事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

叢培琴

摘 要： 檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程及其他各項(xiàng)重要信息，是事業(yè)單位在進(jìn)行決策時(shí)必須參照的重要依據(jù)，做好檔案管理工作，是帶動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平提升、保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施。然而，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中仍存在不少制約其管理能力進(jìn)一步提高的問(wèn)題，為此，本文主要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并為這些問(wèn)題提出有效解決對(duì)策，力求為事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位;檔案管理;存在問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理，即對(duì)各類(lèi)檔案信息及檔案材料進(jìn)行全面收集、分類(lèi)整理、長(zhǎng)效保存、價(jià)值鑒別、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并提供檔案查閱、調(diào)用等多種檔案服務(wù)這一系列活動(dòng)之總稱(chēng)。檔案管理直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展和整體運(yùn)轉(zhuǎn)，分析當(dāng)前存在于事業(yè)單位檔案管理工作中的問(wèn)題并針對(duì)這些問(wèn)題提出有效解決策略，以此促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平實(shí)現(xiàn)提高，有利于為事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利進(jìn)行提供有效保障，進(jìn)而能夠推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 未能給予檔案管理工作應(yīng)有重視

當(dāng)前事業(yè)單位普遍未建立起對(duì)于檔案管理工作的全面認(rèn)知，因而對(duì)于檔案管理的重視力度嚴(yán)重不足。具體而言，這種重視力度不足主要有以下幾點(diǎn)體現(xiàn)：其一，沒(méi)有為檔案管理部門(mén)提供良好的工作環(huán)境，造成檔案保存隨意性極強(qiáng)，紙質(zhì)檔案易受蟲(chóng)蛀、潮濕發(fā)霉等因素影響而出現(xiàn)信息丟失、內(nèi)容殘缺的情況;其二，檔案管理理念十分陳舊，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)之于檔案管理的重要性，即使是那些已應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理的事業(yè)單位，其對(duì)于信息化檔案管理的理解也不夠充分，停留于檔案信息錄入和儲(chǔ)存層面，沒(méi)有發(fā)揮其他信息技術(shù)之作用;其三，檔案管理工作人員待遇較差。

1.2 缺乏健全管理制度及統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

完善的檔案管理流程及統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是事業(yè)單位檔案管理工作有效開(kāi)展的基本保障。當(dāng)前，由于缺乏健全檔案管理制度及統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，因而事業(yè)單位檔案管理流程十分混亂，無(wú)序性極強(qiáng)，各環(huán)節(jié)均存在管理風(fēng)險(xiǎn)，不同檔案管理人員之間、檔案管理部門(mén)與事業(yè)單位其他部門(mén)之間的溝通效率亦非常低下。與此同時(shí)，事業(yè)單位也沒(méi)能建立起與檔案管理制度相應(yīng)的管理人員責(zé)任制度、監(jiān)督制度，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員權(quán)責(zé)不明確、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、工作態(tài)度有失端正，嚴(yán)重影響著檔案信息的真實(shí)有效性，最終會(huì)對(duì)事業(yè)單位決策產(chǎn)生消極作用。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高且管理方式落后

當(dāng)前，事業(yè)單位在任用檔案管理人員時(shí)所采取的主要做法是從其他工作崗位調(diào)用工作人員，對(duì)于招聘環(huán)節(jié)則不夠重視，造成檔案管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)性不足，不熟悉檔案管理工作的具體流程及各個(gè)環(huán)節(jié)，不具備高效管理檔案的能力，易出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、文檔流失等情況。同時(shí)，由于事業(yè)單位未能給予檔案管理工作應(yīng)有重視，因此檔案管理人員往往缺乏主動(dòng)性。此外，大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員所使用的管理方式仍為落后的紙質(zhì)檔案管理，信息素養(yǎng)較差，不利于事業(yè)單位開(kāi)展信息化檔案管理建設(shè)。

2 解決檔案管理工作中主要問(wèn)題的對(duì)策

2.1 提高對(duì)于檔案管理工作的重視力度

針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位未能給予檔案管理工作應(yīng)有重視的問(wèn)題，事業(yè)單位首先需要更新檔案管理理念，以長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光看待檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)其對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展及運(yùn)轉(zhuǎn)的重要作用，提高對(duì)于檔案管理工作的重視力度。具體而言，事業(yè)單位需要做到以下幾點(diǎn)：其一，加大檔案管理資金投入，打造專(zhuān)業(yè)檔案管理辦公環(huán)境以保存好現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，同時(shí)有計(jì)劃地推進(jìn)信息化、數(shù)字化檔案管理建設(shè);其二，改善檔案管理工作人員薪資待遇及福利水平，重視激發(fā)其積極性，并為其各項(xiàng)工作提供必要支持。

2.2 建立完善的檔案管理制度及規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位缺乏健全管理制度及統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)著力進(jìn)行制度建設(shè)，建立完善的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此推動(dòng)自身檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。事業(yè)單位需明確不同種類(lèi)檔案具體應(yīng)收錄的各項(xiàng)材料、規(guī)定查閱和使用檔案具體應(yīng)具備的權(quán)限和相關(guān)程序，規(guī)范檔案管理從信息收集到分類(lèi)整理，再到價(jià)值鑒別、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案服務(wù)提供等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而打造規(guī)范高效的檔案管理流程。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)明確每一位檔案管理人員的具體管理職權(quán)與責(zé)任，建立相應(yīng)的責(zé)任制度和監(jiān)督制度，包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，以此促使檔案管理工作人員嚴(yán)格遵守每一環(huán)節(jié)的具體檔案管理工作細(xì)節(jié)。

2.3 打造專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)并加快信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程

針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)性的問(wèn)題，事業(yè)單位一方面要完善檔案管理工作人員招聘制度，重視引入兼具檔案管理專(zhuān)業(yè)背景和較強(qiáng)學(xué)習(xí)能力的人才來(lái)為檔案管理隊(duì)伍注入活力，另一方面需面向現(xiàn)有檔案管理人員開(kāi)展主題培訓(xùn)，著力提高其檔案管理能力及檔案管理責(zé)任意識(shí)。與此同時(shí)，針對(duì)檔案管理人員所使用的檔案管理手段落后這一問(wèn)題，事業(yè)單位需加快信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，著力開(kāi)發(fā)功能齊全的檔案管理軟件，并引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息技術(shù)提高自身應(yīng)用檔案信息進(jìn)行科學(xué)決策的能力，此外還需重視防范信息化檔案管理所帶來(lái)的潛在檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，諸如惡意病毒入侵等。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位所存在的重視力度不足、缺乏健全制度、管理標(biāo)準(zhǔn)混亂、管理人員素質(zhì)不高、管理手段落后等檔案管理問(wèn)題，應(yīng)采取加大對(duì)于檔案管理的資金投入、改善檔案管理工作人員待遇、建立完善檔案管理制度及統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平并加快信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)程這些策略來(lái)有效解決問(wèn)題，增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理實(shí)效性。

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