簡析企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性

王丹

（哈爾濱廣宇房地產開發(fā)有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、前言

企業(yè)檔案管理眾多工作模式中，采用電子信息化技術方式其服務對象在于處理重要的電子信息文件，該類文件不像紙質文件一樣具有直接可讀性，而是需要借助計算機、磁盤陣列、硬盤等系統(tǒng)設備方能完成間接瀏覽與應用。通過比較分析我們不難看出，后者在處理以及發(fā)送文件環(huán)節(jié)具有更高的效率，是紙質文件信息無可匹敵的，同時還不會受到時間以及空間的限制，真正實現(xiàn)了共享化信息傳輸。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

縱觀我國當前各行業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)實狀況不難看出，工作人員技術水平普遍不高。由于深受較多因素的影響限制，當前企業(yè)檔案管理員工專業(yè)能力以及工作業(yè)務水平并不高，加之企業(yè)不重視檔案管理，導致崗位人員無法快速更新專業(yè)知識，參與技能培訓的機會少之又少。檔案管理員工通常是兼職或是承擔多項職能。長久以來，負責檔案管理的企業(yè)領導，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認為檔案管理可有可無，無法將該項工作看成是企業(yè)管理的重要部分。

三、企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性

企業(yè)檔案管理工作中采用電子信息化模式，主要是借助現(xiàn)代化計算機系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、磁盤媒介等大存儲量的磁性物質爆粗記錄相關企業(yè)檔案信息、重要數(shù)據(jù)資料的科學方式。具體管理的內容包括企業(yè)電子圖紙、重要文書、來往信函、生產管理報表、固定資產信息等。本文就企業(yè)檔案管理現(xiàn)實狀況探討了采用電子信息化管理模式的科學重要性，探討了實踐管理中需要注意的問題，旨在全面提升企業(yè)檔案管理水平，激發(fā)電子信息技術核心功能價值，有重要的實踐意義。

四、企業(yè)檔案管理電子信息化應注意的問題

（一）存在嚴重的采集重歸檔現(xiàn)象

在我國大部分的企業(yè)檔案管理中，第一個存在的問題就是存在非常嚴重的采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產生原因，主要是在對檔案進行分類的過程中，通過參考相關規(guī)定和標準之后，通常將企業(yè)活動開展過程當中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設備檔案、人事檔案、業(yè)務檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結果為主要依據(jù)，而沒有對采集過程當中涉及的問題和檔案本身存在的問題進行管理。這就讓企業(yè)內容的檔案出現(xiàn)了含混不清的情況，其中的很多內容在不整理的情況下，都出現(xiàn)了材料壞死無法使用的情況。因此導致我國大部分企業(yè)檔案管理工作都處于一個名存實亡的狀態(tài)。這其主要的主要表現(xiàn)就是不同類型的檔案所涉及的領域是完全不同的，如果出現(xiàn)了人員調動，而補充進來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

（二）整體企業(yè)管理模式相對單一

企業(yè)檔案管理模式單一也是一個非常常見的情況，這主要是因為大部分工作人員在對企業(yè)檔案進行管理的過程當中，往往花費大量時間來進行歷史性的檔案考察和利用，然后根據(jù)組織相關活動和下發(fā)相關文件的方式開展管理工作，對于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線程發(fā)揮的方式來實現(xiàn)檔案信息的嚴格考察和優(yōu)化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢到檔案的相關情況，但是卻不能非常好的保證企業(yè)文件的聯(lián)系性，因為這種整理是單一的，針對單個文件的，而不是針對整體的，因此在實際的使用過程中，就會導致這種管理是效率較低的。但是因為歷史原因，這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用，因此就成為了人們最喜歡的一種方式，全然不顧實用性。

五、在檔案信息化視角下全面加強企業(yè)檔案管理的有效措施

（一）建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

在當前大數(shù)據(jù)時代中，元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進的數(shù)據(jù)庫和計算機來進行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映企業(yè)工作開展過程當中的具體情況，還能夠將真實的原始數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費大量的時間，不能滿足企業(yè)的具體需求，從而導致了問題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過單一組別的數(shù)據(jù)對比，來進行內容的拓展，從而更好的將內容引申到各個領域的檔案之中，從而解決了分類不夠專業(yè)的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應用更好的發(fā)揮效果。

（二）全面加強管理數(shù)據(jù)倉庫的有效建立

數(shù)據(jù)倉庫的建立是當前企業(yè)檔案管理中客觀公正的一個保障，因此必須要全面的進行建設。這是因為，企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫不僅記錄了與檔案管理有關的各種信息，同時也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫中能夠定時的排查其中的內容，從而確保數(shù)據(jù)庫中的內容不會出現(xiàn)丟失等情況，這樣就全面的保障了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性，而且作為根據(jù)，也更容易進行檢查。同時，中心數(shù)據(jù)庫本身能夠進行內容的增加和刪減，但是卻不能進行內容的修改，這就確保了中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正，不會出現(xiàn)被篡改的情況。

（三）全面加強企業(yè)信息化設備的資金投入

我國當前企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中，企業(yè)的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標，因此在此方面的發(fā)展中就會出現(xiàn)資金投入過少的情況。因此，想要更好的提升企業(yè)檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果，那么就需要不斷的加強資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而建設處一個專項基金的內容，每一次當企業(yè)進行升級的時候，都可以直接從專項基金中進行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大程度的節(jié)省時間，并且獲得資金。

六、結語

為全面提升企業(yè)檔案管理水平，我們只有引入電子信息化管理模式，明確該技術方式核心重要性，制定科學對策，總結實踐過程中應注意的問題，劃分多級權限、實施收集檔案資料，方能達到事半功倍的工作效果，真正激發(fā)企業(yè)檔案資源重要功能價值，促進企業(yè)實現(xiàn)又好又快的全面發(fā)展。