高職院校基建檔案管理探討

張志平

(重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院，重慶 402160)

一、高校基建檔案的特點

基建檔案是學(xué)校基建工程管理和建設(shè)的全過程體現(xiàn)，是學(xué)校在基建項目建設(shè)和管理過程中直接形成的，具有較高保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體。它包含校園內(nèi)各種基本建設(shè)工程的前期綜合性規(guī)劃報批文件、可行性研究報告、地形勘察測繪、工程設(shè)計、施工、竣工、工程結(jié)算、消防驗收、過程管理、改造等一系列技術(shù)資料。一套完整的基建項目檔案包含了工程項目中的每一個環(huán)節(jié)，具有成套性、專業(yè)性、準(zhǔn)確性、復(fù)雜性、周期長等特點，為工程建設(shè)中的決策、施工、竣工、驗收、使用等提供參考和憑證作用，為我們清晰地記錄著學(xué)校基建工作的發(fā)展歷程。

二、高校基建檔案的現(xiàn)狀

(一)檔案材料收集不齊全

因一個基建項目的形成少則三五個月、多則一兩年，涉及到承包、施工、監(jiān)理等多個部門，且工程管理復(fù)雜，時間跨度較大，加之基建檔案管理員多數(shù)是兼職，在檔案管理過程中忽略了一些前期形成的紙質(zhì)文件材料、項目論證、可行性研究報告、工程建設(shè)中圖紙變更、失散等的收集和變更，造成了基建檔案的不成套和不完整，嚴(yán)重影響到后期的使用和查閱。

(二)檔案材料歸檔質(zhì)量不高

從已經(jīng)歸檔的檔案材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案歸檔質(zhì)量普遍低于文書檔案。在歸檔中發(fā)現(xiàn)施工前期的用地規(guī)劃、地質(zhì)勘測、施工竣工圖紙折疊不規(guī)范，缺頁少頁、圖紙的清潔度、整齊度較差，更有甚者將施工圖紙與竣工圖紙混裝，圖紙上有任意涂寫、勾畫等情況。也有部分圖紙在實際施工過程中進(jìn)行了修改，但存檔圖紙未及時更新，造成施工圖與項目實際施工圖在數(shù)據(jù)上有一定的誤差，且圖紙制作不規(guī)范、腳標(biāo)不統(tǒng)一等。

因基建檔案多數(shù)是由非檔案專業(yè)人員管理，缺乏檔案管理相關(guān)知識，且兼職管理人員不穩(wěn)定，對在建項目情況不了解，以至于在實際歸檔管理過程中不能及時跟進(jìn)該次在建項目，不能準(zhǔn)確掌握工程施工中的實際情況和識別數(shù)據(jù)的可靠性，導(dǎo)致工程建設(shè)過程中和竣工后資料雜亂無序，不能形成一套完成的有參考保存價值的檔案材料，影響了后期檔案的利用。

(三)檔案保管方法欠妥當(dāng)

基建檔案歸檔材料中有文件、施工許可證、圖紙等，因紙張大小、歸檔要求不一致，導(dǎo)致在保管中存在一定的困難，特別是施工各環(huán)節(jié)中的圖紙和底圖經(jīng)常隨意堆放。因基建圖紙的制成材料比較特殊，易磨損破碎，在管理中，如果選擇折疊后存放在相應(yīng)的卷宗內(nèi)，經(jīng)過頻繁使用反復(fù)折疊，在折過的地方容易破損，影響利用；如果選擇攤開平放保管，占用面積較大；如果卷起保管，每次查閱都要打開、卷起，不僅效率低，圖紙也會受損，至此，選擇合適的保管方法至關(guān)重要。

三、完善基建檔案管理對策

(一)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識

基建檔案管理是時間長、涉及環(huán)節(jié)多且非常繁瑣的工作。學(xué)校必須確定好具有較高專業(yè)水平的專人來管理基建檔案這項工作，選派專業(yè)人員到相關(guān)單位、兄弟院校進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗。

檔案管理員要樹立高度的責(zé)任感，凡涉及基建檔案工作的承建單位、設(shè)計單位、施工單位等部門，要求通力配合，相互銜接，做好基建工程中各環(huán)節(jié)檔案的收集、驗收工作，嚴(yán)格按照基建檔案管理要求來進(jìn)行整理、組卷、編目、保管和利用。

(二)實行基建檔案動態(tài)管理

基建檔案管理員要隨著工程建設(shè)有序進(jìn)行，加強(qiáng)與設(shè)計單位、施工單位等的有機(jī)聯(lián)系，工程進(jìn)展到哪個階段，檔案材料的收集和管理工作就做到哪個階段，加強(qiáng)過程性材料的積累、整編。各施工單位要負(fù)責(zé)收集、整理所建工程的相關(guān)文件材料，及時交由學(xué)校基建檔案管理員處匯總，并剔除無參考價值的臨時性、重份文件、圖紙，并根據(jù)文字材料的歸檔要求，共同完成檔案的匯集、整理、歸檔工作。

(三)開發(fā)利用檔案數(shù)字化信息管理

當(dāng)今是信息高速發(fā)展的時代，學(xué)校建設(shè)發(fā)展也必須得緊跟時代，基建檔案記錄著學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整個過程，為學(xué)校將來的整體規(guī)劃和管理提供著重要參考依據(jù)。

利用學(xué)校OA辦公系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將紙質(zhì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化也是勢在必行。將大量的基建文件、圖紙通過照相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來建立電子文件、電子圖紙管理，及時將相關(guān)檔案資料輸入學(xué)校OA系統(tǒng)，有效轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，實行檔案數(shù)字化管理，隨時優(yōu)化和更新數(shù)據(jù)，確保電子文件和紙質(zhì)圖紙的同步性和準(zhǔn)確性，并定期做好電子檔案的刻盤和備份工作，防止相關(guān)數(shù)據(jù)丟失，確保其安全，以提高基建檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對檔案資料保護(hù)也提供了更好的平臺。

總之，基建檔案是多年后學(xué)校歷史的重現(xiàn)，基建檔案管理工作要求我們檔案管理人員要有新要求新創(chuàng)新，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)，從根本上杜絕基建檔案的丟失和遺漏，提高基建檔案管理水平，實現(xiàn)基建檔案自身的價值。