淺談機關檔案室檔案利用工作存在的問題及對策

遲鵬鵬

（山東省膠州市委市直機關工委，山東 膠州 266300 ）

機關檔案是機關各項工作開展過程中直接形成的真實歷史記錄，是國家檔案事業的主體。其利用工作是機關檔案管理的一項重要內容。因而，充分發揮檔案的價值和作用，認真做好檔案開發利用工作，對促進和保障機關各項工作的健康開展具有十分重要的現實意義。

一、機關檔案室檔案利用工作存在的主要問題

近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》的深入實施和貫徹落實，我國的檔案事業獲得了飛速發展，機關檔案工作更是取得了長足進步。但由于社會整體檔案意識不高，檔案法制觀念不強，人們對檔案和檔案工作的重要性認識不足，因此直接導致檔案工作發展的不協調不平衡，仍然存在許多問題和不足。主要表現在以下四個方面。

(一)是機關檔案人員多數兼職，難以拿出過多時間和精力開展檔案工作。機構改革后，多數機關受編制的限制，很難配備專職檔案人員，大多數由文書或者秘書兼管檔案工作，他們往往是一身兼數職，頭緒繁多，內容繁雜，要想拿出精力干好 檔案工作，心有余而力不足。

(二)是檔案沒有實現集中統一管理，影響了檔案信息的綜合開發利用。實際工作中，受“八項規定”影響和機關實現集中辦公的限制，除部分比較大的機關有條件實現檔案集中統一管理外，多數單位常常根據機關自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分別立卷和分散保管的方式，檔案基本處于分散管理狀態，造成了檔案管理“人人都負責，人人又不負責”的比較混亂狀況。

(三)是檔案人員專業素質不能適應和滿足工作開展需要。首先是缺少創新意識，工作上被動，缺乏新思路，新舉措，難以適應新形勢對檔案提供利用的需求。其次是檔案人員自身素質的不適應，由于兼職過多、參加檔案專業培訓不夠系統，難以達到人人持證上崗的目標要求，必然導致其自身檔案專業素質和業務技能的不足。三是面對檔案工作出現的新領域、新問題，特別是面對檔案信息化時代的快速發展，許多檔案人員往往表現的束手無策。

(四)是機關檔案室之間不能實現檔案信息資源共享。長期以來，檔案工作出于保密和為政治服務的封閉狀態還沒有從根本上改變，各機關檔案室的工作仍然處于被分割和封閉狀態，缺乏橫向聯系，難以實現館室共享、室與室之間共享，無法充分發揮和利用各自的檔案信息資源的優勢，綜合服務功能難以提高。

二、對策

(一)堅持依法治檔，為機關檔案工作健康發展營造良好環境。檔案工作是機關的一項重要基礎性工作，它對領導科學決策、業務正常開展以及各項管理工作等具有非常重要的資政參考和指導意義。因此，必須依法加強對檔案工作的組織領導，通過大力宣傳檔案法律法規和檔案工作的重要意義，來不斷增強各級領導重視檔案工作、支持檔案工作的法制觀念和依法治檔的自覺性，使他們在對待檔案工作上做到三到位，即認識到位、人員到位、措施到位，切實幫助解決“人、財、物”等實際問題，形成有領導分管、有具體人員抓落實、制度健全、職責明確的有效監督約束體制，以進一步改善檔案工作健康發展的內外部環境。

(二)加強基礎業務建設，不斷提高檔案管理水平。檔案管理是檔案利用的基礎，檔案工作質量的高低直接關系到檔案利用工作的好壞。當前，行之有效的辦法是積極開展機關檔案規范化目標管理認定活動。通過認定活動，不僅可以實現檔案綜合管理，促使檔案業務建設進一步規范化、標準化，而且最關鍵的是為檔案信息綜合開發利用提供了便利條件。只有先管好檔案，才能利用好檔案，只有不斷提高檔案管理水平，也才能更充分地發揮檔案價值和作用，使其更有效地為機關各項工作服好務。

(三)強化業務培訓，進一步提高檔案工作人員的整體素質。檔案提供利用工作的優劣關鍵在檔案人員身上。因此，一方面，檔案人員要從自身素質提高做起，加強政治理論學習，尤其要用習近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，牢記“檔案工作任何時候都要為黨和政府的中心工作服務”這一大局，立足本職，主動作為。另一方面，要通過專業培訓、上崗培訓、繼續教育等形式，進一步提高檔案人員的專業素質和業務技能水平，不斷自我加壓，自我豐富，自我知識更新，以適應和滿足檔案工作改革發展的新形勢，從而把檔案利用工作做得更好。

(四)突出編研，實現檔案利用工作向深層次發展。開展編研工作，是做好檔案利用工作的有效形式和手段。注重抓好三點：一要突出為現實服務。由于機關檔案室每滿十年就需向國家綜合檔案館移交檔案，因此現有保存的檔案一般時間跨度不長、數量不大，這就要求檔案人員在開展編研工作時，選題必須科學合理，與時俱進，編研出來的成果必須能滿足社會急需，滿足當前工作需要，否則，就會缺乏生機與活力。二要突出為領導服務。領導的科學決策，必須依靠大量的參考依據。

(五)創新思路，實現檔案利用工作的新跨越。二十一世紀已進入信息時代，人類社會對信息資源的需求愈來愈大，要求也越來越高。因此，機關檔案利用工作若仍然停留在目前的水平，顯然不能適應新形勢的要求。隨著機關辦公自動化的實現和網絡技術的飛速發展，檔案提供利用工作也必須邁出新的步伐。當前，有條件的單位，建立機關文件服務中心，使檔案提供利用工作面向社會，服務大眾，無疑是一種行之有效的好方式。下一步建立區域聯通中心，實現檔案信息共享，機關檔案室通過利用互聯網絡，就可以有效克服機關檔案室的孤立狀態，使大規模、快速度的檔案提供利用工作成為可能，從而，為實現檔案信息資源的最大利用奠定了基礎。