信息數字化對高職院校檔案管理的影響分析

吳曉芳

摘 要：當今社會迎來數字信息化潮流，信息數字化技術廣泛應用于社會的方方面面并且得到了人們的稱贊，高職院校檔案管理更需要信息數字化技術的運用。熟練掌握數字信息化技術極大提高了檔案管理的效率和檔案管理的能力，如何充分利用這一技術來彌補高職院校的檔案管理中存在的不足，將高職院校檔案管理提升新的高度是一個值得深入研究的問題。

關鍵詞：信息數字化；高職院校；檔案管理

1 引言

高職院校的檔案是學生在校學習生活，記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案管理是院校必不可少的組成部分，它對于學校的管理來說至關重要。隨著計算機的普及，對比之下人工檔案管理的方式效率低下，保密性較差，隨著時間的增長，就會產生越來越多的文件，非常不利于查找更新和維護，已然不能滿足院校和學生的發展需要。運用信息數字化技術管理高職院校檔案可以極大提高檔案管理效率，更是當今社會發展的需要。

2 高職院校檔案數字化建設面臨的挑戰

盡管高職院校普遍實現了信息數字化和檔案管理工作的接洽，檔案管理工作已經有了很大的發展，越來越正規，但是就當前情況來看檔案管理工作仍然存在諸多不足：

首先，高職院校檔案管理人員水平參差不齊，業務能力存在不足。高職院校檔案信息數字化進程對于高職院校檔案管理人員的要求越來越高，但是目前好多檔案管理人員的專業素質堪憂，很大一部分高職院校的檔案管理人員是沒有經過專業訓練的，甚至是由其他體系或者部門的人兼任，因為缺乏責任感或者對檔案管理的重視度不夠和專業知識不精通、知識結構不合理往往會造成檔案管理混亂，跟不上檔案信息數字化的進程，反而阻礙了檔案信息數字化的發展。

其次，高職院校檔案數字化必需的基礎設備缺乏。若想跟得上檔案數字化的進程就必須具備完善先進的計算機等硬件設備和先進的檔案管理系統等軟件。就目前現狀而言，很多高職院校配備了計算機硬件設備，但是使用的檔案管理系統極為落后，根本不能充分了解檔案信息查閱者的需求，譬如說學生通過檔案管理系統查閱相關信息時，只能根據系統提供的特定信息才能得到結果，查無此信息時，不能及時地反饋給檔案管理者。有時各個部門之間的數字化信息不能及時有效共享，做不到集中統一查閱，比如說學籍檔案等由學生處管理，教學任務工作制定由教務處安排，彼此不能充分交流，呈現在統一的檔案管理系統中，造成了檔案查閱者的精力浪費。或者查閱的信息與傳統文件信息相比缺少一部分，造成使用者反感，極大地影響了檔案查閱者的使用體驗，違背了檔案信息數字化的初衷。部分高職院校加大了教學等方面的投入，校園規模得以擴張，校園設施也逐漸完成。但院校檔案管理工作方面的投入與院校發展成反比。更有甚者，部分高職院校缺乏相應的資金，甚至都沒有配備足夠的計算機等硬件設施以及相應的場館，這就極大的阻礙了高職院校檔案的信息數字化進程。

再者，檔案信息數字化的安全性較低。檔案數字化面臨一些不容忽視的問題，檔案掃描圖片的質量清晰度不高，數字化檔案智能程度不夠，隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網絡的不安全性也隨之增加。紙質檔案要經過多個環節才能實現數字化，從檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫，到數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。由于檔案掃描的過程，需要經歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，周期長、任務重、比較繁瑣，必須有嚴格的安全保密管理機制來保證，如果其中有一個環節做不到嚴謹有序，就有可能發生實體檔案丟失、篡改或破壞的行為，也可能發生重要檔案信息泄密的后果。 紙質化檔案轉化成數字化信息之后，只有依靠一定的數字化存儲設備才能實現供人們查閱利用，因此，數字化檔案信息存儲設備的管理尤為重要，如果管理不嚴或者失當，就有可能造成檔案信息滅失或泄密的后果。這主要有數字化存儲設備本身損壞導致信息無法讀取的安全性問題，也存在信息讀取訪問權限管理不嚴，致使無關人員能夠瀏覽到相關內容造成泄密的問題等。

3 信息數字化的優勢

高職院校檔案管理信息數字化的好處是毋庸置疑的，具有極大的先進性。一方面可以高效地節省資金，傳統的檔案管理是通過增加辦公人員和費用來改善檔案管理，使得成本進一步加大，而信息數字化檔案管理將傳統的紙質檔案轉變為數字信息，節省了占地空間和辦公人員費用，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

另一方面，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。再者，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，使高職院校檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎，有力地維護了高職院校檔案管理系統的權威。

4 解決檔案管理工作中存在的問題的有效途徑

第一，作為檔案管理的最直接參與者，管理人員能力的大小、素質的高低，直接關系到檔案管理工作的好壞。檔案管理人員在檔案管理崗位上必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等都直接會影響著檔案管理工作的效率、質量和水平。要做的是增強管理員專業水平面要根源始選拔高素質才面原工作員進行專業素質培訓使其適應代發展及工作需要。檔案管理人員續費要進一步提高檔案工作的理論知識，加強在檔案工作中解決實際問題的能力，以此提高工作水平，并適應新形式下本職工作的要求。

第二，高職院校檔案工作要嚴格遵循檔案管理的標準，一體化，規范化。為使得高職院校檔案管理工作的穩步推進，急需構建科學、合理的檔案管理制度，并切實有效落實。在制度中明確管理職責，工作任務要進行細化，責任到人，檔案理工作中實行量化考核，充分調動檔案管理人員的工作積極性、創造性和能動性，自覺地去履行崗位職責。采取實際行動推進檔案管理工作制度化和規范化。

第三，加大對高職院校檔案信息數字化的資金投入。檔案信息數字化的推進離不開必要的資金支持，有了足夠的金錢投入才能配備先進的設備。高職院校領導應該充分意思到檔案管理的重要性，進行重組的資金預算和投入更新高職院校檔案必備的硬件和軟件設備，多加培訓專業的檔案管理人員，才能及時跟得上信息數字化的步伐。

5 結語

高職院校檔案信息數字化可以極大地促進檔案管理效率，但是信息數字化進程任重而道遠，需要檔案管理人員素質和專業水平的不斷提升、制度的規范化、高職院校的資金支持，各個高職院校應該謹慎對待檔案數字化過程中出現的一些問題，積極完善檔案管理工作。

參考文獻

[1]劉珺.信息數字化對高職院校檔案管理的影響[J].辦公室業務，2013（19）：159-160.

[2]李志紅.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響[J].人生十六七，2018（6）.