關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理措施的探討

龐一明

摘 要：在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，聲像檔案已成為人們?nèi)粘Ｉ畋夭豢缮俚幕顒?dòng)，聲像檔案是醫(yī)院檔案的一個(gè)重要組成部分，它具有客觀、形象和真實(shí)的特點(diǎn)，能生動(dòng)、具體地再現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研及各方面工作成果，真實(shí)記錄醫(yī)院各個(gè)時(shí)期發(fā)展的面貌。和其它文字、圖紙、實(shí)物檔案一樣，聲像檔案具有現(xiàn)實(shí)的查證和利用作用，對(duì)歷史研究具有重要的參考利用價(jià)值，是醫(yī)院重要檔案資料和寶貴財(cái)富。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；聲像檔案；管理措施

醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，通過(guò)攝錄手段形成的，具有保存價(jià)值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。雖然醫(yī)院聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實(shí)體無(wú)法代替的。但是，聲像檔案又是在醫(yī)院檔案管理中較容易被忽視的。

1 聲像檔案在醫(yī)院管理工作中的重要性

聲像檔案具有現(xiàn)代信息、聲像技術(shù)的形象性強(qiáng)、信息量大、資源寬廣等優(yōu)點(diǎn)，具有其他載體檔案不可替代的作用。第一，直觀性。聲像記錄和文字說(shuō)明是形意結(jié)合的整體，它們互相依存、互相印證、互相補(bǔ)充。聲像檔案以畫(huà)面的可視形象，生動(dòng)地展現(xiàn)在人們面前，而且配有音樂(lè)、語(yǔ)言，便于利用者理解和接受，使利用者具有身臨其境之感。聲像檔案的形象性與直接感受性超過(guò)其他類型的檔案。第二，形象性。聲像檔案由于依賴于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和快速的傳送手段，時(shí)間感與空間感比一般檔案強(qiáng)烈，甚至可以進(jìn)行超越時(shí)空的遠(yuǎn)距離傳送，這是一般檔案望塵莫及的。聲像檔案可以把一瞬即逝的“容貌”記錄下來(lái)并予以再現(xiàn)，可以把人們引向?qū)v史的深切懷念或者使人們對(duì)歷史有更深刻的認(rèn)識(shí)。第三。易復(fù)制。聲像記錄品容易復(fù)制，而且難以區(qū)分原件與復(fù)制件。一般的紙質(zhì)檔案、原稿與復(fù)印稿是很容易區(qū)分的，而要區(qū)分原版磁帶與制作精良的磁帶復(fù)制件、區(qū)分原版底片與制作精細(xì)的翻版底片是十分困難的。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的文字記錄與文字載體之間的關(guān)系是難以分割的。而記錄在聲像檔案載體上的信息，可轉(zhuǎn)錄到感光膠片、磁帶和光盤上。而且作為聲像檔案載體的磁帶可用來(lái)多次記錄，使它成為各種相互依存技術(shù)的產(chǎn)物。

2 醫(yī)院聲像檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)，收集上難以控制。重要日常活動(dòng)資料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負(fù)責(zé)醫(yī)院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動(dòng)資料也是較為普遍的，如開(kāi)展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細(xì)致程度、對(duì)檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素。聲像資料其檔案價(jià)值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

2.2 聲像檔案管理手段滯后

聲像檔案在保管過(guò)程中對(duì)于溫度和濕度具有非常嚴(yán)格的要求，同時(shí)還要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想滿足聲像檔案的保管條件，則需要投入大筆資金。但這對(duì)于當(dāng)前各醫(yī)院來(lái)講，大筆的資金投入到聲像檔案管理工作中不現(xiàn)實(shí)，很多醫(yī)院自身資金較為緊張，也很難拿出大筆資金用于聲像檔案保管設(shè)備的購(gòu)置。

2.3 制度不完善，管理不規(guī)范

在聲像歸檔的收集范圍和移交時(shí)間等方面，沒(méi)有制訂符合案管理模式的具體要求，加之歸檔不及時(shí)，部分聲像沒(méi)有附加文字說(shuō)明或有些說(shuō)明則缺少時(shí)間或內(nèi)容，這給日后整體和查找工作帶來(lái)很多問(wèn)題。此外，涉及聲像檔案的部門較多，各部門為了方便自己使用，不愿將聲像檔案移交給其他部門，任意處置材料，致使聲像損傷或丟失。

2.4 檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足

對(duì)聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開(kāi)展、管理質(zhì)量提高的原因。個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案管理的特殊保管條件心中無(wú)數(shù)，將聲像檔案與一般紙質(zhì)檔案同等對(duì)待，管理方式落后，無(wú)法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡(jiǎn)單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

3 聲像檔案管理研究與對(duì)策

3.1 醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔

一個(gè)醫(yī)院的聲像檔案工作，不是一個(gè)人或者一個(gè)部門就能做好的，實(shí)行統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時(shí)向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時(shí)對(duì)收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于利用為原則進(jìn)行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代--問(wèn)題進(jìn)行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對(duì)聲像檔案按規(guī)定的要求對(duì)內(nèi)容附以簡(jiǎn)單的文字說(shuō)明及做好編目，制作檢索目錄等相關(guān)工作。

3.2 嚴(yán)格制度、加強(qiáng)管理

要改變聲像檔案目前管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一套切實(shí)可行的管理辦法，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并嚴(yán)格付諸實(shí)施。從聲像材料的形成、收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一保管，以及日常保管、借閱、利用等，都必須要有一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。建立健全制度后，必須狠抓落實(shí)，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使聲像檔案的管理逐步走上良性循環(huán)的軌道。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)人員素質(zhì)

檔案室是“沒(méi)有圍墻的大學(xué)”。自學(xué)是聲像檔案管理工作者提高自身專業(yè)水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過(guò)訂閱檔案報(bào)刊、書(shū)籍等形式加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在干中學(xué)，在學(xué)中干。此外還可通過(guò)報(bào)考電大、函授、進(jìn)修等多渠道、多形式的繼續(xù)教育，不斷進(jìn)行專業(yè)技能的填補(bǔ)和提高。作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，要支持鼓勵(lì)檔案管理人員參加上級(jí)檔案部門組織的檔案培訓(xùn)班及檔案管理交流活動(dòng)，擴(kuò)大視野，增長(zhǎng)知識(shí)，并為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展環(huán)境，從而提高聲像檔案管理水平。

3.4 加大投入力度，應(yīng)用現(xiàn)代手段管理聲像檔案

聲像檔案的保管需要一定的設(shè)備投入，聲像檔案管理部門爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在經(jīng)濟(jì)上給予投入，購(gòu)置必需的設(shè)備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設(shè)施。隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院需要加快實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，在對(duì)聲像檔案保管方面采用現(xiàn)代化技術(shù)。利用掃描儀來(lái)對(duì)照片進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)照片檔案數(shù)字化，同時(shí)加快推進(jìn)錄音和錄像檔案數(shù)字化的進(jìn)程，這不僅有利于聲像檔案的保管，而且為聲像檔案的利用也創(chuàng)造了良好的條件。利用現(xiàn)代化手段來(lái)對(duì)聲像檔案進(jìn)行管理，有效的延長(zhǎng)聲像檔案的壽命，加快實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

無(wú)論是聲像檔案還是其他類型的檔案，其管理的最終目的都是是為了實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，充分的發(fā)揮出檔案自身的價(jià)值。因此對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員來(lái)講，需要加快推動(dòng)聲像檔案開(kāi)發(fā)利用的步伐，利用各種渠道及途徑來(lái)提高聲像檔案的利用率，確保聲像檔案能夠更好的發(fā)揮出真正的價(jià)值。

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