對于新形勢下做好辦公室檔案管理工作的思考

摘 要：現階段，受經濟領域、深化改革、信息發達、人才素質等諸多因素的影響，對辦公室在檔案管理方面的工作要求越來越高。怎樣結合當前形勢做好辦公室檔案管理工作已經逐漸成為了每一個辦公室檔案管理工作者需要關注的重要課題。本文主要從立足實際、剖析問題的角度出發，結合時代背景，探討解決問題的方法，希望能對相關工作者起到一定的參考作用。

關鍵詞：新形勢；辦公室；檔案管理；思考

對于辦公室檔案管理而言，其屬于辦公室工作內容中重要的組成部分，不僅具有真實反映辦公室工作的作用，還履行著記載歷史的職責，扮演著服務于監督工作的角色。所以，其屬于極為重要的信息資源，具有重要的存在價值。辦公室檔案管理工作質量從一定程度上反映出辦公室工作人員的工作水平。在實際工作中，受各種因素的影響，辦公室檔案管理工作仍存在不少的問題，亟待相關工作者們去思考和解決。

1 當前辦公室檔案管理常見的問題

1.1 人力資源方面的問題

我國正處于高速發展階段，人在其中發揮著不可或缺的作用，因此這也是在新形勢下對人力資源配置的一種全新考驗。就辦公室檔案管理工作而言，容易受到人員配置、人員素質等方面的影響而導致出現不少問題。首先，存在某些單位對配置辦公室專業檔案管理人員的必要性認識不夠，不配置或少配置，導致檔案無人管理或管理不到位，造成檔案的流失或損毀；其次，從事辦公室檔案管理的人員素質參差不齊，部分工作人員缺乏相關的專業知識，缺乏與時俱進的精神，未能及時通過專業學習或培訓提高管理檔案的工作能力，導致工作效率低下，工作效果不佳。由此可見，人的因素是影響檔案管理的重要因素。

1.2 管理制度方面的問題

因為存在對檔案管理的重視程度不夠，意識形態認識不充分等情況，所以不建立檔案管理制度或即便建有管理制度也僅僅體現在形式上未嚴格執行的現象也是存在的。缺乏思想認識、缺乏制度約束、缺乏監督檢查，導致對于檔案的管理停留在表面，無法深入實質，即便出現影響檔案管理的現象也無有效措施加以預防或予以制止，從而導致檔案管理工作滯后，無法滿足企業發展的需要，更無法滿足時代進步的需要。

1.3 利用方面的問題

因為存在人的因素或管理制度的因素使檔案在收集、整理、立卷、歸檔時便可能出現欠缺，導致先天不足。又因為在檔案的調閱上會有一定的管理規定，使調閱的過程顯得較復雜，從而造成檔案更多的時候處于“靜態”模式。檔案管理缺乏系統性，檔案管理人員未厘清“家底”。在眾多因素的影響下導致檔案的利用效果不佳，消弱了檔案自身的價值，使檔案這一歷史記錄未能更好的服務于企業的發展和社會主義現代化建設。

2 關于檔案管理工作的重要意義

因檔案自身具有對過去和現在的記錄性而顯得尤為珍貴，國家也出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規，足以可見對檔案工作的重視程度和檔案管理的重要性。同時，保護檔案也是每一位公民應盡的義務。在新形勢下，檔案管理被注入更深的蘊意，肩負著時代賦予的新使命。做好檔案管理工作不僅是相關人員的一種職責，更是一種歷史使命。讓具有保存價值的檔案更好的被保護和利用，發揮其更大的價值，便是檔案管理工作的重要意義所在。

3 怎樣做好辦公室檔案管理工作

3.1 注重檔案管理人員的培養

辦公室檔案管理人員的配置和素質對檔案管理質量有著直接影響，所以應當重視對檔案管理人員的培養，這里所指的培養不僅是對從事檔案管理工作的人員進行各項專業知識和業務技能的培訓，還要立足工作實際配置能夠滿足工作所需的專業檔案管理人員。有條件的應引進檔案管理專業方面的人才，帶來檔案管理新理念，激發檔案管理工作上求創新，跟上時代前進的步伐。同時，鼓勵在檔案管理崗位上工作的人員通過繼續教育學習、申報檔案專業技術職務任職資格等方式提高專業技術水平。建立對專業技術人員專業技術職務聘任方面的制度來促進檔案管理工作人員自覺提高自身專業素養，給從事檔案管理工作的人員貼上專業技術人員的“標簽”提高其工作使命感。通過引進專業人才、培養專業技術人員、建立專業技術管理制度等措施為檔案管理人員營造濃厚的工作氛圍，提升其對自身工作的重視程度，激勵其精進業務技能，從而為辦公室檔案管理工作打造堅實的人才基礎。

3.2 注重管理制度的完善

檔案管理工作中人是可變因素，那么更需要建立管理制度來降低可變因素對檔案管理工作的影響。“無規矩不成方圓”，有了制度做保障，檔案管理工作就會有章可循，從而確保檔案管理各環節的規范。為了避免管理制度僅僅停留在形式上，應對制度落實情況建立監督機制，并嚴格執行。在建立管理制度時應注意，除了必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規外，還應注意立足實際，避免制定出華而不實的管理制度，無益工作。建好并用好管理制度為辦公室檔案管理工作夯實基礎。

3.3 注重檔案管理的宣傳

在實際工作中，存在對檔案管理工作不重視的現象，造成這一現象的原因可能有許多，但歸根結底就是沒有認識到檔案的重要性。僅僅依靠檔案管理工作人員的一己之力就能做好檔案管理工作是不契合實際的，除了通過人才培養、制度建設來為檔案管理工作的順利開展“保駕護航”外，還應注重對檔案管理重要性的宣傳。通過貫徹相關法律法規、普及檔案常識、提高檔案利用率等方式來提高大家對檔案管理的重視程度，將檔案從“靜態”模式調整到“動態”模式，合規合法的開放檔案，提高對檔案的閱覽、復制、摘錄的頻率，使檔案能惠及有需要的人，增強檔案自身的價值，逐步培育出每一個人與檔案管理都有著密不可分的關系的氛圍，借助更多的力量來做好辦公室檔案管理工作。

4 結束語

在這個高速發展、日新月異的新時代，與時俱進，順應發展潮流，不斷突破創新，提高管理水平，為辦公室檔案管理工作重新定位，提高含金量，使其成為企業發展的一個支撐點，便是對新形勢最好的回應。

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作者簡介

倪莉（1979-），女，漢，四川自貢，檔案管理，助理館員，大專，研究方向：辦公室行政管理方面、人力資源管理方面的檔案管理。