電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探討

郭善寧 姜 輪

(煙臺工程職業技術學院，山東 煙臺 264006)

一、電子信息化檔案管理的具體任務

電子信息化管理模式是通過計算機等設備儲存、查閱、管理電子文件的方式。與傳統紙質文件相比，電子文件具備直接可讀性，需要借助一定的設備才能使用，且極易受溫濕度和電磁干擾，但在處理效率、傳遞速度上卻是傳統檔案管理方式比不上的。電子文件在不受空間的限制下實現實時共享，與紙質文件相比也減少了許多占用空間。電子信息化檔案管理內容包括：①鑒定網絡環境。由于計算機網絡的開放性，使得儲存在計算機上的信息具有一定的安全問題，在進行檔案管理之前，要先鑒定電子檔案的安全性、生成條件、可存取性[1]。鑒定計算機網絡環境的安全性，檢查是否存在病毒威脅、信息內容是否可讀。②收集信息。以計算機網絡、硬盤、U盤等為載體，收集并儲存檔案信息，然后將收集到的檔案信息形成數據庫。③整理信息。通過計算機將電子檔案進行編號整理，使排序具有邏輯性，同時可以將編號制作目錄，以便于查閱使用。④統計數據。計算機的自動統計功能，不僅確保檔案信息的準確性，同時減輕工作人員的工作量，提升工作效率。⑤對各類檔案進行編目。集中所有檔案工作者的力量，可以通過網絡實現異地編目，促進行業交流的同時，確保編目的質量和效率。⑥檔案信息保密。電子檔案有一個潛在的威脅——信息泄露，外來者的侵入會竊取或篡改數據信息。……