新形勢(shì)下高職院校檔案利用工作的提升與拓展探討

張秀慧

摘 要：檔案管理和利用工作是高職院校各項(xiàng)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案利用對(duì)于高職院校的發(fā)展具有重要的影響。因此，本文通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進(jìn)行分析，提出合理的建議，希望對(duì)高職院校檔案利用工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；高職院校；檔案利用

檔案利用工作的效果體現(xiàn)著一個(gè)學(xué)校的工作能力，是促進(jìn)高職院校教育質(zhì)量提高和構(gòu)建先進(jìn)校園文化的前提條件。因此，高職院校應(yīng)結(jié)合檔案利用現(xiàn)狀，對(duì)檔案利用方法進(jìn)行創(chuàng)新和完善，以此來(lái)提升檔案利用效率，強(qiáng)化檔案利用效果，滿足高職院校發(fā)展的需要。因此，對(duì)新形勢(shì)下高職院校檔案利用工作的提升與拓展進(jìn)行探討，其意義十分重大。

一、完善檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，豐富檔案信息內(nèi)容

首先，高職院校需要對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行完善，這是提高檔案利用工作質(zhì)量的前提條件，只有完善好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，豐富檔案信息內(nèi)容，才能為檔案利用工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。高職院校檔案信息必須具備價(jià)值，檔案利用工作需要對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行利用，檔案的價(jià)值越高，檔案利用工作的效果就越好，反之則相反。因此，高職院校檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案信息收集工作，確保檔案信息具有以下三方面的特點(diǎn)：一是系統(tǒng)性；二是綜合性；三是真實(shí)性。并在此基礎(chǔ)上，按照檔案的不同種類，對(duì)檔案進(jìn)行歸類。其次，對(duì)于收集到的檔案信息，工作人員需要按照內(nèi)容將其進(jìn)行整理，并編輯成冊(cè)，以此來(lái)豐富檔案信息內(nèi)容，從而為高職院校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供幫助，避免資源缺失問(wèn)題的出現(xiàn)。此外，工作人員還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行定期鑒定，看其內(nèi)容是否符合學(xué)校目前發(fā)展需要，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和價(jià)值較低且不符合學(xué)校要求的檔案，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修改，避免資源閑置浪費(fèi)問(wèn)題的發(fā)生。最后，高職院校應(yīng)依托于校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行補(bǔ)充和完善，以此來(lái)提升檔案利用工作的質(zhì)量。例如：工作人員可以在電子檔案系統(tǒng)中添加目錄檢索功能，并制作有效的檢索軟件，在提高工作效率的同時(shí)，為學(xué)生和教師提供更好的服務(wù)，促使檔案的價(jià)值得以充分的發(fā)揮。

二、制定規(guī)范的檔案管理制度

在新形勢(shì)背景下，高職院校應(yīng)重視檔案利用工作的作用，將其提升至全新的高度，加強(qiáng)對(duì)檔案利用工作的改革，提高檔案利用工作的質(zhì)量。高職院校對(duì)檔案利用工作的改革應(yīng)體現(xiàn)在以下幾方面：第一方面，高職院校需要將檔案利用工作制度化和規(guī)范化，通過(guò)規(guī)范工作制度的建立，對(duì)檔案利用工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，約束檔案利用行為，提升檔案利用的有效性。同時(shí)，高職院校其他部門應(yīng)全力配合檔案利用工作的開(kāi)展，共同制定規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作制度文件，在制度文件中應(yīng)體現(xiàn)檔案收集、檔案編輯、檔案價(jià)值評(píng)價(jià)、檔案分類、檔案錄入等工作內(nèi)容。從而確保檔案工作人員和學(xué)校其他人員可以按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理和利用。其次，檔案部門還要在內(nèi)部落實(shí)工作責(zé)任制度，并檔案利用工作的效果作為績(jī)效考核的重要指標(biāo)，使工作人員的工作積極性得到提升，推動(dòng)檔案利用工作的制度化和規(guī)范化發(fā)展。第二方面，積極改變傳統(tǒng)落后的檔案利用方式，在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)落后的檔案利用方式，已經(jīng)不符合高職院校改革發(fā)展的需要。檔案利用工作必須與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建全新的電子檔案系統(tǒng)，通過(guò)電子檔案室的構(gòu)建，學(xué)生和教師等校內(nèi)人員可以利用校園網(wǎng)隨時(shí)查找檔案資料，大大提升了檔案利用的效率，同時(shí)，對(duì)于檔案利用工作效果的強(qiáng)化，也起到了關(guān)鍵性的作用。第三方面，基于電子檔案系統(tǒng)的建立，工作人員需要對(duì)電子檔案進(jìn)行加工，提高檔案信息的質(zhì)量，增加檔案信息的價(jià)值。滿足全校師生發(fā)展的需要是檔案利用工作的主要目標(biāo)，檔案部門應(yīng)結(jié)合師生的實(shí)際需要，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，開(kāi)拓檔案利用工作渠道，提高檔案利用工作的效果。

三、創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)利用形式

高職院校傳統(tǒng)的檔案開(kāi)發(fā)利用形式主要有以下幾種：一是檔案查閱；二是檔案外借；三是檔案展覽；四是檔案咨詢等。但是這些檔案利用形式，存在著諸如查詢速度慢、利用效果差、檔案受損嚴(yán)重等問(wèn)題，并且無(wú)法適用于電子檔案系統(tǒng)。因此，檔案部門需要充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)利用的形式。例如：檔案部門首先可以在電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案類型的不同，對(duì)其進(jìn)行分類。其次，利用掃描的方式將學(xué)校現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案資源。再次，檔案部門需要對(duì)轉(zhuǎn)化完成的檔案資源進(jìn)行處理，對(duì)其數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一。最后將已經(jīng)整理好的檔案資源在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行資源共享，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

四、結(jié)論

綜上所述，檔案工作是高職院校改革和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，檔案工作的效果和質(zhì)量，對(duì)高職院校教育教學(xué)質(zhì)量的提升具有重要的影響。因此，高職院校應(yīng)充分把握信息技術(shù)發(fā)展的機(jī)遇，依托信息化技術(shù)構(gòu)建電子檔案信息系統(tǒng)，并創(chuàng)新檔案利用形式，以此來(lái)提升檔案利用工作的質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

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