淺談城市管理檔案歸檔整理問題與對(duì)策

馮亞佼 河北省張家口市城市管理數(shù)字化中心

隨著我國(guó)城市化建設(shè)的不斷加強(qiáng)，城市發(fā)展在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會(huì)建設(shè)中的重要作用逐漸強(qiáng)化，城市規(guī)劃與發(fā)展如何更加科學(xué)合理，在社會(huì)建設(shè)高速發(fā)展的當(dāng)下，成為人們面臨的緊迫任務(wù)。社會(huì)主義現(xiàn)代化城市建設(shè)對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。由此產(chǎn)生的城建檔案不僅承載著城市發(fā)展的歷史，對(duì)城市未來(lái)發(fā)展也起到指明方向、提供參考的重要作用， 并直接作用于城市發(fā)展與整個(gè)規(guī)劃過(guò)程中。城建檔案作為促進(jìn)城市發(fā)展與規(guī)劃的重要科技信息資源，對(duì)城市現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的推動(dòng)作用無(wú)可限量。因此，對(duì)城建檔案的管理在城市規(guī)劃中的應(yīng)用展開研究，具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、城市管理檔案歸檔整理問題

（一）缺乏完整的管理制度

城市管理檔案對(duì)每一個(gè)發(fā)展中的城市都是必要的，城市檔案的收集歸納能夠更好地總結(jié)和反思城市發(fā)展中的錯(cuò)誤行為。但領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)城市管理檔案管理的概念有時(shí)有些單一，認(rèn)為它只記錄了城市發(fā)展的歷史，對(duì)這個(gè)城市的未來(lái)發(fā)展沒有實(shí)質(zhì)意義。這無(wú)意中阻礙了城市管理檔案的發(fā)展。在一些城市，檔案館藏管理機(jī)制不健全。新收集的城市信息沒有科學(xué)合理的分類、文件收集和管理沒有長(zhǎng)期機(jī)制，在管理文件的過(guò)程中，沒有統(tǒng)一的規(guī)則和規(guī)定。與城市管理檔案相關(guān)的許多單位只能根據(jù)自己的評(píng)估收集和分類各種信息，相關(guān)規(guī)章制度不完善，造成檔案類型單一、資料不完整。

（二）缺乏專業(yè)的人才隊(duì)伍

在招聘過(guò)程中，沒有高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的要求，降低了候選人檔案管理專業(yè)知識(shí)的能力。有的甚至只要求掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)即可，忽略了對(duì)檔案收集、整理、管理等專業(yè)知識(shí)的需求。因此，一些城市檔案管理的管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)生。聘用后，也不進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，員工專業(yè)技能不能立即得到糾正。缺乏基本技能，專業(yè)知識(shí)欠缺、也談不上實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，由此進(jìn)行的檔案管理工作也就談不上專業(yè)。使城市建設(shè)檔案在日后實(shí)際城市建設(shè)規(guī)劃中的有效使用大大降低。

二、城市管理檔案歸檔整理對(duì)策

（一）依據(jù)法律法規(guī)，健全檔案管理制度

基于城建檔案的重要性，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)關(guān)于城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開展時(shí)應(yīng)以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業(yè)化以及規(guī)范化。加大城建檔案法律法規(guī)的宣傳，普及城建檔案的法律意識(shí)，將檔案管理工作上升至法律層面，落實(shí)檔案管理工作人員的責(zé)任以及工作內(nèi)容，保證檔案管理的專業(yè)性和完整性。政府在這一過(guò)程中應(yīng)充分發(fā)揮自身職能，強(qiáng)化檔案管理工作的權(quán)威性，降低社會(huì)上違反城建檔案法律法規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（二）拓寬應(yīng)用渠道，完善檔案信息系統(tǒng)

城建檔案管理信息化、智能化建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是城建檔案適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的關(guān)鍵。城建檔案信息化建設(shè)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，以現(xiàn)代化城市規(guī)劃與建設(shè)需求為基礎(chǔ)，建立城建檔案信息化平臺(tái)管理。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，強(qiáng)化檔案管理、收集以及利用各個(gè)方面。加大城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應(yīng)用渠道，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享，有效發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的重要作用。城建檔案信息化管理、強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量效率的同時(shí)，提升城建檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足城市規(guī)劃的實(shí)際需求。

（三）壯大城建檔案的隊(duì)伍

由于城建檔案的工作人員缺少，很多工作無(wú)法完成，因此需要增加城建檔案的工作人員，來(lái)完成相關(guān)資料的收集整理和歸檔。并且在壯大城建檔案的過(guò)程中，注重吸收更多有能力、有專業(yè)知識(shí)的人，這樣才能夠讓城建檔案的記錄更加準(zhǔn)確完善，城建檔案管理在城市規(guī)劃中也能夠起到更好的推進(jìn)作用。

（四）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)

擴(kuò)大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強(qiáng)化群眾檔案利用意識(shí)，提升城建檔案在城市規(guī)劃中的利用率。檔案是依法治國(guó)的重要基礎(chǔ)，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)是提升人們法律意識(shí)的方法之一。基于法律保證，宣傳檔案正確利用的重要意義，強(qiáng)調(diào)忽略檔案利用而造成的經(jīng)濟(jì)損失現(xiàn)象，通過(guò)對(duì)比的方式強(qiáng)化人們的檔案利用意識(shí)。在此過(guò)程中，城建檔案管理部門應(yīng)充分挖掘城建檔案信息資源，發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的作用，讓人們?cè)诶脵n案的過(guò)程中受益，以此強(qiáng)化人民的檔案管理意識(shí)，促進(jìn)城市檔案的利用，推動(dòng)城市規(guī)劃建設(shè)發(fā)展。

（五）相關(guān)部門重視城建檔案

城建檔案管理為城市居民生活環(huán)境的改善提升提供重要依據(jù)，為城市整體建設(shè)發(fā)展保駕護(hù)航，是絕對(duì)不可缺失的歷史證明。政府應(yīng)當(dāng)重視城建檔案管理在城市規(guī)劃中的應(yīng)用，才能夠讓城市更好的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，城市管理檔案是領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視且監(jiān)督的，領(lǐng)導(dǎo)者可以從歷史的城市檔案中發(fā)現(xiàn)并改正當(dāng)前政策存在的不足和缺陷，改善人居環(huán)境、提高服務(wù)水平、推動(dòng)城市向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。城市檔案管理并不是一個(gè)輕松容易的工作，這要求領(lǐng)導(dǎo)者在選用相關(guān)工作人員時(shí)注意他的專業(yè)素養(yǎng)和細(xì)心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度完成好城建檔案工作。