會計檔案管理存在的問題及策略

方永楷

會計檔案主要指的是，單位在以往經濟上進行業務往來的過程中，對其活動過程進行有效記錄，以此來作為日后核查的重要歷史資料和相關證據。因此，會計檔案管理工作意義重大，下面筆者就會計檔案管理工作中存在的問題進行相關論述。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

關于會計檔案管理工作，主要出現的問題存在于以下幾個方面：在保管方式上還不夠規范、會計檔案管理不規范，檔案移交工作不規范、銷毀管理方面行為不當、不遵守相應的政策法律制度，下文對此展開詳細論述。

1.保管方式上還不夠規范。關于在會計檔案管理工作中，根據正常的規定，應該由部門單位的綜合檔案室來完成此項工作，通過綜合檔案室來實現統一保管。然而，在現實的情況是，某些單位會計人員由個人擅自保管或者是對于各部門產生的會計檔案由各部門人員進行管理。另外，也存在部分單位對會計檔案管理工作不夠重視，不設立綜合檔案室。或者，單位雖然建立了綜合檔案室并且指派了專門的管理人員，但是卻從來不接收會計檔案，沒有實質行動。

2.會計檔案管理不規范。其不規范行為主要體現在立卷上。會計檔案管理工作要合乎一定的規范，然而在立卷方面問題則層出不窮。關于會計憑證方面，在完成會計憑證的工作后，要對其進行裝訂管理，然而由于單位工作人員的不在意，常常不按規定進行封粘。或者是雖然進行了封粘，但是卻沒有完成簽章，致使其效力發生缺失。另外，還出現不對封皮關于項目資料的內容進行完整的書寫，對于內部的活頁賬簿上，在填寫規范上不按照相應標準。在會計文件資料方面，憑證、賬簿、報表不進行統一規劃位置安排存放、不按照月份進行有序整理、不設置永久、定期類別。這樣容易出現查找困難，會計檔案積壓。

3.檔案移交工作不規范。涉及到會計檔案移交工作時，有的單位不依據相關法律法規，明晰會計檔案的所有權問題，出現送交方和接收方不進行檔案清點，往往是雙方人員缺額情況下完成。不對會計檔案資料進行清點，導致無法移交清單，或者清單資料出現不全面的情況，就完成移交手續。如果在此種情況下出現問題，為將來的追責上帶來困難，難以判定責任方。

4.銷毀管理方面行為不當。單位在進行檔案銷毀工作時，應當具有嚴謹的工作態度，不要輕易對檔案進行銷毀，也不要在留存那些已不具有價值的檔案資料。因此要嚴格依據《會計檔案管理辦法》，按照規范進行銷毀。然而，某些單位在檔案保管期滿后，需要進行銷毀時，卻不按照相應的法律程序，沒有進行統一排查，不進行銷毀清冊的匯編工作，不進行檔案資料的審核工作，甚至沒有經過單位領導的批準，根據主觀意愿，任意銷毀，缺乏嚴謹細致的審查工作，這樣有可能造成重要檔案遺失。

5.不遵守相應的政策法律制度。在進行會計檔案管理工作時，要依據相應的法律法規。然而有的單位漠視法規的存在，只是追求經濟效益，不能遵循《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，按照原則行事，在會計檔案管理工作中出現了不少問題。

二、會計檔案管理對策分析

1.完善會計檔案保管工作。單位的財物會計部門應該設立綜合檔案室，來進行檔案統一保管工作。對于沒有建立綜合檔案室的單位，會計檔案應該需派專門管理人員，先由財會部門來進行管理。做好相應的防火、防盜、防霉蛀等工作。對于那些已終止會計核算業務的部門，要做好會計檔案的交接管理工作。

2.規范會計檔案立卷。關于會計憑證，要使用其裝訂封皮，對于封皮涉及的內容要完整填寫。填寫完畢后，要按照裝訂線進行封貼處理，還需在封粘處加蓋公章。完成會計憑證的裝訂后，要按照日期順序放入檔案盒里，依舊完成盒上相關資料填寫。到了年度末，要進行封賬。關于活頁賬簿，需要把空白賬頁排查出來。對于那些已經建立了會計科目，卻沒有實際業務的賬頁則繼續存留。要按照賬頁編號順序，來完成目錄、登記表的填寫工作。

3.完善會計檔案移交工作。對于會計檔案的移交要依照會計檔案的相關法律法規，明晰會計檔案的所有權問題，在檔案移交的過程中要合乎規范。在進行移交檔案時，要保證交接雙方人員齊備，核心重要人員同時在場，交接完畢加蓋公章，對會計檔案資料進行清點時，核實會計檔案是否出現殘缺，缺少資料。另外，除了依據會計檔案管理基本制度外，還應該在此過程中進行優化，制定出會計檔案的歸檔類別以及（下轉第147頁）（上接第143頁）相應的時間與時限。

4.完善會計檔案銷毀。有一部分檔案當超過會計檔案期限后，利用價值較低，在繼續保存意義不大，反而會占用空間，所以這些檔案需要進行銷毀處理。在此過程中要嚴格遵守相應程序，首先，會計檔案管理部門提交銷毀意見材料，然后要財物會計部門對于提交意見中的材料進行審核，審核通過后編制銷毀清冊。其次，還需要把銷毀清冊交給部門單位領導，讓相關領導進行批示，批示后在將檔案移交給上級主管部門批準，讓其作最后的批示工作。隨后再進行層層申報。這樣可以減少在檔案銷毀工作中的失誤，以防銷毀重要有價值的檔案資料。再其次，在進行銷毀時，相關人員要在場，會計檔案保管部門以及財務會計部門要同時派人去監銷，在銷毀前還應該再次清點核對，謹慎完成核檢工作，最后把銷毀后的清單進行簽名蓋章，產生法律效力，同時監銷情況報告交給單位領導。另外，對于那些還未完結的原始債權債務憑證，應再進行重新存放，另立新卷。直到債券債務結清為止。

5.要對會計從業人員進行崗位培訓、完善法規建立。會計從業人員作為會計檔案管理工作的主要責任人，會計從業人員的素質水平的高低決定了會計檔案質量的高低。因此，這些工作人員在實際進行會計檔案管理工作時，必須進行相應操作技能的培訓，進行考核上崗，上崗后，也要進行相關內容知識的鞏固學習。從事會計檔案管理人員要從相關的基本業務練起，然后進行逐步深化，直至技能掌握熟練，要從根本上完成會計檔案管理的規范工作。除此之外，在會計檔案管理考核力度方面也要較之前有所提高，引起相關部門人員的重視，加大監管力度。還應該擴展檔案管理范圍，例如在其他會計業務審核中，也可以將會計檔案管理工作安排在內，完成對其連續性的考察。

綜上所述，在會計檔案管理的過程中，會存在各種各樣的問題，難免會存在停滯不前，問題無法得到有效解決，然而隨著會計檔案管理工作的不斷深入，人們對其進行不懈探討，問題也終會得以解決。筆者通過對在保管方式上還不夠規范、會計檔案管理不規范，檔案移交工作不規范、銷毀管理方面行為不當、不遵守相應的政策法律制度等問題進行探討，從完善會計檔案保管工作、規范會計檔案立卷、完善會計檔案移交工作、完善會計檔案銷毀、要對會計從業人員進行崗位培訓、完善法規建立方面來解決。希望能夠對會計檔案管理工作的不斷發展有所幫助。

（作者單位：山東省肥城市交通運輸局）