企業合同管理的財務風險防范探析

高曉峰

(隧道股份上海市地下空間設計研究總院有限公司，上海 200020)

1 企業合同管理風險概述

(1)企業合同管理的概念。企業在管理合同時，解決由于無法完全確認預期決定所引發的后果或是因此可能與預期效果產生偏差的現象被稱為合同管理。合同管理不單是為了應對某一合同中所存有的風險，更是為了幫助我們建立相應的管理體系。合同管理包含了對合同進行系統管理的整個過程，如簽訂、履行、變動、終止和違約后的處置等。企業合同管理除了具有長期性外，還具有管理方式多樣、人員復雜等特征。

(2)企業合同管理的風險組成。合同管理風險與合同法律風險共同構成了企業合同風險。其中，合同管理風險是一種戰略型風險，而合同法律風險則是一種流程型風險。合同管理風險的主體是部門負責人與高層決策者，旨在確保各項管理工作的順利進行，為其提供確切辦法和具體措施；合同法律風險主要強調合同操作時所產生的風險，更加凸出合同中與法律相關的部分，注重法律形式上相關程序的實際執行過程，即與具體操作有關的事項。進一步劃分，合同法律風險又可以劃分成客觀風險和主觀風險。由不可控制或無法抗拒的因素造成的，只可分擔而不可規避的風險被稱為客觀風險；由合同簽訂雙方主觀問題形成的、能夠借助特定方式進行防范的風險被稱為主觀風險。合同管理風險與合同法律風險的最大區別在于：合同法律風險直接體現風險，合同管理風險間接造成風險。也就是說，合同法律風險是顯示型，合同管理風險是屬于解釋說明型的。

2 當前企業合同管理存在的財務風險問題

(1)合同管理制度不完善。在現代企業中，合同管理制度起著相當關鍵的作用。企業擁有完善的合同管理體系能夠提供明確的參照。明確分配各部門的責任，能夠避免重復和爭議的發生，確保各項工作的順利開展。此外，部分企業的合同管理工作只是單純地進行核查，并不包含前期的談判工作及日后的監管任務，這也是企業合同管理制度不完善的一種表現。

(2)合同管理人員財務風險和法律意識不高。合同管理人員的財務風險和法律意識不高、對工作的關鍵性認識不足等，都會導致合同管理部門逐漸被上層領導忽視，無法發揮其應有的作用。部分合同管理人員文化素養較低，未接受過高等教育，在正式工作前也沒有參加專業課程，而入職后就直接參與了合同管理工作。這類員工缺少專業的法律培訓，相關法律知識匱乏，反映到工作當中就會表現為不能遵照章程及規范開展工作，只能勝任基礎工作，不能準確判定潛在的財務風險。

(3)合同管理部門與企業管理部門缺乏溝通。合同管理部門同企業管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒能充分考慮到其他部門，無法統一意見，就會逐漸走向孤立。這種孤立狀態會導致冗員冗務的出現，不利于合同審批流程的簡化，拉低了企業整體的辦公效率，誘發財務風險。例如：部門間缺乏有效溝通會致使某些需要聯系企業實際情況制定的條目出現差錯，增加合同管理的財務風險，形成阻礙企業發展的因素。

3 合同管理中財務風險的控制措施

(1)立項前合同管理中的財務風險控制。項目收支情況、風險水平、執行時效等都是立項前合同管理中財務風險控制需要考慮的因素。項目收支情況預測的出發點是整合客觀真實的財務數據，為合同簽訂服務。例如，單位在進行合同管理時應當做好項目支出預測，即關于項目成本情況的預測。在技術服務項目中，應當以“收入減去利潤等于成本”為根據，結合工程的實際開展情況，給出準確恰當的報價。報價工作的開展直接影響到財務風險控制的成效。財務風險控制以保證合同的順利履行為目的，其中的財務風險主要是指訂立風險(包括文件格式同文本要求不符、承發包模式選擇不恰當、索賠管理工作協商不合理等)。若想對上述風險實現合理的控制，就一定要嚴格審查合同中的各項條款，特別注意合約方的資歷、信用情況和執行能力等。

(2)執行中的財務風險控制。合同履行步驟中的財務控制是風險防范的中心環節，而財務支出控制在合同收益被確認后即成為財務風險防范的重點部分。第一，收入是按章履行合約的基本條件。一般而言，會采用分期付款的形式來履行合同條款。應將預收款項納入合同與收款當中，遵照正規核算方法進行核算，并依據提前確認的時限進行催收。訂立合同時普遍都會采用先履約后支付的形式，因此事先墊付就成為一個關鍵性的問題。從財務管理部門角度出發，應當先根據項目的實際規模初步確定資金數額，然后進行相應的審查批示，最后再預付所需資金。合約項目竣工后，應當及時督促并收回所墊付的資金款項。第二，嚴格執行對應支付制度。審核工作是企業合同管理中財務風險防范的必要環節，特別應當注意有關手續的辦理是否齊全。對應支付指的是：在財務支出同合同款項相吻合的前提下進行支付資金。若實際金額與合同規定數額不同，則不可進行支付。墊付前應當嚴謹細致地對每筆支出進行審查，保證其以合法的審批程序為前提。第三，嚴格管理分包合同。在確保分包合同符合各項法律規定的情況下，審核支付情況同合同條款規定是否相符。第四，注重合同變更管理工作。在合同有效期內，如果合同條款所涉內容產生了改變，就應當及時更正合同中的對應條款，令二者始終保持一致。相應的合同臺賬也應及時更改，始終以最新的合同款項為標準。

(3)合同管理應強化的工作。合同管理工作應當重點強化兩項工作：第一，有效提升財務管理人員的業務能力。組織開展與專業知識相關的培訓課程，提升企業合同管理人員的科學文化素養和實際操作水平。在開展經濟合同專題課程時，應當采用有效方式提升其對合同管理細節的把握，按期組織員工進行交流學習，最大限度地為財務風險防范工作提供前提保障。另外，還應當增強員工的責任意識與服務意識，使員工能夠在遵紀守法的基礎上更好地履行個人職責。員工應當明確區分個人情感與工作需要，拒絕一切違法違規的支付要求，互相監督，發現類似情況立刻報告給有關部門。第二，構建合同管理體系。其一，在合同款項、執行情況等方面落實審查環節，同時也要注意合同簽訂方的信用情況及合同的合法性。其二，謹慎進行授權委托。除法定代表人及負責人外，其余人員都必須持有授權委托書才能代表企業簽訂合同。其三，重視重大合同的管理。對涉及方面廣、影響企業利益的合同依照規章制度進行存檔。其四，落實存檔情況。合同簽訂后應確定專屬編號并及時進行存檔，存檔資料同時還應包括與合同相關的交流信息及重要文獻。其五，按時審查。對合同的執行情況及有關事項進行定期審查。其六，落實員工的獎勵與懲處制度。

4 結 語

綜上所述，合同是市場經濟中，在法律允許及雙方意見統一情況下，由交易雙方簽訂的一種約定憑據。進行合同管理的過程當中，包括訂立、履行、變更、解除及后續工作在內的一系列活動都存有一定的財務風險，不利于企業的經營管理與可持續性發展。就現階段情況而言，企業雖然已經對合同管理中的財務風險形成了一定的防范意識，但是并沒有構建完善的應對體系。同時，包括有關人員缺少專業培訓在內的一系列問題，也會增加合同管理的財務風險。所以說，對企業在合同管理中的財務風險進行科學防范，是提升企業管理水平、經營能力的重要舉措，更是企業穩步發展的重要保障。