信息技術在中職學校檔案管理中的實踐研究

張麗君

(山西省呂梁市會計學校，山西 呂梁 033000)

中職學校的檔案管理不但包括學生個人學習檔案、教師教學檔案，還有學校發展史和職工教學活動的管理，可以說是綜合了中職學校的所有信息，關乎著學校的發展歷程和未來規劃，所以檔案管理工作就顯得尤為重要。隨著信息化時代的發展，信息技術已經普遍應用于各行各業，在中職學校檔案管理中引入信息技術，能夠實現檔案管理的自動化辦公，有助于檔案管理的信息智能化，促進創新模式的應用，提高檔案管理的效率，使中職學校信息得到高效的管理，為檔案調取提供便捷。

一、中職學校檔案管理中存在的問題

學校并沒有形成完善的檔案管理法規，一些畢業生的檔案存在遺留問題，使檔案管理存在滯后性。從檔案管理人員來說沒有專業的責任意識，只是單純地認為檔案管理就是對中職學校的教學數據和職工信息進行存儲、調取和保密，與資料保管混為一談，沒有重視檔案管理的工作，在責任意識上比較單薄。其次，管理人員的管理水平不高。由于學校對檔案管理工作的支持度少，使從事檔案管理工作的人員一般都沒有接觸過專業的檔案知識培訓，對檔案管理工作流程做不到得心應手，更不用說檔案分類、立卷的工作開展。另外管理人員在信息技術的掌握上一般比較薄弱，檔案的信息化管理并不是將所有的管理工作都交給計算機來完成，而是要在充分了解檔案管理信息系統的基礎上分清人工動手部分和系統自動化處理部分。比如數據的錄入、核對就需要人工完成，信息的歸納整理就可以借助系統自動處理。因此要加強管理人員對信息技術的應用，用創新型的思想理念提高檔案管理的水平，促進中職學校的信息化推廣。

二、信息技術在中職學校檔案管理中的優點

(一)信息技術的應用提高檔案管理水平

信息技術在檔案管理中的應用有利于將計算機、多媒體、網絡的多種技術進行融合處理，能夠充分發揮信息技術在信息處理上的快速度、大容量、靈活調取等優點，符合現代化的信息管理系統的要求。還可以借助電腦處理軟件將檔案信息通過文字、圖像、動畫等多元化的方式進行分類，提高檔案管理的專業性。另一方面有助于調閱者對檔案進行隨時搜索和查閱，方便檔案在管理過程中的流動。

(二)有助于培養檔案管理員的職業素養

信息化的檔案管理方式不同于以往傳統的管理手段，對管理人員的要求也會更加全面，不但要求管理者擁有一定的專業檔案管理知識，還要具備相應的計算機操作能力，掌握不同程度的信息處理技術。信息技術在檔案管理工作中的應用可以促使管理人員隨時掌握自身信息化處理能力的發展，不斷提高信息技術水平，通過獨立思考與實踐培養自己的專業素養和計算機科學素養，促進管理人員的全面發展。

三、強化信息技術在中職學校檔案管理中的應用策略

(一)加強檔案管理的規范化、標準化

中職學校在檔案管理上并沒有完善的法規約束，這也使得在檔案管理上比較籠統，對重要資料的整理與歸類不夠細致。因此，信息技術應用到中職學校檔案管理工作的第一步就是規范現代化信息系統的標準，改變管理理念，提高中職學校檔案管理整體水平。要從檔案管理體系上出發，從標準化的角度出發建立全面的管理體系，用來規范檔案管理業務的操作，從而確保信息技術在有法可依的前提下實現檔案管理工作在每個環節的高效執行，還有助于管理人員在檔案自動化建設的過程中進行創新探索，提高檔案管理信息化的質量。

(二)健全數據庫信息化建設

中職學校的檔案管理依然處在過渡階段，要想完全進入信息管理系統階段首要步驟就是健全穩定的數據庫，在以全宗為原則的基礎上面向全校檔案數據管理，確保檔案數據庫的存儲記錄從一而終。另外檔案數據庫的管理要跟隨學校活動周期進行動態記錄，使檔案管理的每一個環節在信息化系統中能夠精確記錄，從而形成完整的數據鏈條，學校在查閱過程中能夠清晰地對檔案數據進行篩選與利用。

(三)進行信息技術培訓，提高管理水平

信息技術在中職學校檔案管理的實踐中，需要管理人員極強的探究意識，因此，學校要加強管理人員的信息技術培訓，培養檔案管理人員的創新意識，提高其計算機操作能力。管理人員的工作水平直接關乎到檔案管理信息化的進程，為了提高管理工作的效率，可以讓管理人員結合自己的愛好選取適合的信息技術來對檔案進行管理，在不斷地檔案管理工作實踐中，促進管理人員對信息技術的熟悉和鞏固，提高其對信息的搜集整合能力，從而實現檔案管理的高效性，使檔案管理更加完整化、自動化、科學化，符合信息化時代的要求，為信息技術在中職學校檔案管理的應用實踐打好堅實的基礎。

四、結語

中職學校的檔案管理工作雖然正在走向信息化，但是仍然存在許多不足，中職學校需要不斷加強檔案管理的規范化和標準化，健全數據庫建設，提高檔案管理人員的專業水平，為信息技術在檔案管理工作中的實踐助力。還可以提高檔案管理水平有助于促進中職學校科學化管理，提高其綜合競爭力。