科研院所檔案管理信息化建設模式的思考與探索

張雪芳 張晨

（中國科學院國家授時中心，陜西 西安 710600）

在信息化發展時代，要想提高科研院所的綜合實力，必須要重視檔案管理信息化建設環節，嚴格按照國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，明確“十三五”期間我國檔案管理的發展目標，走信息化創新之路，充分發揮科研檔案服務社會的重要價值[1]。

一、科研院所檔案管理信息化建設的特點及意義分析

（一）信息化存儲空間大，滿足科研院所業務快速發展需求

信息化時代，科研院所的各項業務量遞增，在此過程中，傳統的紙質檔案管理模式已無法適應社會快速發展需求，所以需要采用更加先進的信息化方式進行檔案管理。在科研院所檔案管理信息化建設實踐中，只需要將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，即可采用光盤、硬盤等存儲載體對爆炸式信息資源進行存儲，這些存儲載體容量大、體積小，可滿足科研院所檔案管理信息化建設需求。

（二）易于維護，解決了傳統紙質檔案容易被破壞的難題

紙質檔案對外部環境的要求極高，要想長期保存就需要科研院所投入大量的人力和財力資源進行檔案維護，以避免其受到火災、地震、蟲蝕、風化等因素損壞，而且還要控制適宜的溫度和濕度，此外，紙質檔案在日常管理維護中，由于需要反復被查閱和利用，由此可能因為人為因素而被損壞，而信息化檔案管理能夠更好地解決這一問題，通過信息化方式即可安全、快捷查閱和檢索數據庫或光盤、硬盤、網盤中存儲的信息化檔案資源，為檔案管理工作者提供了很大的方便。

（三）安全便捷，提高了檔案的綜合利用與社會服務價值

在傳統的紙質檔案管理模式下，科研院所都需要依賴于手工形式針對紙質檔案資源進行查詢、檢索，不僅繁瑣，而且為檔案的便捷利用造成了巨大挑戰，而在信息化管理模式下，這些問題都可迎刃而解，尤其在電子歸檔后，信息化資源的檢索更加安全和便捷化，通過對檔案資源進行分類管理和維護，工作人員能夠可靠地針對檔案管理信息化平臺中的相關信息資源進行查閱和利用，有效提高了檔案管理的利用價值。

二、科研院所檔案管理信息化建設模式的思考與探索

（一）軟硬件配置匱乏，應著力加強基礎設施建設

當前，一些科研院所在檔案管理信息化建設中，軟硬件配置依然較為匱乏，尤其在大數據時代，隨著信息化發展社會中已逐步衍生出了電子文檔、電算化、辦公自動化以及視頻資料等一系列新型文件，所以科研院所在業務快速發展中，形成的半結構、結構化以及非結構化檔案數據越來越多，由于科研院所信息技術整合不到位，尚未建構完善的現代化檔案管理信息系統，所以只配置了掃描儀、打印機以及計算機等硬件設備，目前也只是停留在簡單數據處理上，而在檔案資源的數據服務共享、安全防護方面還有很大進步空間，從而使檔案的綜合利用率偏低。對此，科研院所需要加大資金、技術投入力度，更新換代計算機、掃描儀以及打印機設備等，并引進先進的數字化檔案管理系統，從軟件和硬件兩個維度，建設專業的安全防護網絡，解決“信息孤島”問題[2]，打造開放化的互聯互通的網絡系統，最大限度發揮科研院所檔案，綜合利用價值更好的為科研服務。

（二）理念與服務脫節，需創新檔案管理信息化思維與服務

現階段，一些科研院所在檔案管理信息化建設方面，尚存在建設理念滯后與模式脫節的不足，主要表現為檔案資源有空間存儲，但存入借出無記錄，安全防范不到位，容易導致檔案資源遭受損失。雖然大多數科研院所都設置了專門的檔案室，但僅僅局限于存放固定的檔案，缺乏分類，責任落實不明確，職能分工不專，由此導致了檔案信息化管理和利用零散無序，容易出現丟失或者損壞等情況。所以，在檔案管理信息化模式創新中，科研院所需要創新檔案管理信息化思維與服務，重點抓好三條工作主線，即“檔案信息網絡服務”、“室藏檔案數字化”及“電子文件管理系統”，在此基礎上，還要做好對傳統紙質檔案資源的電子轉換工作，通過電子檔案收集、鑒定、著錄和分類、歸檔，嚴格實行電子檔案和紙質檔案保存“雙軌制”，有計劃、有步驟地進行數字化采集和錄入檔案信息，完善網站功能，強化信息共享，實現檔案管理信息化建設的規范化與現代化。

（三）人才隊伍較滯后，可建設高素質專業化人才體系

人才是信息化時代的決定性戰略資源，在信息化時代，個別科研院所檔案管理模式與人才隊伍建設創新要求不符，有些工作人員對信息化檔案管理模式的特點和優勢認知不足，業務操作不熟練，缺乏相關檔案管理利用和維護的專業知識和技能，如檔案管理信息化設備的維護、信息數據的開發、信息系統的建設和更新等，由于人才隊伍建設較為滯后，所以不利用科研院所檔案管理模式創新發展。鑒于此，科研院所需要建設高素質專業化人才體系，強化人才隊伍培養與引進工作，選拔熟悉檔案工作規律，具有檔案學基礎理論，掌握信息處理技能的復合型人才，同時還需要加大力度對人才進行技術知識培訓，強化其網絡信息化素養，增強從業人員的檔案信息化管理、維護和建設能力，為科研院所、為社會服務創造巨大價值[3]。

三、結束語：

信息化時代，科研院所檔案管理模式也發生了巨大變化，與傳統檔案管理模式相比，信息化檔案管理模式具有空間存儲大、易于維護、應用便捷等技術優勢，雖然檔案管理信息化建設能夠提高檔案管理效率，但立足于新形勢下，科研院所需要高度重視大數據環境中科研院所文書檔案的信息化管理及利用問題，順應檔案管理信息化建設的趨勢，加強軟硬件基礎設施建設，完善服務，打造高素質人才隊伍，凸顯科研院所企業化管理的檔案特色。