成本費用報銷工作的思考

江雪嬌 中國電子科技集團公司第三十八研究所

序言

隨著單位業務的發展，經濟形勢的復雜多變，業務量的增多，管理要求的提高，大數據、人工智能的發展，成本費用報銷工作已不再是過去按部就班地往既定科目中套科目了，核算報銷作為所有財務數據的第一入口，已經顯得日趨重要，對會計人員也提出了更高的要求，新形勢下，費用報銷工作應跳出傳統核算會計的要求，本文將從單位的內部控制、業財融合等方面談談如何做好新形勢下的費用報銷工作。

隨著單位業務規模的擴大，費用報銷工作作為單位的財務基礎工作，顯得日趨重要。會計的職能是反映和監督，成本費用核算是企業綜合全面的管理活動，記錄第一手財務數據，規范費用報銷是財務工作的基礎，是會計信息及財務數據的原始出口，新的政策形勢下費用報銷工作對會計人員提出了較高的要求。

一、成本費用報銷工作的問題

（一）發票開具問題

對發票的審核是報銷工作中的重頭戲，這里面涉及到如何取得真實合法的票據，根據《中華人民共和國發票管理辦法》的相關規定，填開發票的單位和個人必須在發生經營業務確認營業收入時開具發票。未發生經營業務一律不準開具發票。單位和個人在開具發票時，必須做到按照號碼順序填開，填寫項目齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯次一次打印，內容完全一致，并在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。對于不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。這是對單位所有人員共同的要求。報銷人取得發票應經過初審、真偽查驗，會計人員應當仔細檢查發票的合法合規性，關注其形式、基本內容、真偽查驗等信息是否符合單位制度。

在實務工作中，報銷人取得的發票經常會出現發票抬頭開具不正確、銷售方信息不完整、未開具發票明細、發票日期與業務日期不符、應當開具專用發票而未開具等各項錯誤，給報銷工作帶來了一系列問題。

（二）對報銷憑據的審核

會計人員在審核經濟業務完畢、生成憑證時，應當確認審批流程是否齊全，是否滿足“手續完善、票據規范、附件齊全”的要求，附件張數是否正確、憑證日期是否反應經濟業務的日期、報銷人簽字、附件簽字及其他信息是否清晰、真實，結合單位的檔案管理的要求，信息記錄應當真實完整，如此種種要求均構成會計基礎工作的重要內容。

報銷附件是報銷的依據，也是審計檢查的重點內容，附件應當符合相應的管理要求，如請購單、驗收單、合同等，均當執行相應的內部控制。對于報銷附件的簽字和蓋章應當齊全，能夠真實完整反映經濟業務。

（三）對經濟業務的審核

會計信息質量強調“實質重于形式”，會計人員除了應當對成本費用報銷的形式要件進行審核外，更應注重對經濟業務的實質審核。透過票據審查業務的真實性、合理性、規范性，如費用發生地是否是業務發生地，費用發生的日期是否是實際業務日期，費用報銷人是否是本人，票據能否充分證明費用發生是與工作有關，是否存在上下舞弊竄通，相互簽字的情形，關鍵地方的審核標記是否明顯是非真實簽字，有無存在變通方法越過關鍵部門或領導審批的情形。

（四）對票據粘貼、填制的要求

實務中，票據粘貼五花八門，常有火車票上日期、票價金額或日期等重要信息被粘住，無法查看。票據粘貼是否整齊，對于大寫不一的票，應當整齊有序粘貼，報銷人應當保持報銷單整潔，齊整，報銷金額大小寫要一致，信息填制要規范。對不嚴謹、不合要求的單據，財務人員應當退回整改。

二、成本費用報銷問題的解決對策

（一）加強發票審核工作

發票是財務收支的法定憑證，是各項審計檢查、稅務稽查的重點，鑒于業務部門通常是取得發票的第一人，而報銷要求的嚴格和復雜導致了業務部門對財務部門積怨增多。對此，單位的紀檢審計部門應當及時向全單位全員宣貫中央有關“八項規定”、“六項禁令”等政策，財務部門應當對業務部門進行發票相關知識的培訓。

首先關注發票的票樣是否符合要求，即發票抬頭是否正確，開具日期是否是業務發生日期、發票的銷售方信息是否齊全、發票內容是否詳實，是否開具明細，例如，是否用簡單籠統開個“圖書”、“辦公用品”等科目。規格型號、單位、單價、數量為空從而讓會計人員無法鑒別其真實有效性，達到魚目混珠的目的。

取得發票銷售方應當加蓋銷售方發票專用章，取得收據應當加蓋銷售方財務章，并且與銷售方名稱一致。

其次關注發票的真偽，可通過手工鑒別、電話查詢、稅務局網站查驗等方法來查看所開具發票是否是真實發票，以確保國家稅收資金。筆者了解到，部分單位已經開發推廣了“發票智能稽核系統”，使用手機掃一掃或掃描槍即可連接國家稅務總局發票查驗網站，大大提高了發票查驗的效率。

再次，對于某些特殊發票有特別要求，增值稅發票有幾種情形必須要備注，差額開票功能開具的發票必須要有備注、提供建筑勞務發票、運輸服務開具發票、預付卡業務、保險公司代收車船稅、保險公司代保險代理人匯總開代理發票等情形。此外，根據各單位政策，某些特殊情形也需要備注，例如，因為發票信息錯誤而導致發票重開的，新開具發票日期和原業務日期不一致的，要備注說明，為了更加清楚地說明整個事項。

綜上所述，財務部主管稅務工作的崗位應對報銷崗位的會計適時進行發票和稅法相關政策的培訓宣貫，便于在實操層面的員工及時了解政策動向，而費用報銷會計應及時向業務人員傳達與發票取得、報銷相應的政策和制度。

（二）加強管理控制

在大數據時代，單一靠手工記賬的時代已經過去，對于大量經常性的業務，稽核會計需要借助信息化手段提高自身的工作效率，而財務信息化建設也非憑財務部一己之力可以完成，需要全單位各個部門的支持。信息化軟件中需要設置相應的內部控制，財務人員應識別判斷軟件流程的設置是否符合單位的授權審批相關制度、費用報銷制度，是否能夠反映業務的實際情況,單位應該定期進行信息化軟件的內部控制運行評價，會計人員對于業務前端人員提交的報銷業務流程進行相應的會計處理，該操作應能夠對業務人員可見，方便信息的互流溝通。

（三）注重融合業務前端

成本費用報銷不單只是財務部門單個部的工作，更需要有業務前端的支持配合。業務人員是取得票據的第一人，應加強對財務政策的學習了解，而財務人員作為票據稽核和經濟業務的審核人，應充分學習了解業務發生的實質，將會計職能從事后記錄轉變為事前控制，充分深入地了解業務是單位體質增效、防范財務風險的必然要求。財務人員應當了解經濟業務的實質，從而對會計科目、稅額、現金流量、部門以及其他輔助核算項目等會計信息做出正確地判斷。

（四）加強部門監管

稽核人員應摒棄傳統觀念，認為只要有領導簽字，該項費用便可以報銷。新的經濟形勢下，電子審批流程早已取代了人工簽字，會計人員處理的是電子審批流和紙質費用單據，我們需要關注這些信息是否能真實、合理地反映業務。財務部一支筆的現象被弱化減輕了財務部的部分工作，另一方面，也增加了相應的風險。單位相應的報銷制度應綜合考慮這些變化帶來的影響，并予以明確業務部門和財務部門在費用報銷中的責任，各自履行相應的權限。對于特殊事項或符合“三重一大”范圍的重大項目支出，應注意其是否有相應的審批手續，加強各個部門的監管。

三、關于做好成本費用核算工作的建議

成本費用報銷工作是一項細致、嚴謹、繁瑣的工作，需要長期的耐心，如何才能做好成本費用報銷工作，筆者基于自身工作經驗總結出以下幾點。

（一）對費用報銷進行預算管控

預算管控即對申請人的費用報銷計劃是否符合相應的預算要求做出審核，費用報銷即是一個預算執行的過程。對于日常費用支出，會計人員應注意比對其是否符合相應的部門經費預算，對于超預算支出或預算外支出，是否履行相應的特別審批手續。

（二）加強信息化建設

成本費用報銷工作既是每個單位的是一項綜合管理的工作，也是會計基礎工作中的重要工作。它要求稽核會計應掌握多方面全方位的知識，關注授權審批制度、發票管理等報銷制度，正確判斷經濟業務的性質，同時要熟悉本單位的內部控制規范。在信息化時代，對于大規模的企事業單位，財務成本費用報銷工作已由會計控制轉為管理控制，財務人員和業務人員應認真學習單位的內部控制制度，了解單位的組織機構流程、授權審批流程，學習單位的報銷制度和管理規章制度，切實防范財務風險，提高工作效率，發揮財務部門的經濟管控職能。

（三）加強企業內部控制建設

企業的內部控制包括單位層面和業務層面的控制，良好的內部控制是防范企業風險的有效手段，定期檢查內控設計及運行的有效性，識別出報銷工作中存在的風險點，檢查這些風險點的控制設計是否有效設計和運行，發揮其對經濟活動的制衡性作用。

（四）優化費用報銷流程

費用報銷流程應當與企業的組織結構、職責分工相匹配，現今社會大部分單位對報銷采用了網報流程。筆者所在單位由員工提交網報申請，將票據影像上傳至報銷系統，根據費用性質，該流程會走向相應部門由其歸口管理部門的領導進行電子審批，審批結束之后流向財務部，費用會計此時會根據員工提交的網報流程進行制單、稽核、付款，同時對部門秘書集中提交過來的紙質單據進行形式審查。電子流程作為標準流程可以自動計算匯總、記錄，方便控制、查詢，報銷人不用見到領導當面審批，只需提交網報流程和將紙質單據交給秘書，在異地也能收到報銷款，大大提高了工作效率。因此，優化費用報銷流程可以提高成本費用報銷工作質量。

（五）會計人員自身的提高

會計人員完成費用稽核工作之外，應該注意定期檢查、總結，結合集團公司或檢查機關對單位的要求，回過頭來看自己做過的工作是否存在錯誤。根據國家政策和形勢變化，適時調整修訂相應的報銷制度。

會計報銷人員應實行定期輪崗制度，報銷人員可從財務分析的角度看自己做過的賬、生成的財務信息是否滿足企業管理的需要，對會計信息加以分析、判斷，從不同崗位間從而提高自身的創造性和主動性，提升崗位技能。