淺析信息化環境下離退休工作檔案管理

陳愛國

（中國石化巴陵石油化工公司，湖南 岳陽 414014）

一、離退休檔案管理工作信息化建設的作用

信息化環境下，從離退休檔案管理工作信息化建設的作用上看，其主要作用表現在三個方面，即簡化檔案管理的工作流程；節約檔案管理人力、物力；提升檔案管理的服務水平，其具體內容如下：

（一）簡化檔案管理的工作流程

離退休工作檔案管理既包括文字資料、個人檔案和影像資料等，管理起來難度較大，對離退休人員檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等工作，涉及到的流程較多。信息化建設在離退休檔案管理工作中的應用，檔案管理部門借助信息化設備技術，管理離退休人員的相關資料，在一定程度上簡化了工作流程，提高了工作效率，便利了檔案管理人員的工作。

（二）節約檔案管理人力、物力

在信息化環境下，離退休檔案管理工作依托信息技術，改善了傳統的紙質資料易受紙頁老化損壞的影響，延長了檔案的使用壽命。過去的檔案管理以人工查詢為主，信息化技術的應用是檔案管理現代化的發展，檔案管理更為集中化和系統化，將傳統的檔案管理從繁瑣的手續中解脫出來，起到了節約檔案管理的人力和物力的作用。

（三）提升檔案管理的服務水平

信息化建設還可以為離退休人員提供更完善的服務，對提升檔案管理的服務水平大有裨益。為把離退休人員的檔案管理工作做實、做細、做優，通過先進信息化技術和裝備，全方位地為退休人員提供快捷查詢、資金規劃、問題咨詢等方面的服務，為調用與查詢離退休人員檔案提供了方便。不僅如此，還能讓不便行動的年邁老人通過遠程來認證，使檔案管理服務有了“質”的飛躍。

二、信息化環境下離退休工作檔案管理策略

（一）建設離退休檔案系統數字資源

離退休人員檔案數字化建設是信息化環境下的必經之路。對離退休工作檔案管理而言，加快檔案系統數字資源建設，應將分散、零亂、質雜、量大、孤本等信息，進行梳理整合，認真審核每個檔案內容，不能人為割裂分散或零亂堆砌，并且在專業的檔案管理系統中保存。需要注意的是，以數字資源的形式來開展離退休工作檔案管理，在對檔案實體和檔案信息進行數字化轉換時，應對退休人員退休時間、順序號、資料原件進行歸檔和整理，提升離退休檔案管理的質量。

（二）完善相關的檔案管理規章制度

目前，信息化環境下的檔案管理缺乏相應的規則制度，離退休工作檔案管理信息化建設，應從制度層面確保檔案管理工作的標準化和規范化實現，完善相關的檔案管理規章制度。在具體做法上，要在堅持執行黨與國家相關檔案、保密任務的法律、法規與體制的基礎上，進一步細分電子檔案管理步驟，健全相關的規章機制，真實做好依法管檔，依法做事，尤其要做好檔案管理的保密工作和安全工作，要確保電子檔案的真實性和安全性，讓離退休人員檔案管理工作各司其職，遵照相應的標準進行管理。

（三）強化檔案管理工作的基礎設施

所謂檔案管理工作的基礎設施是指檔案管理信息化建設的硬件和軟件設施，營造離退休工作檔案管理的信息化環境。當前，檔案管理的軟、硬件設備落后，要強化檔案管理工作的基礎設施，需要足夠的資金保證，贏得檔案管理信息化建設的經費支持，實現聯網操控和信息共享。信息化環境下離退休工作檔案管理，以信息化技術為載體，需要引進信息化系統，設立離退休檔案管理信息化建設的專項資金，創建單位離退休職員檔案管理部門，以滿足離退休人員檔案管理的需求，不失為一項有效舉措。此外，還要努力創建離退休檔案控制工作的信息庫，體現檔案信息資料的發掘、應用和價值。

（四）創建現代化檔案管理人才隊伍

信息化環境下，對檔案管理人員也提出了新的要求，離退休檔案管理的信息化建設，需要具備離退休檔案管理專業知識和信息技術能力的人才，才能滿足離退休檔案管理工作的需要。創建現代化檔案管理人才隊伍，在具體做法上，一方面要加強檔案管理人員離退休相應的檔管理專業知識，如人事資料、業務資料與健康檔案等等；另一方面，還要不斷提高自身的信息技術應用能力，更好地滿足退休人員檔案管理信息化的需求。

結語

總之，要想做好離退休工作檔案管理，應重視信息化建設的作用，建設離退休檔案系統數字資源、完善相關的檔案管理規章制度、強化檔案管理工作的基礎設施、創建現代化檔案管理人才隊伍，積極探索信息化環境下離退休工作檔案管理策略，只有這樣，促進離退休檔案管理工作的現代化發展。