新形勢下推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的路徑探析

于英輝

（中交一航局第三工程有限公司，遼寧 大連 116083）

引言：企業(yè)檔案是企業(yè)在運(yùn)行過程中，會(huì)形成各種文件，對于國家以及社會(huì)具有重要價(jià)值，所以工作人員應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案的研究，并在此過程中積極運(yùn)用信息化進(jìn)行企業(yè)檔案建設(shè)，提高企業(yè)檔案工作的效率以及質(zhì)量。

一、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要性

在企業(yè)發(fā)展過程中。部分企業(yè)為節(jié)省成本，缺乏對企業(yè)檔案的重視，影響其信息化的發(fā)展，部分檔案管理人員所運(yùn)用的管理方法較為落后，對于企業(yè)的發(fā)展具有不利影響，所以企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視，具體有以下幾個(gè)方面好處：

（一）促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展

企業(yè)檔案建設(shè)的信息化對于企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，符合時(shí)代性的要求，創(chuàng)新在在企業(yè)的發(fā)展中始終是重要內(nèi)容，在檔案管理過程中，運(yùn)用信息化技術(shù)，樹立工作人員工作的創(chuàng)新觀念，并促使企業(yè)檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和合作化。另外，檔案信息化建設(shè)是檔案工作融入現(xiàn)代生活、對接智慧城市的重要方式，有助于企業(yè)適應(yīng)外部環(huán)境變化，從而促進(jìn)其和諧發(fā)展。第二，提高工作效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法無法滿足企業(yè)的要求，所以工作人員應(yīng)創(chuàng)新管理方法，即運(yùn)用信息化技術(shù)，從而使檔案管理工作趨于科學(xué)化與效率化等方面的發(fā)展，工作人員通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，對檔案文件進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)化等方式進(jìn)行處理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，從而有效的提高工作效率[1]。

（二）減輕工作人員負(fù)擔(dān)

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理過程中，工作人員運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法，具有工作量大、工作形式復(fù)雜且枯燥的特點(diǎn)，在組織文件、創(chuàng)建目錄等工作環(huán)節(jié)中，都需要員工進(jìn)行手工處理，在此過程中會(huì)消耗其較長時(shí)間，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，通過信息化建設(shè)，能夠?qū)?fù)雜的工作進(jìn)行電子化處理，在減輕工作人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)，具有降低由于人工出現(xiàn)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，從而提高企業(yè)檔案相關(guān)工作的效率。另外，為工作人員檢索提供了便利條件。運(yùn)用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案檢索方法，需要工作人員利用檔案文件管理者在以前工作過程中制定的目錄進(jìn)行檢索，具有費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的弊端，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，具有便捷、快速的特點(diǎn)，方便員工進(jìn)行隨時(shí)查閱。

二、在新形勢下推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方法

（一）提高工作人員技術(shù)水平

在企業(yè)中，工作人員的水平對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量具有直接影響。公司應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才。企業(yè)檔案信息化管理人才能夠?yàn)樵擁?xiàng)工作提供智力上的支持，所以企業(yè)在引進(jìn)高水平人才的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，積極樹立檔案信息化管理的理念，幫助其提高對信息化重要性的認(rèn)識(shí)，從而有效的培養(yǎng)具有檔案管理、信息技術(shù)等方面知識(shí)的復(fù)合型人才，從而在企業(yè)檔案建立過程中，高效的運(yùn)用信息化設(shè)備。另外，管理人員應(yīng)加強(qiáng)對工作人員質(zhì)量意識(shí)的培養(yǎng)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與員工的質(zhì)量意識(shí)具有較為密切的聯(lián)系，所以，在培訓(xùn)過程中，管理人員應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)質(zhì)量的重要性，使其高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)[2]。以國網(wǎng)唐縣供電公司為例，該企業(yè)。為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，積極進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，使檔案工作趨于制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，該公司管理人員針對企業(yè)檔案管理人員制定了相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使其全面掌握檔案管理的有關(guān)法規(guī)和知識(shí)，不斷豐富干部職工的檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)干部職工檔案管理意識(shí)，提高干部職工的檔案管理水平，并給檔案室配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高速掃描儀等先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，利用OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)，使電子公文傳閱及歸檔更加方便快捷、電子公文更加規(guī)范。

（二）建立健全管理機(jī)制

為保證企業(yè)檔案工作能夠適應(yīng)新形勢的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，并制定相關(guān)的管理規(guī)定。第一，建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)。管理人員需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，對檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的采集，并對軟件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的規(guī)定，保證企業(yè)檔案管理平臺(tái)與企業(yè)信息系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的數(shù)據(jù)采集，從而保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有條理性以及真實(shí)、有效性。第二，責(zé)任制的建立。企業(yè)檔案管理具有需要全員參與的特點(diǎn)，需要各個(gè)崗位的工作人員進(jìn)行密切的配合，從而進(jìn)行公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作，需要管理人員明確責(zé)任。管理人員應(yīng)將檔案的收集、整理、歸檔等方面的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的分工，制定一系列規(guī)章制度及檔案管理工作細(xì)則，從而保證檔案管理具有規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的特點(diǎn)，推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)工作得到有序開展、有效落實(shí)。第三，建立監(jiān)管制度。監(jiān)督管理人員通過建立電子審計(jì)檔案備份管理制度，定期對電子審計(jì)檔案進(jìn)行檢查，并對其中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行抽取測試，禁止出現(xiàn)損毀、篡改、偽造的現(xiàn)象，從而確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效性。

（三）加強(qiáng)信息化的開發(fā)

在新形勢下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化開發(fā)的重視，技術(shù)人員應(yīng)樹立創(chuàng)新觀念。第一，積極運(yùn)用云儲(chǔ)存方式。在部分企業(yè)中，工作人員需要對企業(yè)檔案中的歷史記錄進(jìn)行存檔，便于以后查詢，隨著企業(yè)的發(fā)展，電子文檔數(shù)量會(huì)不斷增加，增強(qiáng)了儲(chǔ)存壓力，所以技術(shù)人員應(yīng)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，加強(qiáng)對云儲(chǔ)存的運(yùn)用，從而有效的解決檔案文檔儲(chǔ)存的問題，并且為企業(yè)檔案的信息安全提供保障。第二，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。一些企業(yè)在進(jìn)行檔案信息建設(shè)過程中，缺乏對信息目錄的重視，沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，影響檔案信息儲(chǔ)存的規(guī)范性，并不利于后期的查閱，所以技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存，從而開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)。第三，技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)自身協(xié)同信息化的理念，運(yùn)用企業(yè)信息門戶和協(xié)同管理平臺(tái)的概念，將OA和ERP、PDM、CRM等系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而消除在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中信息孤島的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案進(jìn)行全方位立體的統(tǒng)一管理，提升辦公效率，使檔案管理不受時(shí)間、空間的限制[3]。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性

在企業(yè)檔案建設(shè)過程中，信息安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其中的影響因素較多，現(xiàn)階段電腦病毒肆虐，嚴(yán)重影響文件信息的安全性，所以技術(shù)人員在進(jìn)行企業(yè)檔案信息建設(shè)過程中，應(yīng)對其進(jìn)行加密處理，并根據(jù)企業(yè)的需求，運(yùn)用適合其的防火墻技術(shù)，從而有效的完善防護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息的保護(hù)。另外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的管理，確保其嚴(yán)格履行檔案管理規(guī)定,避免出現(xiàn)在檔案網(wǎng)站上違規(guī)發(fā)布重要公司檔案文件信息的現(xiàn)象。以大唐福建分公司為例，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，該公司建設(shè)覆蓋全公司各級單位多賬套多全宗模式的檔案信息化管理系統(tǒng)，建設(shè)了數(shù)字檔案室。配備必要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、掃描儀、刻錄機(jī)、光盤庫和中轉(zhuǎn)服務(wù)器等信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備。為保證信息安全，該公司在檔案系統(tǒng)的軟件中，配置了一個(gè)全文識(shí)別的功能模塊。該模塊可通過文字識(shí)別、標(biāo)簽身份識(shí)別，將信息提取后綜合匯總，措施上除了要留存系統(tǒng)日志外，還要進(jìn)行審計(jì)，一旦發(fā)生問題，就可以實(shí)現(xiàn)追蹤。數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和控制會(huì)有操作記錄，包括3W信息。

結(jié)語：綜上所述，企業(yè)檔案在企業(yè)中具有重要作用，工作人員應(yīng)提高自身能力水平，積極了解相關(guān)材料，從而提高工作效率，技術(shù)人員應(yīng)運(yùn)用創(chuàng)新精神，加強(qiáng)信息軟件的開發(fā)，保證企業(yè)檔案信息化符合時(shí)代要求。