就業服務中心檔案管理工作的要點探究

王睿卓

(黑龍江省農墾哈爾濱就業服務中心，黑龍江 哈爾濱 150040)

要想將檔案管理工作的作用充分體現出來，則需要改變以往的管理模式，結合就業服務中心的發展趨勢，對管理模式進行創新，更新管理內容，將信息技術融入到檔案管理工作中，提高信息化水平，通過網絡系統為人們提供服務，優化管理流程，保證各項工作的規范化開展，創新管理模式，為工作的開展提供新的方向，這是提高就業服務中心服務水平的重要途徑，要掌握相關要點，實現對檔案工作的科學管理。

一、加強信息化建設，通過網絡系統為人們提供服務

在信息技術大面積普及和應用的影響下，就業服務中心的檔案管理工作也需要將信息技術融入到各項工作中，建立完善的網絡信息管理平臺。要做好各類人員的信息管理工作，對求職人員的基礎信息進行收集和管理，并建立數據庫，可以對人員信息進行快速查閱，只有掌握求職人員的各方面信息，才能實現為人員提供有效的就業服務。管理人員可以將這類信息錄入到網絡信息管理平臺，平臺可以根據相關口令對信息資料進行分類整理，再通過網絡平臺為求職人員提供適合的工作崗位，為求職人員提供針對性的建議，有助于提升整體的服務水平，讓各類人員可以迅速就業，推動社會的進一步發展。

以往的檔案資料都在紙張中記錄，由于人才數量比較多，紙質檔案的數量也比較大，需要較大的空間進行檔案資料的存儲，而且在使用期間也容易出現損壞的情況下，對后續的查詢和應用有著一定的影響。在進行檔案資料管理的過程中，可以通過改變檔案資料的存儲方式來提高檔案管理水平，加強檔案數字化建設，將紙質檔案錄入到計算機設備中，并建立完善的數據庫，實現對檔案資料的有效管理。這種數字化管理方式的優點有很多，一方面可以減輕工作人員的壓力，另一方面可以為資料的應用提供便利，提高了整體的應用效率。就業務中心管理人員也需要將檔案信息資料的作用充分發揮出來，建立完善的檔案信息資料管理機構，為后續工作的開展奠定基礎，同時不斷優化管理方式，提高管理水平。

二、優化管理流程，保證檔案工作規范化開展

檔案管理工作中涉及到的內容有很多，工作流程是否規范直接影響到管理工作質量的好壞，要想提升檔案管理的規范化和標準化，一定要優化管理流程，簡化工作內容，確保該項工作可以得到規范化開展。就業服務中心與其他單位的工作性質不同，重點在于對檔案信息數據的收集和整理，只有保證信息資料的準確性，才能提高服務質量和水平，這就需要加強對資料收集和管理環節的重視。

首先，借助計算機網絡平臺設置一個專門的檔案資料收集系統，可以對不同類型就業人員的檔案資料進行收集，會結合材料的特點，針對性的選擇收集方式，保證檔案資料收集工作的科學開展，可以對平臺上的檔案資料進行補充和完善。

其次，所有與就業人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應當以契約形式對雙方應當享有的權利及履行的義務進行明確，并對形成的材料進行及時收集和歸檔保存。

再次，保證信息資料的準確性和完整性是工作開展的基礎，其他單位沒有扣留檔案資料的權利，不能將相關資料進行轉出。就業服務中心管理人員會對檔案資料進行全面檢驗，保證檔案資料的完整性，如果出現缺失的情況，則需要采用多種方法來對資料進行完善。

最后，要對檔案資料的收集方式進行改進，改變以往被動接收就業人員資料的工作形式，要主動進行相關資料的收集。可以根據工作需要建立完善的資料存儲系統，實現對檔案資料的統一化管理。可以對用人單位收集的信息資料進行錄入和整理，按照相關標準對這些資料進進行審核，確定沒有問題之后，就可以將資料存入到數據庫中，便于后續的查詢和應用。

此外，隨著我國人事制度改革進程的不斷深化，就業人員的流動將會變得越來越頻繁，因此，就業服務中心，應當對檔案的轉遞手續加以規范，并將之作為檔案管理的重點工作來抓，從而確保就業人員的檔案能夠順利轉遞。

三、創新管理模式，為工作的開展提供新的方向

近年來，隨著人事派遣制度在我國一些城市的推行，對就業服務中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業服務部門成為員工的法定雇主，并全權負責派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業服務部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動關系發生轉移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業人員提供了更多的就業機會。在人事派遣制度下，人事與勞動關系的一體化管理格局被打破，就業服務機構成為了人員管理部門，而用人單位則只負責對人才的使用。同時，人才資源實現了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對人才進行選擇，避免了人才選用不當給企業帶來的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進一步滿足了各單位的用人需求。如一些定員定編的單位，可通過人事派遣的方式增加編外員工，這樣無需擴大編制，也能解決單位對人才的需求問題。就業服務部門在人事派遣制度中是就業人員的雇主，他們的角色發生了轉變，被派遣人員的人事檔案成為檔案管理工作的重點內容，為對被派遣人員有更加全面的了解，檔案管理部門需要定期對相關人員的檔案內容加以完善，如工作情況、業績情況、培訓考核結果等等。當派遣人員的合同到期之后，如果不再續簽，其人事關系仍由就業服務部門代理。

結語：檔案管理工作在開展的過程中，需要明確工作的具體目標，圍繞就業服務中心的主旨內容來開展這項工作，掌握工作中的關鍵點，通過科學的管理手段和多樣性的管理方法來提升檔案資料的管理效率，充分挖掘資料的內在價值，實現檔案資料的高效應用，借助檔案資料來幫助各類人員解決就業問題，將就業服務中心的服務理念展示出來，推動社會和諧、穩定的發展。