檔案管理中信息化技術的說明與應用

摘 要：在時代迅速進步的同時，網絡信息、高科技技術等也逐漸被人們熟悉和應用，它推動了人們的日常生活和個人發展。我們用信息化技術來進行檔案管理工作，能夠有效減輕人們的工作負擔，使錯誤率大大降低，也能夠使工作事半功倍。所以，本文就信息化技術在檔案管理中的應用展開討論研究。

關鍵詞：檔案管理 應用 信息化技術

當今社會快速進步，信息化科技也逐步滲透到人們生活的各個方面，檔案管理同樣也在逐漸吸取信息化技術為己用。所以，首先，我們要注意信息化技術在檔案管理中應該按怎么樣的順序走，再者就是在檔案管理上應用信息化技術有哪些好處[1]。

一、檔案管理中信息化技術的應用步驟

1.收集整理

收集整理是檔案管理信息化技術的基石。我們在采取各種行政管理信息的同時，要保證從事這項工作的人必須要有高水平的相關知識和技術，勇于創新，立足實踐，注意到收集整理工作的各種細節，不斷更新知識庫，這在工作中是極其重要的一環。信息化技術是人們生產工作的好幫手，而人是運用技術的主體，保證工作人員的高素質和高技術水平是利用信息技術做好檔案管理的關鍵。

2.歸納和分類

歸納和分類是用信息化技術做好檔案管理的重中之重。他能夠保證工作人員在檢索內容數據的時候能夠獲取到完備的信息。所以，相關人員要做到細致入微，把選擇、分門別類、后期加工和最后綜合整理的工作做好，這在檔案管理信息化的過程中不可或缺。建立起強有力的基石，才能真正保證這項工作能夠做好。

3.查詢和提取

做這門工作就是為了最后能夠查詢和提取。前面所說的那些，其目的是建立完整的檔案信息儲存庫，是為最后的查詢和提取奠定基礎。由于計算機技術的高效性和準確性以及資源節約性，我們必須要成功運用這項技術，使它為行政管理服務。

二、檔案管理應用信息化技術的應用優勢

1.提高檔案案卷質量

先進的信息技術能夠保證所有的信息按照相同的格式進行存儲。由此而來，既節省了大量的人力物力，也讓信息儲存變得更加清晰，便于查找。

2.提升工作效率，節約人力資源

在舊時，國家采用人員書寫的形式對行政信息進行收納整理，這樣的工作方法費時費力。傳統的工作方式已經逐漸脫離當今快速發展的社會節奏。而在行政管理工作中運用信息化技術就可以很好的解決這個問題[2]。

三、時間和地域的優勢

時空條件的限制對于信息化技術而言并沒有太大威脅，老舊的行政管理是要將紙質信息存放起來，并對信息查詢加以時間限制。而先進的信息化技術則可以打破這些限制，為相關工作人員提供良好的工作條件。

四、空間優勢

曾經的檔案管理場所是封閉的，這會導致大量的空間資源被不合理占用，與此相伴生的是檢索困難等問題，這極大地阻礙了相關工作的開展。而將信息技術引用到這一工作中則極好地創新了檔案管理形式，使工作人員更加得心應手。

五、信息可共享可復制

行政管理信息化技術帶來的信息資源共同享用是傳統的管理方式所不具備的，并且這種管理方式也保證了信息資源的利用次數，使信息保存更加安全。

從事信息化檔案管理的相關人員應該具備較高的信息技術水平以及完備的專業理論知識，他們需要勇于創新，不斷發掘和應用這項技術所帶來的便利和好處，用創新性思維來從事這門工作，要敢于打破舊有的常規限制，令行政管理與時俱進。

當今時代，信息技術迅速發展，相關產業也如雨后春筍般悄然發展。根據相關報道，近年來，美國相關部門對網絡信息技術的研究和發展投入了大量的資源，他們所規劃的全球信息網絡工作將會在2020年基本完成。與此同時，美國相關軍隊也致力于此項工程，為其提供了大量的人力物力。英國政府也提出了建設英國國家網絡這一重要的工程項目[3]。

國家信息管理資源中，檔案管理擁有極為重要的地位，我們應該利用好信息化技術在檔案管理中的有益特點，并且在此基礎上進行更加全面的開拓創新、切實發揮出檔案管理信息化對社會各方面的促進和改善人們生活的積極作用。由此可見建立完備的信息化檔案管理體系反映了社會各階層以及社會體制各部門的共同愿望和要求，這項工作迫在眉睫，應盡早地入手操持起來。

在時代高速度發展進步的同時，信息技術和計算機研究的發展與此共生，這也為檔案管理信息化工程帶來了極大的挑戰。在不斷推進檔案管理信息化工作的同時，我們需要提出對上層管理人員這一階層更加嚴格的要求。首先，相關部門應該盡快著手完善檔案管理信息化的培訓機制，在為相關工作部門提供大量的信息技術管理人員的同時，也提高了管理人員的工作能力，使他們具有作為高層管理人員的責任感和使命感。其次，檔案管理領導階層同樣需要有開拓創新精神，將創新理念作為工作的指導思想，勇于打破舊有的常規，學習研究和利用順應時代發展的新的行政管理理論。通過管理階層的領導和負責，檔案管理信息化體制建設的工作也會獲得良好的發展環境[4]。

強化相關檔案管理信息化工程的施行措施也尤為重要。這項建設工程滲透的領域非常之大，需要相關部門腳踏實地，堅持不懈地投身于工作中來，加強不斷探究、開拓進取的工作精神是長遠發展的必要條件。管理人員不斷精進自己的工作能力，提高工作水平，由此再帶動相關工作人員的工作熱情，是保證工作高效率、持續性強的必然要求，將基礎工作做好，再在此基礎上加以創新會對行政管理信息化工作帶來極大的有利影響。

六、結語

時代發展推動了檔案管理信息化工作的產生和發展，與這項工作相伴生的各種問題要求我們進行持續的改革和創新。只要我們堅持科學的思想理論指導，堅持創新發展理念，不斷強化自身工作水平，就可以將檔案管理信息化這項工作做好。

信息轉變為數字形式和相應的檢索技術是統一的，不可分割的，檔案管理運用的信息化技術包含多種細小的方式內容，舊時傳統的檔案管理方法與新時代的管理方法截然不同。這就需要相關的領導人員重視起來，把握好正確的工作方向，將眼界放寬放遠，才能將這項工程做好，為社會與國家謀福。

參考文獻：

[1] 黃麗華等.檔案數字化外包安全管理研究.中國檔案，2015（6）：60-61.

[2] 馬林楠.數字檔案館是有歷史發展的必然.中國檔案，2014（2）：63.

[3] 劉暉，張素麗，柳羽輝等.淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）：103-104

[4] 黃光香.信息化技術對檔案管理的影響研究[J].辦公室業務，2014（7）：161

作者簡介：王顯秀（1975.1—）女，漢族，專科學歷，單位：大竹縣節約用水管理辦公室，研究方向：檔案管理。