關于信息化環境下檔案數字化管理分析

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，檔案管理也進行著不斷創新。檔案管理對單位管理發揮著重要的作用，在信息化環境下，利用相應的措施對檔案數字化管理水平進行提升，滿足工作人員的工作需求是我們需要解決的問題。為了讓單位健康快速的發展，檔案數字化的管理工作水平必須得到提高。本文就信息化環境下檔案數字化管理工作中存在的問題進行分析，并提出合理化策略。

關鍵詞：信息化；檔案；數字化管理

信息化是未來社會發展的重要趨勢，尤其是信息化技術對人們的生活及工作等有著重要影響。信息化技術的應用越來越廣泛，如在單位管理中提升管理效率。檔案管理對經濟的發展有著重要作用，傳統的管理方式工作質量及效率都很低，而信息化管理方式對分類管理檔案、保存檔案有著促進作用，從而形成檔案數字化管理。

1 信息化環境下單位檔案數字化管理工作中存在的問題

電子文件對于單位來說應用的并不廣泛。雖然相較于紙質文件而言有著很多優點，但缺點也有很多。1）安全系數較低。采用信息化技術生成數字化電子檔案時，只要一個環節在操作過程中出現問題，就會直接影響檔案管理。此外，電子檔案容易拷貝、更改、被網絡入侵等，嚴重威脅了電子檔案的安全性及保密性。這是檔案數字化管理中比較嚴重的問題。另外，對于部分管理者而言，對電子文件缺少備份及歸檔，從而導致文件損壞的現象時有發生。2）信息化管理水平較低。單位對于檔案管理方面的工作觀念落后，并沒有隨著時代的步伐進行及時的改變。在很多單位中，信息化管理的水平還處于最初階段，對于文件還采用人工處理的方式，工作人員對信息化技術應用的水平還很低，這種管理方法并不是數字化管理模式。同時，在我國信息化水平也比較低，技術應用的設施設備還不夠完善。因為信息化技術是檔案數字化管理工作的保障，應改進軟硬件的設施設備。另外，對文件管理缺少豐富的經驗，錯誤的管理模式也會導致資源及資金的浪費。3）不重視檔案數字化管理[1]。對于單位來說，相較于檔案管理而言，更加重視經營方面的管理。部分領導認為檔案管理對單位的發展沒有實質作用，對其重視程度不高，對檔案資源也不能充分利用。沒有認識到檔案數字化管理的重要性，對信息化社會沒有充分的了解，對落后的檔案管理不進行科學的改進，影響著檔案數字化管理工作的進度。

2 信息化環境下檔案數字化管理對策

2.1 提高檔案管理的安全性

檔案室將資料掃描成電子版信息，上傳到檔案管理的系統中，利用該系統對檔案進行管理及利用，這樣在檢索檔案時會方便快捷。因此，信息化技術在檔案數字化管理中發揮著重要作用，所以，如果系統出現問題，或者有網絡入侵就會造成檔案損失。因此，為了規避風險，提高檔案管理的安全性是十分重要的。對檔案的安全管理體系進行完善，一方面要提高安全的防范系統，如利用加密軟件、設置秘鑰等方法對計算機設備加強保護管理。另一方面要對檔案進行及時備份，避免突然事件發生時造成不可挽回的損失，尤其是特別重要的資料及檔案，要進行單獨存放，并且進行訪問權限管理，避免資料及檔案的丟失及外泄。

2.2 建立檔案數字化管理守則

如果沒有規范的管理規則，對檔案管理人員的工作效率有著不利影響，從而導致浪費資源，工作流程不流暢，所到達的工作效果也不好，如檔案整理沒有實際標準，使其通用性不好等。所以，要根據檔案數字化管理的實際工作情況建立管理守則是十分必要的。規范的檔案數字化管理守則是指將檔案管理工作人員的工作標準化，包括工作時間、步驟及要求等各方面，從細節上對管理工作進行規范，從而提高管理人員的工作效率，既不浪費時間又不走彎路。

2.3 提高檔案數字化管理人員的專業水平以及檔案的收集管理工作

在進行檔案數字化管理時，應對檔案資料做好整理與收集，并以檔案應用為目的進行全方位管理。檔案數字化管理的水平主要的影響因素是管理人員的綜合水平，檔案管理員要通過各種信息化技術對檔案資料進行管理及應用，為以后的發展提供保障。在實際工作過程中，要對管理人員進行定期培訓，主要包括專業技能以及職業道德素養方面的培訓。技能培訓主要是針對信息化技術的學習與掌握，職業道德素養培訓主要針對責任感以及職業道德等方面的指導。因為檔案數字化管理工作是需要信心及耐心的工作過程，所以要讓工作人員有極高的思想認識，認真負責的進行檔案管理工作。

2.4 提高檔案數字化管理人員的職業素養

檔案數字化管理人員是檔案管理的主要操作人員，他們的職業素養直接影響著檔案管理工作質量。因此要提高管理人員的素養，就是要改變落后的管理觀念，建立合理的思想意識。改變管理人員的管理觀念就是讓他們從思想上認識到數字化管理的科學性及重要性，拋掉落后的觀念，管理人員的職業素養直接影響著職業能力，改變觀念對檔案數字化管理工作有著極高的促進作用。提升管理人員的職業素養可以從兩方面進行，一方面是培訓工作人員的職業技能，建立培訓制度，讓工作人員熟練地掌握信息技術，從而提高檔案管理工作的效率。還可以招聘專業的人才，改善工作氛圍，保證檔案數字化管理工作的順利開展。另一方面，加強管理人員對檔案的保密意識，保護檔案的安全，從而防止檔案資料外泄和丟失的情況發生。

2.5 完善檔案數字化管理的掃描工作

檔案數字化管理工作的第一步就是掃描，所以對掃描工作進行完善對管理工作的開展有著引導作用。掃描工作就是將紙質文件上的信息轉變成電子資料，利用專業的軟件將電子文件保存到電腦中的過程。完善掃描的工作主要在于管理人員對檔案的接受與管理工作進行認真完成。檔案接收過程中，要對檔案文件進行嚴格的接收與入庫登記，禁止有漏登記或重復記錄的現象發生，并需要有兩個以上的工作人員進行檔案資料接收的檢查與核對，并簽立確認書。檔案整理過程中，對接收的檔案進行起訂，按照紙質進行掃描分類，確定采用哪種掃描儀。之后，完成掃描工作的移交[2]。同時，在進行整理時，要對資料的順序、漏號等現象進行及時處理。

2.6 完善檔案數字化管理系統

因為不同的工作部門每天工作的內容是不同的，都要對檔案進行錄入及保管，部門之間缺乏溝通，信息閉塞，從而導致浪費資源。所以，要完善部門之間的交流溝通平臺，使信息得到共享。與此同時，要想使資源的利用率得到提升，可以建立先進的查詢系統，通過查詢系統進行實時檔案查詢。

3 結論

總而言之，在信息化環境下，檔案管理也由傳統的人工化變成了信息化。傳統的檔案管理一般是紙質文件，在現今社會的檔案管理是檔案數字化時代，要加強對數字化檔案發的充分利用，完善電子檔案，對特殊的資料進行信息化保存。對于目前所處的檔案數字化管理環境，管理者必須提高對檔案數字化重視度，同時加強檔案信息的安全管理工作，促進檔案數字化管理的快速發展。

參考文獻

[1]畢然.信息化環境下檔案數字化管理的分析[J].農家參謀，2018（17）：292.

[2]舒曼.信息時代檔案數字化管理的對策探討[J].中國高新區，2017（18）：198.

作者簡介

劉佳（1984-），女，漢，吉林省吉林市，助理館員，大專，研究方向：檔案。