住建局聲像檔案管理強化對策

蘇志霞

摘 要：近年來，城市化建設(shè)不斷推進發(fā)展，建筑行業(yè)獲得迅猛發(fā)展，相應(yīng)的住建局單位內(nèi)工作事項隨之增多，相應(yīng)的檔案管理類別不斷增多，重點在聲像檔案管理方面的提出了新的要求。本文針對住建局聲像檔案管理工作進行分析，探討其中存在的不足，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的強化對策以供參考。

關(guān)鍵詞：住建局；聲像檔案；檔案管理；強化

聲像檔案在住建局單位內(nèi)全宗檔案的重要組成部分，隨著城市化建設(shè)的發(fā)展，住建局城建檔案管理工作開始面臨越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，近幾年，聲像檔案在各類主題城市建設(shè)當中變得越來越重要，所以要求住建局必須強化對聲像檔案的管理。以下為此展開討論：

1 住建局聲像檔案管理現(xiàn)狀

針對城市建設(shè)、規(guī)劃等活動進行拍攝、管理是住建局聲像檔案管理工作的主要內(nèi)容。單位內(nèi)檔案館的聲像檔案工作始終圍繞這一方向來開展工作。為符合市里出臺的城市總體規(guī)劃文件，單位緊急建設(shè)檔案館聲像工作，開始為相應(yīng)的建設(shè)單位提供房建工程的聲像檔案拍攝服務(wù)，通過實踐操作的形式來制定出聲像檔案資料的歸檔管理標準，期望能夠以此為工程聲像檔案相關(guān)規(guī)范的制定提供重要參考依據(jù)。同時需要充分結(jié)合省市方面的要求來不斷的完善房建工程聲像檔案拍攝的管理制度，由此的健全房建工程聲像檔案拍攝服務(wù)流程。主要是因為聲像檔案工作開展的目標是為了能夠給城市建設(shè)提供良好的宣傳服務(wù)，為領(lǐng)導決策的制定作出主動、快捷的服務(wù)，為下屬的建設(shè)單位提供切實有效的指導與委托服務(wù)，最后面向社會提供便利的查詢與利用服務(wù)，因此服務(wù)和利用就是聲像檔案工作開展的重要宗旨。

在城市建設(shè)、規(guī)劃和管理當中，聲像工作始終圍繞中心開展，并由此積極的參與到城市規(guī)劃和管理的全過程當中，真正突顯出了聲像檔案本身“服務(wù)”特點。因此聲像檔案館藏資源就顯得極為重要，對其館藏資源的開發(fā)與利用也直接成為聲像檔案的主要價值。為此單位建設(shè)的檔案館主要以館藏聲像檔案資源為基礎(chǔ)，面向社會廣泛征集城市住房建設(shè)方面的聲像資料內(nèi)，期望能夠以此來不斷豐富館藏資源。并做好積極編研工作，制作出能夠真正反映城市建設(shè)的高校宣傳聲像檔案，由此才能切實提升聲像檔案的實用與社會傳播價值。

2 住建局聲像檔案管理存在的問題

2.1 聲像檔案收集問題

具體表現(xiàn)在以下方面：1）檔案整理格式標準不統(tǒng)一通常聲像檔案的收集和整理，很容易受到設(shè)備更新情況，及檔案資料拍攝人員個人水平的影響，導致在不同時期背景下，所產(chǎn)生的聲像檔案資源質(zhì)量存在明顯的差異。在聲像檔案的拍攝手法上就存在多樣化的特點，在聲像檔案存檔入庫方面，檔案的格式劃分也變得越來越繁多，目前檔案當中單純的視頻格式就至少多達五種，以其中的MOV和AVI格式居多。而這兩種格式尤其以AVI格式所占的存儲空間更大，極不利于檔案的有效復制和存儲。在此背景下，就必須統(tǒng)一聲像檔案整理的格式標準。2）檔案輸出“空檔”嚴重，因為拍攝人員不足及信息溝通不暢的因素所致，實際城市發(fā)展當中與城建密切相連的重大事件很難及時收集并制作成聲像檔案進行保存，因此很容易致使部分事件缺乏聲像檔案記錄，在有使用此類檔案的需要時，將由此產(chǎn)生嚴重的“空檔”情況。

2.2 聲像檔案編目錄入問題

具體表現(xiàn)為以下方面：1）聲像檔案篩選后的命名混亂，聲像檔案的編目錄入工作本身是一項系統(tǒng)化的工程，整個工作過程要求細致與小心，一旦在其中某個環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題，比如在進行存檔命名時不準確，則將直接給后期聲像檔案管理系統(tǒng)的操作帶來極大的不便。2）聲像檔案上傳歸類容易疏忽出錯，針對已經(jīng)篩選鑒定及歸類備份完的聲像檔案，就需要做好收納歸集管理工作。而每個聲像檔案文件再上傳時都需要準確登記、并標記好描述信息、選擇明確分類的路徑、攝影的時間、攝影人員及歸檔的路徑等等，這整個過程非常復雜。

2.3 聲像檔案安全保管問題

前面所述聲像檔案素材的收集是聲像檔案管理的重要基礎(chǔ)，如果整理利用是最終目的，則聲像檔案的安全包管理是一項關(guān)鍵舉措。一旦出現(xiàn)保存不當或者失誤情況，則必然引發(fā)不可彌補的遺憾，因此就必須秉持負責任的心態(tài)來對待聲像檔案管理。當前多數(shù)聲像檔案都是以電子文件的形式來加以存儲，特別是聲像檔案，一旦出現(xiàn)遺失情況，則將由此引發(fā)安全風險問題。不過，在某些情況下，即便是照片類檔案沖洗出來，也將隨著時間的推移而老化、泛黃等，而選擇掃描、翻拍等方式，則所得文件并不如原始文件。因此，最終仍是落實到聲像檔案的安全保管方面。

3 住建局聲像檔案管理強化對策

3.1 實施統(tǒng)一的格式標準

聲像檔案格式標準的統(tǒng)一是為了方便后續(xù)檔案的存儲與查閱拷貝等，在盡可能不損壞原視頻質(zhì)量的基礎(chǔ)上，比如將視頻的格式統(tǒng)一設(shè)定為MPG格式，而照片格式則統(tǒng)一設(shè)定為JPG格式，音頻則統(tǒng)一為MP3格式等，以此進行整合管理方便后續(xù)查詢利用。同時還需在拍攝的設(shè)備上進行更新，不管是采用哪種拍攝方式，都要求景觀拍攝清晰平穩(wěn)、動態(tài)平滑，質(zhì)量符合聲像檔案管理的高清質(zhì)量要求。比如在拍攝某個房建工程時，要求內(nèi)容上要實現(xiàn)全景構(gòu)圖與局部特寫兩者相結(jié)合，這樣才能在保障豐富畫面的同時，促使拍攝角度與標準的統(tǒng)一化。最后刪除一些不符合聲像檔案管理要求的片段及畫面后，進行統(tǒng)一格式標準設(shè)定存儲入檔。而針對“空檔”情況，則需要強化聲像檔案的各方面投入支持，比如在人力、設(shè)備方面的投資，同時還應(yīng)強化與建設(shè)主管單位間的信息溝通，以此保障重大建設(shè)情況的不漏拍，面向社會征集的聲像檔案，經(jīng)過鑒定后再收歸入檔。

3.2 做好聲像檔案的編目錄入工作

首先就需要統(tǒng)一聲像檔案的篩選鑒定命名保準，因為篩選鑒定本身是完善聲像檔案的重要過程，這一過程能夠真正實現(xiàn)去粗留精的效果。比如將多個拍攝同個建設(shè)事件的素材，同個篩選后，精選整理，最終留下最終重要的照片與視頻即可。篩選過后需要做好相應(yīng)的排查工作，具體是排查聲像檔案的命名情況，有些聲像檔案命名存在嚴重問題，比如缺乏時間、拍攝點等等，甚至出現(xiàn)命名錯誤的情況。因此就需要統(tǒng)一命名標準，這樣才能方便后續(xù)聲像檔案的信息完整、完善性。具體要求聲像文件的命名應(yīng)當明確標注檔案拍攝的時間、地點、人物、事項及攝影人員等多方面的信息，針對同等事件，則做好后綴注明。在整理上，要求當天拍攝內(nèi)容當天整理完畢，認真做好編目錄入工作，以便后期上傳歸類上，各項聲像檔基本信息及路徑選擇的準確性，確保聲像檔案管理系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變。

3.3 實施聲像檔案安全保管舉措

要想保障聲像檔案整理、收集各種的安全性，就需要做好以下方面內(nèi)容：1）嚴格做好基礎(chǔ)備份，一般需要做好磁盤備份，備份后進行遠距離備份。一般是選擇和市級的城建檔案館實施異地備份工作，這樣的目的主要是為了能夠有效避免由于存儲介質(zhì)損壞或者其他技術(shù)問題所致的聲像檔案安全問題。備份時，在分類上需仔細審核，內(nèi)容上聲像檔案留底內(nèi)容與備份內(nèi)容必須一致。2）實施定期、不定期檢查修正，需要專門設(shè)立聲像檔案收集管理部門，每年都要去應(yīng)當定期對聲像檔案的存儲、讀取及等級情況實施抽查，以此形成管理的長效機制一旦發(fā)現(xiàn)問題及時修正，保障聲像檔案準確性與完整性。3）保持軟硬件實時更新，一般聲像檔案的管理離不開相關(guān)軟硬件的運用，然而隨著時代的發(fā)展，電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度異常迅速，而一些硬件設(shè)備的使用，也是一定的壽命限制。為了保障聲像檔案的管理質(zhì)量，就要求所采用的軟硬件設(shè)施必須緊隨時代發(fā)展潮流。比如異地備份需將聲像檔案保存于防磁柜，硬件設(shè)備更新或增加需檢查該硬件的兼容性等等。

參考文獻

[1]蔡軍.建設(shè)工程聲像檔案工作存在的問題和對策[J].蘭臺世界，2018（S2）：224.

[2]章麗華.檔案數(shù)字化建設(shè)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：183.