淺談新時代檔案管理工作的優(yōu)化路徑

周波 鄄城縣衛(wèi)生健康局

引言：檔案工作已經逐步滲透進新時代各行業(yè)的系統(tǒng)里：物業(yè)、美容院、健身房等的會員檔案管理，事業(yè)編單位的員工檔案管理等等，成為新時代工作至關重要環(huán)節(jié)，應加強對檔案工作的科學化管理，提高工作人員的綜合文化程度，推動新時代各行各業(yè)工作的有序進行。

一、新時代檔案管理工作的新需求

新時代各個行業(yè)領域中，從橫向發(fā)展的角度來說，時間的積累，會員檔案的增加，無論是事業(yè)單位的員工檔案管理工作，還是保險業(yè)、金融業(yè)、個體等會員檔案的管理工作，檔案管理工作都是一項長期的、非常具有價值的管理工作。

與此同時，為了企業(yè)更好的發(fā)展，在拓展新會員同時，也需要固定原有會員的繼續(xù)保持，這個時候檔案管理工作至關重要，對于每個會員的特點、興趣取向、喜好厭惡，需要有很龐大的數(shù)字來進行分類總結，更準確的為會員提供人性化的營銷方案，達到會員滿意度提升。對于企業(yè)來說，檔案管理工作要記錄產品的各項數(shù)據(jù)、數(shù)量、性能等等，這些數(shù)據(jù)能夠充分體現(xiàn)產品的價值，不能有絲毫錯誤，需要檔案管理工作細致化、工作人員素養(yǎng)專業(yè)化，從而實現(xiàn)更良性的發(fā)展。

二、對檔案管理工作的優(yōu)化方案

（一）對檔案管理工作人員的專業(yè)性提升

對于檔案管理工作人員的專業(yè)性提升主要從兩個方面實現(xiàn)：

第一，通過招聘來選擇需要的人才。比如說我們在檔案管理工作中需要龐大的數(shù)據(jù)來對比分析總結，那么我們就需要會熟練使用數(shù)據(jù)庫、熟練使用表格的人才。比如說我們依舊需要文字功底強的人才，就著重吸收文科高材生；比如說我們在檔案管理工作中需要更先進的科學技術引入，這時候我們現(xiàn)培養(yǎng)IT技術人員是不現(xiàn)實的，但是我們需要有相關專業(yè)經驗的人才作為技術引入的支持，能夠將技術學會使用，用專業(yè)且通俗易懂的語言使其他工作人員也能學會技術、使用技術。

第二，對內部員工進行專業(yè)知識的培訓，使其知識技能能夠勝任自己的工作。對于內部員工的知識培訓，分批進行，在保證原有工作能夠繼續(xù)保持，同時新的工作進行優(yōu)化、系統(tǒng)升級，逐步科學化、系統(tǒng)化的學習。

無論是新鮮血液的吸收還是內部員工的知識提升，都是為了實現(xiàn)檔案管理工作的價值[1]。

（二）細化檔案管理工作流程

檔案管理工作需遵守國家規(guī)定的相關法律，還應該細致化管理工作流程，讓檔案管理工作的采、分、編、典、流的每個環(huán)節(jié)更加緊密、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的準確性、讓檔案管理工作有意義。

采：采集數(shù)據(jù)、采集檔案。確保數(shù)據(jù)的準確性、有效性、科學性。

分：分類管理、分類整理。對于采集來的不同數(shù)據(jù)，有的產品需要進一步改善開發(fā)的，有的業(yè)主房屋出現(xiàn)問題需要進一步解決的，有的是圖書館很多書、需要分類排放的等等，分類至關重要。

編：編入編碼、編入會員碼等。對于分好類的一類個體，需要逐一編碼入系統(tǒng)，就像學號一樣，數(shù)字化管理，為方便索引做好鋪墊。

典：典藏即整合。編好編碼的數(shù)據(jù)，即為索引，讓前面的工作更直觀的體現(xiàn)出來，比如目錄，標牌等。

流：流動其實就是數(shù)據(jù)的索引。我們整理好的數(shù)據(jù)，檔案的工作不是說整理完就放著，保存起來封存起來的，而是這些數(shù)據(jù)要使用的，數(shù)據(jù)要流動，比如說：會員管理系統(tǒng)，搜索會員名字就能找到這個文件的目錄、編碼等數(shù)據(jù)。如果前面4步都是在準備的話，那么這步就是實現(xiàn)檔案管理工作的至關重點，無論是編碼的準確性還是分類的科學性、采集的價值性，整合的有效性，數(shù)據(jù)化索引的速度性能都會在這步逐一體現(xiàn)出來。對于新時代檔案管理工作來說至關重要。

（三）全面提升檔案管理的數(shù)字化

我們剛剛在細致化工作流程中提到了編碼以及數(shù)據(jù)流動，還有對檔案管理工作人員的知識提升中提到的先進技術引入，這些至關重要的技術支持，就是全面提升檔案管理的數(shù)字化，為了使各個環(huán)節(jié)的工作能夠順利進行，有效提高工作效率，對檔案管理工作中需要到的設施：書架、檔案、電腦等等軟件和硬件都需要逐一優(yōu)化、加大資金投入，更高效率的工作，是新時代對于數(shù)字化管理檔案工作的必然需求。比如說肯德基前臺的點餐系統(tǒng)，配料區(qū)的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)；圖書館的借書系統(tǒng)；健身房的會員系統(tǒng)，上課的打卡系統(tǒng)；等等這些系統(tǒng)都是數(shù)字化的科學技術為了更便捷的生活，數(shù)據(jù)具有專業(yè)性，有效性，是新時代的重要技術支持。然而就上述技術來說，仍然存在各種不足，需要更全面的優(yōu)化，需要更先進的技術引入，讓新時代的檔案管理工作系統(tǒng)更加完善。每一個細節(jié)的提升，都是對工作質量的保證[2]。

（四）充分實現(xiàn)檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在新時代作為以信息載體為主要存在的工作管理系統(tǒng)，是新時代社會發(fā)展重要標志，迅捷有效的實現(xiàn)信息資源共享，在新時代社會發(fā)展的背景下，高效的利用強大的數(shù)據(jù)庫成為未來檔案管理工作的優(yōu)化旅程中最為重要的里程碑，將帶領我們的信息時代生活更加多元化、信息時代工作更為高效。因此我們有必要充分實現(xiàn)檔案管理工作的重要價值，小到每個數(shù)據(jù)，大到每個實體企業(yè)，對于檔案管理工作都要更加重視，更加努力的將檔案管理工作做好。

讓信息技術和文學藝術緊密聯(lián)合，實現(xiàn)新時代的科學價值；優(yōu)化管理工作的細節(jié)，投入有效的科學技術支持；加強工作人員的文學素養(yǎng)，提升專業(yè)人員信息技術，改善檔案管理工作所需的硬件和軟件環(huán)境；充分實現(xiàn)檔案管理工作的重要性，成為新時代社會發(fā)展的重要標志。

結論：檔案管理工作實際上是當前社會發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，更是新時代社會發(fā)展強大有效的信息支持，檔案管理工作哪怕優(yōu)化一小步，對于新時代社會發(fā)展來說都有著至關重要的意義，優(yōu)化檔案管理工作的腳步是一項長期的重要工程。