淺談做好道路運輸管理檔案工作的困難與路徑

田玉蘭

（張家界市道路運輸管理局，湖南 張家界 427000）

檔案是指國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案工作是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統優質、專指、廣泛之間的矛盾，是一基管理性工作、服務性、政治性工作。

道路運輸管理工作中，涉及到檔案的主要有：道路運輸經營戶檔案、車輛技術檔案、行政審批檔案、從業資格證檔案、行政處罰檔案、安全檢查檔案、辦公室文書檔案等，種類很多，內容多樣，要求不一。所以在實際工作中面臨很多困難，現結合自己的工作實際，談談對存在的困難及如何解決作一些思考。

一、做好道路運輸管理檔案工作主要困難的查找

（一）檔案管理重要作用未得到應有的認識

任何一項工作，如果在認識出現了偏差，就會出現問題，檔案工作不能產生直接的經濟效益，往往不被人重視，特別是領導，覺得可有可無，認為檔案管理是一項輔助性工作，沒有必要投入太多的人力物力，導致具體從事檔案工作的人員在收集、整理檔案過程中經常出現很多的問題。比如：數據的完整性不夠，資料的對效性不足，不能很好地發揮檔案促進工作的功能。

（二）檔案管理人員素質未達到應有的水平

隨著現代化信息技術和社會經濟的飛速發展，人們對檔案管理的認可和重視逐漸加深，但是檔案管理工作人員的素質卻沒有得到普遍的提升，缺乏專業的工作水平和基本檔案管理相關的知識技能，使得很多的檔案管理員的整體素質不能滿足單位檔案管理的要求。檔案管理工作大多由辦公室勤雜人員或臨時聘請退休人員，而且人員變動頻繁，不具備專業的素質，造成了單位檔案管理效率每部愈下。

（三）檔案管理科學規范未達到應有的標準

科學規范管理是工作的基本要求，但現實中落實卻不盡如人意。一是長久以來單位對工作的規范化的認知程度不足，未能給予充分的重視，致使檔案管理規范化方面未能完全落實，由此也導致了管理效能的低下，更阻礙了檔案管理工作的正常發展，二是檔案管理體系不夠完善，集中體現在體系不完善，制度不健全，特別是缺少了科學的檔案管理制度。在檔案管理中大都沿襲傳統的工作要求，導致體系和制度嚴重滯后，和當前新的形勢之間難以形成完善的匹配。三是管理重復、管理分散。各科室檔案資料分散，重復管理造成人力、物力和空間的極大浪費，不利于檔案的統一利用，很難保證檔案資料的完整性。四是檔案管理方法落后，缺乏科學性。由于對檔案管理資金投入不夠，使得檔案管理的方法還處在傳統的手工管理模式，用手工的方式進行檔案的收集、整理、編輯和檢索等流程，沒有對現代信息技術的運用，在降低辦事效率的同時，檔案信息的準確性、及時性得不到保障，不利于單位工作、決策和發展。

（四）檔案管理現代應用未達到應有的深度

自從進入21世紀之后，網絡以及信息化逐漸滲透到各行各業，計算機以及各種高新信息技術獲得廣泛的應用，同時效果顯著。然而就當前的檔案管理工作來看，其使用效能非常有限，其主要原因一是單位資金不足或其它原因，沒有購置檔案設備，現有的檔案管理系統不利于提高檔案管理工作水平，影響了檔案管理工作的質量和效率，不能促進檔案資源的深度挖掘；二是單位在更新投入方面缺乏計劃性，不注重長期經常性 更新檔案管理系統，導致檔案管理設備與軟件存在滯后問題。

（五）檔案資源發揮作用未達到應有的效率

當前，單位檔案資料利用率較低，沒有發揮其應有的作用。一是現有的檔案管理手段不能滿足檔案使用服務的需求，影響了檔案管理的有效性，二是檔案管理工作的流程優化不足；三是檔案材料來自多個部門，缺乏管理的統一性。

二、做好道路運輸管理檔案工作有效路徑的思考

（一）進一步提高檔案管理工作的思想認識

提高認識是做好工作的前提和根本。一是對檔案管理理念進行有效轉變，加強單位管理層及其工作人員對檔案管理的思想認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度開展檔案管理工作，加強檔案管理相關知識和技術的培訓，這種 培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代經濟發展的需求。二是加強《檔案法》的學習，提高依法管檔的自覺性，充分認識檔案管理的作用和意義，增強工作的自覺性和責任意識，深刻認識到檔案管理工作是一項重要的基礎性工作，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的理念，充分發揮檔案管理的綜合功能。

（二）進一步增強檔案管理人員的綜合素質

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理工作效率的高低、質量優劣，在很大程度上取決于檔案管理人員的素質。鑒于此，提高他們的綜合素質就迫在眉睫了。一是檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案管理人員不斷學習和掌握理論文化和管理等有關知識，尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。二是全面掌握檔案專業知識和專業技能如檔案學、檔案管理學、目錄學、檔案自動化管理等。三是加強檔案管理人員的繼續教育，不斷更新知識結構，上級檔案管理部門要積極提供條件有計劃的選送檔案管理人員進行培訓學習，從而提高檔案管理人員的素質。四是加強檔案管理人員的思想教育，使其增強職業責任感和榮譽感。五是加強法律知識的學習。增強檔案管理員的法制意識，依法管檔，依法促檔。

（三）進一步完善檔案管理制度的建設措施

在新形勢的發展推動下，規范檔案管理已經成為當前檔案管理工作的基本要求，伴隨社會經濟的不斷發展，檔案管理必須及時適應，在對檔案管理科學化目標進行過程中，檔案管理制度建設占據著重要的地位，對于檔案管理人員來說，對相關法律法規和相應的制度進行有效強化，更大程度上調動工作人員的主動性和積極性。對于檔案管理而言，檔案記載著單位各項工作的進展情況及相關資料、相關數據，規范檔案管理實際上就是單位自身管理的集中體現，直接關系著單位事業的健康發展。同時檔案管理的效果直接決定了檔案的壽命和準確性。檔案管理是一個專業性和規范性工作，必須嚴格按照《檔案法》的規范性要求進行檔案管理，建立科學化、規范化的檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循，有法可依。

（四）進一步強化信息建設的有效推進

檔案管理信息化是指檔案管理模式從檔案實體為重心向以檔案信息重心轉變的過程。改變檔案管理方式，創新檔案管理方法，信息化技術在檔案管理中的應用，主要是檔案管理相關軟件的開發和使用，使得檔案管理更加便捷、準確等，提升了單位檔案管理的效率性。由于受傳統檔案管理模式的影響，沿用傳統的管理方式，耗時費力，效率低下。事實上，檔案管理向信息化網絡化發展是未來的必然發展趨勢，所以，在檔案管理中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實用計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案管理工作現代化發展。