辦公室文書檔案的管理及常見問題探討

張盎

（焦煤公司寶雨山煤礦，河南 焦作 454000）

引言

辦公室文書檔案管理工作，是企業(yè)管理和未來發(fā)展的大計，對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案管理工作，提高文書檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)文書檔案的實用價值。

一、辦公室文書檔案管理基本特征

辦公室文書檔案管理區(qū)別于一般管理活動，其包含多方面特征，主要表現(xiàn)為：第一，以資料的收集與保存為重點(diǎn)。辦公室文書檔案中，包括的內(nèi)容較多，如關(guān)鍵文件、物品存檔、人事書報、過程記載、事件發(fā)生等為主。一般文書檔案記載形式以紙質(zhì)或電子版形式為主，在管理中應(yīng)包括收集、管理、編冊編目以及保存等。第二，文書工作部分。文書檔案管理中，將文書工作作為重點(diǎn)，其涉及的內(nèi)容有文件登記、立卷、歸檔與運(yùn)轉(zhuǎn)，這一過程實質(zhì)也為檔案形成過程。所以檔案管理工作應(yīng)將文書工作作為基礎(chǔ)，其影響極為明顯。第三，文書檔案載體多樣性。文書檔案包含的內(nèi)容較多，如會計檔案、新設(shè)備檔案、科技檔案、黨群管理，而在保存載體上，有責(zé)任書、合同、協(xié)議、錄像、錄音、照片或電子檔案等。

二、辦公室文書檔案管理常見問題

（一）文書檔案管理銜接問題

文書檔案管理涉及的部門較多，各部門均設(shè)置有相應(yīng)的文書檔案管理崗位，崗位人員需充分了解文書檔案內(nèi)容，便于后續(xù)文書檔案整理、查閱，為部門決策管理提供參考依據(jù)。同時，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，一般也設(shè)置具體的文書檔案管理部門，該部門負(fù)責(zé)對所有部門文書檔案做整體把握，需系統(tǒng)整理所有文書檔案。如何保證企業(yè)整體與部門間的文書檔案管理銜接，是影響文書檔案管理效果的關(guān)鍵，但目前大多企業(yè)這種管理脫節(jié)情況極為常見，甚至在文書檔案書寫方式上不統(tǒng)一，更無從談及提高企業(yè)文書檔案管理整體水平。

（二）電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理問題

電子文書檔案是企業(yè)辦公室文書檔案的常見形式。近年來辦公自動化趨勢下，文書檔案管理中電子文書檔案所占比重越來越高。但需注意的是，盡管相比紙質(zhì)版文書，電子文書管理更加容易，但電子文書相關(guān)數(shù)據(jù)不具備安全性、可追溯性，很可能出現(xiàn)被復(fù)制或篡改情況，一旦出現(xiàn)意外，原始檔案真實性將因此降低。而對于紙質(zhì)文書檔案，其管理效率與安全性一直倍受關(guān)注。例如，許多紙質(zhì)文書檔案內(nèi)容與電子版內(nèi)容重復(fù)，直接造成管理人員工作量增加，且資源被浪費(fèi)。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)問題

現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理與傳統(tǒng)管理形式不同，不再局限于文檔收集層面，更強(qiáng)調(diào)專業(yè)性、技術(shù)性。特別是文書檔案載體上，既有紙制形式，同時包括電子存儲形式，這就要求管理人員在綜合素質(zhì)上加強(qiáng)，不斷提高專業(yè)技術(shù)能力，在原有的收集整理能力基礎(chǔ)上，還需對計算機(jī)基礎(chǔ)操作、數(shù)據(jù)庫操作能力。但目前大多企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室文書檔案管理的人員多為兼職人員，如人力資源管理部門負(fù)責(zé)整理，或由其他文職職務(wù)進(jìn)行管理，致使文書檔案管理水平降低。

三、辦公室文書檔案管理中問題的解決對策

（一）加強(qiáng)對文書檔案管理的重視

企業(yè)要想做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)首先改變思想觀念。對此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，才能有效地保障辦公室文書檔案管理工作的順利開展。領(lǐng)導(dǎo)重視加大對文書檔案管理方面的投入，也是檔案管理工作的一大助力。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展需求，將文書檔案管理的特點(diǎn)考慮在內(nèi)，制定出關(guān)于文書檔案管理工作的決策，正確規(guī)范和指導(dǎo)文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對專業(yè)文書檔案管理人員的引進(jìn)與培養(yǎng)，不斷充實文書檔案管理人才力量，并對現(xiàn)有的檔案管理人員定期或不定期組織培訓(xùn)，給他們充足的提升自身能力的機(jī)會；另一方面，辦公室文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地參加企業(yè)和社會組織的專業(yè)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)檔案管理知識，充實自己的專業(yè)檔案管理知識；不斷與時俱進(jìn)，提高自身認(rèn)識，學(xué)習(xí)檔案管理的新知識和新技能。

（三）健全文書檔案管理制度

制度是工作的保障，為了從根本上提升文書檔案管理的工作質(zhì)量和水平，企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全文書檔案管理機(jī)制，用制度來規(guī)范文書檔案管理工作，激勵文書檔案管理人員。對此，企業(yè)需要通過制度將檔案管理責(zé)任落到實處，使檔案管理人員具備責(zé)任意識，對文書檔案管理工作的流程和具體操作方法進(jìn)行規(guī)范，以提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（四）建自動化OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接平臺

文書OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)與檔案管理系統(tǒng)各自存在，為促進(jìn)文書歸檔效率，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的共享，可以考慮設(shè)計自動化OA系統(tǒng)文書審批后抓取到中間平臺，進(jìn)行規(guī)則的初步分類及數(shù)據(jù)收集，再通過計算機(jī)及人為操作對其進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，從而達(dá)到資源整合、過程整理歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的信息化管理效果。最終，能夠有效地將兩者的工作緊密結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

結(jié)束語

在企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營過程當(dāng)中，文書檔案是重要的歷史記錄。為了保證文書檔案能夠更加有效地發(fā)揮其實際價值，企業(yè)必須重視辦公室文書檔案的管理工作。辦公室文書檔案的管理是企業(yè)整體管理的一個重要組成部分，在企業(yè)開展管理事務(wù)的過程中，辦公室將事務(wù)過程中產(chǎn)生的文書進(jìn)行歸納整理，形成檔案，是事務(wù)辦理完成后的必要步驟。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)改革的推進(jìn)，文件檔案管理工作成為關(guān)系企業(yè)利益，制約企業(yè)決策的重要依據(jù)，面對愈加復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢，企業(yè)必須增加對文書檔案管理的重視，不斷提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，這樣做能夠促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。