淺談做好檔案管理工作應注意的幾個問題

李燕

（白山市渾江區勞動保障監察大隊，吉林 白山 134300）

為了做好檔案管理工作，檔案工作人要不斷地加強自身建設，首要的要從學習抓起，使自己具有馬克思主義和中國特色社會主義理論的基本知識，同時具有豐富的科學文化知識和豐富的檔案理論知識。新時期檔案工作者必備這些條件，才能提高檔案工作的組織管理能力及工作的積極性和自覺性。知識豐富又內容廣博，對于做好檔案工作是絕對需要的。因為能力是以知識儲備為基礎。檔案工作領域也在隨社會發展進步而發展前進，表現在管理工作手段逐步現代化上最明顯。對于這些形勢的發展我們必須了解，掌握相應的動態，看到這些方面的發展變化和新的要求，我們才會有所準備地武裝自己，提高自己，以適應新形勢下工作需要。

檔案工作人員還要鉆研本職基本理論、專業知識（政策法規）內容，了解中外檔案史也是很有必要的，還應全面了解和通曉本部門、本系統業務。除在職學習，堅持系統地學習檔案專業書籍外，要熟悉國家檔案局發布的關于檔案工作各相關業務建設規范性文件和規章制度，并積極參加由部門、系統等組織的各級檔案工作人員業務學習培訓活動。平時工作應堅持訂閱檔案工作刊物，加強關于本職業務知識方面的學習和研究，努力全面提高自身的檔案管理能力和工作水平，要使每個人都能成為檔案系統的行家里手。

具有高尚的職業道德，這是檔案職業需求，是檔案專業人員必備的特殊的行為準則。正如恩格斯所說：首先要求具有普通性，每個階級甚至每一個行業，都各有各的道德，因為各行業都有自己的特點，所以都需要建立自己特點的職業道德。因為各行業都有自己的特點，所以都需要建立自己的職業道德。”事實也正是如此，行業不同，要求也就不同，就是說，社會上任何一個行業都要求有自己特點的職業道德。古人云：“沒有規矩，不成方圓。”比如對于商業工作者，職業道德要求必須講誠信，不要假冒偽劣，要明碼實價，買賣公平，禮貌待客，文明經商等，做為醫務工作者，其職業道德要實行革命人道主義，做到救死扶傷，不能見死不救。而國家機關干部職業道德要堅持原則，以身作則，秉公辦事，廉潔奉公，不能腐敗、自私等。當然，我們檔案專業人員也要遵守相應的職業道德，其表現大體應有如下幾個方面：

其一，必須愛崗敬業。要從心眼里熱愛檔案事業，干這行愛這行，愿意為本職工作貢獻自己的青春和熱血，甘愿奉獻，自覺為事業付出。這是任何一位專職工作人員應有的思想品質和道德標準。“熱愛是最好的老師”。干一行是自己所愛的行業，才會為之奮斗傾心，全身心地投入，而且成為一種極為專注的精神支柱。世界上那些仁人志士，他們的成功無不是有強烈事業心的支持下而傾其畢生精力，來為人類文明和社會進步作出貢獻。我們前輩有無數革命先烈，正是一心一意為救國救民而堅守革命意志而吃苦、犧牲，正是革命不怕死這種職業道德指引他們永往直前，被后代所稱頌。現在和平時期的檔案工作許多人忽視職業道德的標準和要求，輕視本崗工作，不認真，不安心。解決這些問題，需要大講特講職業道德的標準和要求，而且要聯系實際，由領導帶頭學習，提高認識。要看到檔案工作的社會性和光榮感，社會上有活動，就會有檔案記載，因而產生檔案工作。隨著生產和科技的發展，會產生越來越多的檔案，而且檔案事業的發展做了大量工作，黨和國家十分重視檔案事業，為檔案事業的發展做出了大量工作，逐步由以檔案室發展到檔案館為主體，以檔案事業管理機關為組織、協調中心的檔案管理體系，使檔案事業在當今信息革命時代成為社會主義各項事業發展不可缺少的環節。所以，我們專職工作人員認識它，要熱愛它，鉆石它。要勤奮追求，干出一番成就，只要熱愛檔案事業，就會結出豐碩的顆，會出成績。

其二，要熱心為用戶著想，搞好服務。我們所做的檔案工作本質上講就是一種服務性工作，為社會主義現代化建設服務，是我們工作的出發點，也是最終目的或基本宗旨。做為社會主義現代化建設來說，我們的本職工作就是當好“人梯”，熱心服好務，對于檔案的利用者，我們應想為他們所想，為他們所急，要千方百計提供方便。因此，一要埋頭苦干，不為任何名利，這是由檔案工作性質所決定的。檔案工作人員所付出的勞動是大量而艱巨的，都不為外人所知，甚至幾十年的勤勤懇懇，結果卻是默默無聞，貢獻了青春，甚至還受到不少的委屈和誤解，只有相關領導和組織會全部理解和肯定他們的工作。實際上，檔案工作并不輕松，比如資料征集、文件整理、檔案鑒定、數量統計等環節，不下一定功夫是收不到真正成果的，而這些不為行外所知的奉獻精神恰恰體現的就是檔案人應有的品德，廣大檔案工作者是在服從組織的原則下，默默工作，這種不為名利，甘為奉獻的職業道德，為這個行業贏得了贊譽。

其三，自覺嚴守黨和國家機密。檔案與黨和國家的機密有關，因為它所記載或含有的資料文件有些只能為我所用，不能對外傳播。這些在國際上有許多慣例。檔案這種秘密性就決定了專職工作人員必須具有敏感的政治警惕性。這種保密性特點要求檔案工作者在接觸和保存大量機密資料的情況下，必須樹立嚴格保密觀念和良好的保密習慣，真正做到“守口如瓶”。

其四，要不斷地提高信息素質。當今時代，在計算機和信息技術不斷發展的情況下，使得人們會面對著日趨復雜的網絡信息環境，許多安全隱患會越來越多地出現在這種復雜的環境系統中。這本身就對檔案工作人員在管理工作上又提出了更高的要求，針對這種局面，檔案工作人員必須采取相應的對策措施，主要表現是：在信息的獲取、使用和傳播過程中，要嚴格遵守檔案管理法規及社會道德倫理規范；從防范入手，樹立網絡安全意識，做檔案網絡安全防范工作，比如安裝殺毒軟件及網絡防火墻，安裝和下載軟件，不使用盜版光盤及不可靠渠道上的小網站，采用文件加密和數字簽名技術，做好資料備份。還要區別對待已開放和未開放的檔案信息庫，要分別存放在不同的計算機上。同時，注意存有未開放的檔案資源做計算機不和網絡相連接。目的？檔案信息安全。

綜上所述，檔案專業人員應該具有的素質是多方面的，檔案專業人員只有不斷地加強自身建設，真正具備這些素質，才能做好本職工作，為檔案事業的發展做出應有的貢獻。