談事業單位檔案管理的現狀及對策研究

王鳳 蔡海濤

摘 要： 檔案管理對于組織發展有著重要作用，在“檔案管理信息化”的大背景下，許多事業單位的檔案管理工作表現出了諸多新問題。下文首先對事業單位檔案管理工作現狀進行了分析，然后針對現如今存在的問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞： 事業單位;檔案管理;問題;對策

“檔案”是事業單位在發展過程中產生的重要資料，對于事業單位未來的發展以及當下的管理、決策均有著重要的指導作用。就事業單位檔案管理工作的特征來看，多數事業單位的檔案管理對象復雜、種類繁多，難以用統一的管理方法進行高效化管理，以致于檔案利用率低下，檔案管理有效性低下。當下，我國進入了“新常態”發展階段，事業單位的發展面對著諸多“不確定因素”，務必要以“檔案”為參考，提高各項管理措施、決策的合理性，如此才可避免風險。這就對檔案管理工作提出了新的要求，當下亟需合理分析事業單位檔案管理現狀，并研究相關解決對策，以為檔案管理工作的發展奠定堅實基礎。

1 事業單位檔案管理的現狀

1.1 事業單位檔案管理模式變化

當前，相應“檔案管理信息化”的發展號召，我國各地事業單位先后進行了事業單位檔案管理信息化改革，這就改變了事業單位檔案管理的工作流程，同時事業單位檔案管理也從單一的內部管理，朝著檔案利用、檔案整理雙軌管理模式所轉變，這種轉變對于事業單位檔案管理工作人員而言是深刻的，但是現如今仍舊有相當一部分事業單位僅僅從形式上進行了改革，在未改變具體的工作做法的情況下，事業單位檔案管理工作人員難免出現工作效率低下、工作出錯率高等問題。該問題的主要成因是事業單位檔案管理未圍繞信息化建設、工作模式革新構建起完善的工作體系，以致于事業單位檔案管理工作人員無法做到“有法可依”，工作中許多風險性問題得不到約束。如，錯誤歸檔、信息錄入錯誤等。

1.2 事業單位檔案利用水準低下

事業單位檔案管理工作的目的是為了提高檔案的利用率，保證檔案能夠發揮主要的參考借鑒作用，但是就當前各地事業單位檔案管理工作的實際情況而言，“歸類、整理”仍舊是檔案管理人員所遵從的主要工作思想，以致于真正需要調用檔案時，出現了工作效率低下、檔案管理配套服務不完善等情況，主要表現為“單位在調用檔案過程中，事業單位檔案管理人員無法根據單位的需求給出所有相關的配套檔案，無法為單位的管理、決策提供可靠的支持。”

2 事業單位檔案管理對策

2.1 完善事業單位檔案管理工作體系

工作體系的完善是提高事業單位檔案管理工作水準的基礎條件，筆者認為，事業單位檔案管理工作體系的構建，應該從“四化”入手，具體如下：

2.1.1 數字化

所謂數字化，是保證事業單位檔案管理具備利用現代掃描技術、信息技術、網絡技術實現實體檔案資料電子化，同時在平臺上要實現對檔案信息的整理、補充、更新。圍繞這些需求，事業單位要根據檔案管理所用的信息化軟件、設備等，構建起完善的工作程序，以保證實體檔案資料的高效歸檔。

2.1.2 體系化

事業單位檔案管理務必要實現從“單一整理”到“綜合利用”發展方向的轉變，傳統的檔案管理模式，主要是根據檔案的類型對檔案進行歸檔，如影像檔案、文字檔案、音頻檔案、基建檔案等條目。在信息技術的幫助下以及新時代事業單位檔案管理理念的支撐下，就要構建起一個符合事業單位管理、決策需求的事業單位檔案管理工作體系。如，某檔案有一份正本，正本檔案又涉及到不同的事件以及體系脈絡，那么在信息化管理系統中，事業單位檔案管理人員就要注意突出檔案之間的相互關系，并在需要調用的時候，滿足檔案全面調用的需求，以真正提高事業單位檔案的利用水準。

2.1.3 自動化

在事業單位實現數字化、體系化檔案管理建設后，應該進一步強化對OCR技術、電子標簽技術、自動處理技術的應用，保證實體檔案歸檔的同時，能夠實現自動化的電子檔案歸檔，以全面提高事業單位檔案管理工作效率，保證管理工作能夠滿足事業單位檔案規模逐年增長的需求。

2.1.4 互動化

應該考慮到事業單位檔案管理的實際需求，在不同的環節設置不同的崗位，進一步深化、細化檔案管理工作的具體職能，采用在線協同的方式，實現事業單位檔案管理的實時互動，以提高事業單位檔案管理的有效性。

2.2 加強事業單位檔案管理服務功能

現如今，事業單位檔案管理的服務功能僅僅局限在檔案查閱等“看”的層面上，在云計算技術、神經網絡技術不斷發展的背景下，事業單位要能夠依托于高新技術，實現事業單位檔案管理“動”的功能，開發出先進的功能模塊，實現數據內容的自動化篩選、歸類、比對，以為檔案使用人員提供更加全面的服務。同時，需要有側重的強化事業單位檔案管理工作人員的專業素質，保證單位人員在調用檔案時，檔案管理人員能夠為其提供可靠的幫助以及支持。

3 結束語

綜上所述，當前事業單位檔案管理存在諸多新問題，想要進一步提高事業單位檔案管理的工作水準，務必要深入思考這些問題，并構建起完善的工作體系，進一步強化事業單位檔案管理的服務功能，如此才能夠為事業單位的穩定發展提供可靠的資料保障。檔案管理從業者對上述內容應該有足夠的認識，深刻體會到檔案管理對于組織發展的重要幫扶作用，以改變自身的工作觀念。

參考文獻

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