修改過后還需要重新歸檔，才可以繼續使用。借助電子信息技術，可以更便利的進行檔案的編輯，管理人員在數據庫中進行檢索即可隨時的找到所需要編輯的檔案，實現快速修改。在檔案調取的時候，可以利用電子信息技術隨時查閱所需的檔案資料，如果有權限，也可以存到移動硬盤中，或者打印出來[7]。不需要將檔案借出來，可以確保原始檔案的完整及安全，也大大提升檔案的使用價值。

3.4 檔案查閱中的應用

隨著時代的發展，檔案管理工作也在電子信息技術的幫助下，變得更加的便利，查閱方式也發生著巨大改變。利用檔案的查閱軟件，各類信息的目錄十分清晰，能夠使得檔案使用者在較短的時間內，快速的查詢到所需的檔案資料[8]。在查閱檔案資料的時候，使用者通過輸入關鍵詞，便可以在電子信息管理的數據庫中加以搜索，快速查到相關的資料，節約時間和提高效率。

4 結語

時代在不斷發展，科學技術也日新月異，檔案管理工作者，也應該與時俱進，充分認識到電子信息技術的優勢，這也是新時代對檔案管理工作的必然要求，只有不斷進行科技創新，才能推動企業的穩健發展。檔案管理工作需要更規范、更高效，并滿足不同檔案使用者的多樣化需求，就需要科學合理的利用電子信息技術，不僅推動檔案信息資源的進一步開發，而且促進檔案事業數字化建設的順利開展。

參考文獻

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[2]田梅.基電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用[J].現代國企研究，2018（20）：36.

[3]杜玲.電子信息技術在檔案管理中的應用[J].民營科技，2018（10）：132.

[4]李志杰.信息技術在檔案管理工作中的應用探索[J].中國管理信息化，2018，21（20）：177-178.

[5]黃雁.電子信息技術在企業管理中的應用分析[J].電子世界，2018（19）：55-56.

[6]郭瑞苗.電子信息技術在檔案管理中的有效應用[J].電子技術與軟件工程，2018（18）：251.

[7]高峰.信息技術在學校檔案管理中的應用[J].中國新通信，2018，20（18）：190.

[8]丁宏.淺談電子信息技術在企業檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息，2014（32）：181.

作者簡介

溫明媚（1981-），廣東省深圳市鹽田區人力資源局，檔案管理員。