芻議創建檔案管理建設促進經濟發展的重要性

蘇玲玲

（白城市城市建設檔案館，吉林 白城 137000）

檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。

一、檔案管理信息化建設重要意義

隨著時代進步和科技發展，信息化程度日益顯著。傳統的人工形式存檔管理模式已經不適應如今的市場形勢，各行各業開始借用互聯網時代優勢開展大數據分析，不僅有利于進行科學的分析和評價，還可以更加便利的進行人員變動等登記成冊，更有助于進行存檔保存，提高檔案信息的安全性。如今信息化建設作為檔案建設的重要環節，在當今社會發展進程承擔著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設工作處于發展的初級階段，各大事業單位都已經意識到檔案管理的重要性，開始信息時代存檔工作，但仍然有很多發展瓶頸。

二、單位檔案管理體系建設完善措施

（一）管理者高度重視

首先領導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數據時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經費和技術投入；以中高層管理者為代表，呼吁大家共同掌握檔案管理的實質內涵，將事務性工作與管理實踐充分結合，突破傳統登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術和互聯網科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進行學習和經驗交流，高薪優待聘請專業管理人才，能夠提高企事業等機關單位的檔案管理現代化進程。

（二）實行標準化管理

國家政府出臺有關政策，鼓勵檔案管理信息化建設實現標準化。《檔案管理法》等規定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優秀的管理模式，另一方面，結合機關單位自身發展情況，制定針對性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲的規范化，各個事業單位部門都應該建立自己檔案，通過對于檔案進行重要層次分級設置，按照人物、會議、規范等依次進行存檔，對于政策類型文件進行實時更新，有助于形成事業單位自身特有的文化瑰寶和技術特色，進而在如今日益激烈的市場競爭中占據有效的位置。

（三）提高檔案管理信息化建設程度

一方面，加大資金投入力度，完善設備的武裝和武裝保障，國家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設工作的開展，提供財力支持；另一方面，提高信息技術技能提高，凈化網絡環境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統漏洞，引進先進的數據分析軟件和登記軟件，提高存儲機構的信息保密度。提高信息分析能力，進行合理篩選和評估，幫助中高層管理者進行合理預測，為事業單位有關機構冗員和缺員現象做出合理性建議，使得檔案信息管理成為中高層管理者科學合理決策的關鍵保障。

（四）拓展檔案管理服務能力

事業單位檔案管理工作的本質就是服務，這也是發揮出檔案管理工作價值的關鍵與核心，為此，在信息化建設過程中，如何有效拓展檔案管理服務能力也是較為重要的一項內容。對于這一點，首先需要對服務功能進行拓展，原有的檔案管理服務職能大多是局限于查閱、檢索等較為淺顯的表層，可是在信息化檔案管理模式之下，管理人員能夠借助于信息技術所存在的強大功能來引入動”的功能拓展，借助于先進的功能模塊，來實現數據自動篩選、歸并、比對與分析，這樣就能讓使用者獲得更為良好的效益。其次，對服務內容進行拓展。

（五）對檔案管理組織進行架構重組

新形勢對于事業單位管理工作造成的沖擊是全方位的，所以在發展過程中信息化建設也應該是全方位的，除了上述幾點之外，對于檔案管理組織也需要進行重新架構，及時引入信息化技術檔案管理人才，因為在信息化建設環境之下，檔案管理工作人員自身信息化水平也會影響這一項工作的實施，只有做好這一項工作才能真正為事業單位檔案管理信息化建設提供基礎保障。為此，單位在發展過程中，一定要培養出專門的信息化、現代化檔案管理人才，讓其具備較為良好的信息化操作水平，促進信息化建設的落實。

三、總結

在信息化時代的電子檔案開展信息化建設，具有增強電子文件安全性、客觀性以及實用性等作用，在提高電子檔案信息資源有效利用率、增強企業盈利能力和市場競爭能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人員責任意識不強、電子檔案管理標準不統一以及管理平臺安全性能低等因素的影響，我們在開展企業電子檔案信息化建設工作中依然存在著諸多的問題，身為大數據環境下企業檔案資料管理人員的我們，必須在今后的工作中不斷總結和積累工作經驗，積極完善自身的專業知識和業務水平，才能準確的發現制約電子檔案信息化建設的因素所在，并采取行之有效的措施加以應對，為電子文件信息資源價值和使用價值的提升奠定堅實的基礎。