淺析衛生監督檔案管理工作現狀及措施

王妍

（黑龍江省綏芬河市衛生計生綜合監督執法局，黑龍江 綏芬河 157399）

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項比較機密和專業的社會管理工作，做好衛生監督檔案的管理工作能夠更好的發現和解決衛生監督檔案管理工作中出現的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。同時檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統化，具體化統計。因此做好檔案管理工作至關重要。

二、衛生監督檔案管理工作存在問題

（一）衛生監督檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對衛生監督檔案工作的認識都存在一些誤區，認為衛生監督檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此。一些單位領導往往容易忽視衛生監督檔案管理工作，未把衛生監督檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致衛生監督檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

（二）檔案管理意識淡薄，檔案利用效率低

近幾年，各級衛生監督機構雖然通過《檔案法》的宣傳貫徹，建立健全了三級檔案管理網絡，但是目前有關人員特別是有些領導干部對檔案管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，仍然存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的思想，沒有從根本上認識到檔案工作在衛生監督執法中的重要性和必要性，致使有關人員為圖方便，隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導致檔案材料的丟失或損壞。另外，由于有關領導對檔案重視程度不夠，工作標準貫徹落實不到位，以及檔案信息資源開發不足，造成檔案利用效率低下，從而影響了檔案工作的開展，影響了檔案的規范和質量提高。

（三）衛生監督檔案收集工作缺乏力度

一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時，這一問題在無專職衛生監督檔案工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個部門的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（四）硬件設施落后

檔案管理工作對物質基礎的要求比較高，主要包括庫房設施、專項經費等方面的內容，部分衛生監督部門限于對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經費方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經費列入到預算規劃的范疇當中。以至于檔案管理工作的硬件設施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個柜子作為檔案的存放地點，缺乏標準而固定的檔案管理庫房，導致檔案丟失、損壞等現象屢見不鮮。經費投入力度不足，硬件設施落后，檔案管理工作實現規范化與標準化的目標更是無從談起。

（五）衛生監督檔案管理信息化水平不高

隨著社會科學技術不斷地發展，各種網絡信息化手段的應用越來越普遍，但是許多基層衛生監督機構在檔案管理上依然使用手工整理檔案的操作方式，很大程度上影響了檔案的管理效率。手工方式在工作過程中，工作量大，導致工作效率低下，而且查閱困難、借閱不便利等嚴重影響了檔案的合理有效地使用。衛生事業的快速發展導致衛生監督檔案的內容，越來越多、范圍越來越廣，純粹依賴手工操作已經不適應時代的發展，各種智能化技術手段對檔案管理運用不足，已經嚴重制約著衛生監督檔案管理工作的蓬勃發展，加強檔案管理工作中科學技術水平的運用，為新時期衛生監督事業發展做貢獻。

三、衛生監督檔案管理工作優化策略

（一）利用現代化技術手段，加強檔案管理工作

隨著社會信息化的發展和各項工作的深入，各類檔案數量逐步增加，依靠人工手段進行管理已遠遠不能適應發展的需要。所以，采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機的逐漸普及，為實現檔案管理現代化帶來了一片光明的前景。要加強檔案管理自動化建設，引進和使用現代化技術與設備，以促進檔案管理工作的發展。使用計算機系統管理，可對檔案資料進行規范存檔，隨時提取準確的數據信息，實現檔案數字化的新型管理。

（二）設置監督檔案專職管理人員

即使信息技術的使用能夠成功帶動檔案管理工作效率，但機械化管理方式仍然不能完全取代人工管理方式，還需要檔案管理人員對檔案進行管理、分類與歸檔等方面的工作。由于衛生監督檔案較為特殊，因此管理人員在對該檔案進行管理時，不僅要對信息資料進行科學化管理，同時還應對資料進行準確分類與統計，這樣才能保障資料價值能夠被合理運用。

（三）提高衛生監督檔案管理人員的素質

檔案管理水平受檔案管理人員素質的影響，因此，必須重視對檔案管理人員素質的培養。第一，要求衛生監督檔案管理人員堅決遵守國家的法律法規，堅持實事求是的工作作風，全心全意為人民服務，從而提高檔案管理人員的政治素養。第二，建立衛生監督檔案管理工作人員的科學培養機制，加強對檔案人員的業務培訓，提高衛生監督檔案管理人員的專業素質，對各單位檔案管理人員進行繼續教育，不斷地更新和強化檔案人員的相關知識，使之具備扎實的檔案管理文化基礎。

四、結語

在衛生監督管理工作中，檔案管理具有非常重要的作用，能夠促進監督工作的質量，提高監督工作的效率，使監督工作更加科學化、合理化、規范化。當前，在衛生監督檔案管理工作中，基礎工作不規范、缺乏合理的應用、信息化水平不高等問題普遍存在，需要提高基礎工作水平，加強對檔案的開發利用，促進信息化開展，使檔案資料發揮出最大的價值。