大數據時代下的檔案管理工作研究

王曉旭

（赤峰市松山區政務服務中心，內蒙古 赤峰 024000）

近年來，隨著大數據時代的深入發展，網絡技術、信息技術已經成為各個行業領域的重要管理技術，給檔案管理工作帶來更多便利的同時，也帶來了一系列的挑戰，難以保證檔案管理工作的整體效率及質量。通過深入分析大數據對檔案管理工作的積極影響，采取有效措施進行強化，有利于促進檔案管理工作的進步和發展，使其能夠充分滿足我國人民及社會發展的需求。

一、大數據對檔案管理工作的積極影響

（一）有利于提高檔案保存的質量

在傳統的檔案管理工作中，普遍都是以紙質材料進行檔案保存，但是紙質檔案對保存環境的要求較高，很容易出現各種各樣的檔案丟失、檔案損毀等不良情況。比如在出現火災、水災等情況的時候，或是室內空間的濕氣過大的時候，紙質檔案受到環境因素的影響，出現不同程度的損壞及缺失情況。同時，一些檔案的保存期限較長，在紙質檔案的長時間保存過程中會出現紙質老化、字跡模糊等情況，導致檔案質量無法得到保障。但是在大數據時代背景下，能夠利用大數據平臺進行檔案保存，在減少檔案存儲空間的同時，提高檔案保存的質量[1]。

（二）降低檔案管理工作成本，提高工作效率

在大數據時代背景下，可以利用信息技術及數據平臺對檔案信息進行處理，使檔案管理工作的整體效率得到有效提高。與人工數據處理相比，這種信息處理方式能夠在提高工作效率的同時，保證信息的完整性及真實性，使信息質量得到有效保障。隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作的數據量越來越多，僅僅依靠傳統的檔案管理工作方式很難滿足實際需求，無法對紙質檔案進行有效處理和保存，這就顯著提高了檔案管理工作的投入成本。但是利用大數據對檔案信息進行處理和保存，既能夠降低工作人員的工作難度，也能夠降低檔案管理工作的成本，進而將更好的精力和物力投入到其他工作中。

二、大數據時代下檔案管理工作的應對措施

（一）提高檔案信息的安全性

為適應大數據時代的發展要求，網絡技術及信息技術被廣泛應用到檔案管理工作中，在提高檔案管理工作效率及質量的同時，也帶來了更多的安全隱患，很容易出現檔案信息的篡改及泄漏等情況，進而帶來較大損失。面對這種情況，必須要采取有效措施提高檔案信息的安全性，避免出現檔案泄漏、檔案篡改等問題。首先，需要減少檔案管理工作隊伍中的人員流動，嚴格做好人員招聘過程的考核工作，仔細調查應聘人員的品格修養，并加強對檔案管理工作人員的安全培訓工作，以此強化檔案管理工作人員的安全意識，使其能夠做好檔案保護工作。其次，在進行檔案信息的傳輸過程，需要做好相應的保護工作，通過加密措施、防護軟件等提高檔案信息的安全性。最后，在檔案信息上傳后，需要做好檔案信息的備份工作，重視檔案管理系統的升級，使其能夠滿足檔案安全管理的需求[2]。

（二）完善檔案管理制度

為保證檔案管理工作的有序進行，需要及時對檔案管理制度進行完善，明確相關工作人員的責任及義務，使檔案管理工作得以順利開展。首先，需要建立完善的信息準入制度，能夠明確數據信息的重要性及可利用性，幫助檔案管理工作人員更好的進行檔案信息的收集、處理、保存和管理，使檔案管理工作的整體效率得到提高。其次，需要明確相關工作人員的責任及義務，避免出現檔案管理工作混亂問題，及時對造成工作問題的人員進行調查和處罰，以此強化檔案管理工作人員的職業素養及責任感，使其能夠更好的完成工作任務。最后，通過建立完善的監督管理制度，及時發現并解決檔案管理工作中的問題，降低檔案管理工作人員不良行為的發生率，使檔案管理工作的整體質量得到提升，進而充分發揮檔案管理工作的價值及作用。

（三）加強檔案管理工作人員的培訓

作為檔案管理工作的主體，檔案管理工作人員的能力及素質直接影響著整個檔案管理工作的效率及質量，對檔案管理工作的發展有著較為重要的影響作用，為保證檔案管理工作能夠適應大數據時代的發展，需要加強檔案管理工作人員的培訓，不斷提高檔案管理工作人員的知識水平及技能水平，使其能夠以更加專業的狀態完成各項工作。首先，需要加強內部人員培訓工作，結合檔案管理工作的需求對培訓內容進行優化和完善，以此保證檔案管理工作人員能夠及時掌握相關的新知識、新技能，做到將其靈活運用到實際工作中，以此促進檔案管理工作水平的提升。其次，需要定期開展技術交流活動，以此促進檔案管理工作人員之間的相互交流和相互學習，使其能夠將工作總結經驗分享給其他人員，以此促進檔案管理工作人員綜合素質的發展，為檔案管理工作的持續發展提供有利環境。

三、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，檔案管理工作面臨著更多機遇和挑戰，為保證檔案管理工作的整體效率及質量，需要充分了解大數據對檔案管理工作的積極影響，不斷提高檔案信息的安全性、完善檔案管理制度、加強檔案管理工作人員的培訓，通過各種措施提高檔案管理工作水平，為我國人民及社會發展提供更好的檔案信息服務。